Sådan kan fleksible arbejdstider øge arbejdsglæden og effektiviteten

På trods af den fortsatte udbredelse af fleks- og hybridarbejdsmodeller er det ikke alle medarbejdere, der føler, at de har mulighed for at påvirke deres arbejdstid. En nylig undersøgelse foretaget af fagforeningen FOA viste, at 29 % ikke mener, at de har gode muligheder for at gå til lægen i arbejdstiden, hvis andet ikke kan lade sig gøre. Halvtreds procent af de adspurgte sagde også, at deres arbejdsplads ikke arbejder med initiativer til at give mere fleksibilitet og indflydelse på arbejdstiden.

Selv om nogle virksomheder måske ikke vil give medarbejderne flere valgmuligheder og føler, at flex- eller hybridarbejdsmodeller giver nok frihed, er det faktisk meget værdifuldt for arbejdsgiverne at tilbyde fleksible arbejdstider.

Hvorfor tilbyde fleksible arbejdstider til medarbejderne?

Fleksible arbejdstider kan hjælpe med at skabe bedre balance for medarbejderne og reducere presset ved at jonglere arbejde og personlige forpligtelser. Det kan hjælpe med at reducere stress, hvilket, som Robert Half påpeger i en nylig artikel, er kritisk.

Nylige rapporter fra Health and Safety Executive (HSE) og Robert Half illustrerer hvorfor:

• Arbejdsrelateret stress, angst eller depression udgjorde 50 % af alle arbejdsrelaterede sygdomstilfælde i 2023/2024.
• Dette førte til et gennemsnit på 17,3 dages sygefravær pr. medarbejder
• Høj grad af udbrændthed er en af de fem største bekymringer omkring fastholdelse af værdifulde medarbejdere i 2024.

Og ifølge Ellie Clutton, Practice Manager hos Robert Half, ligger betydningen af fleksibelt arbejde i dets evne til at sænke stressniveauet og »fremme en sundere, gladere og mere produktiv arbejdsstyrke«.

Desuden har andre data vist, at når arbejdsgivere tilbyder fleksible arbejdsmodeller, stiger produktiviteten faktisk. I 2023 viste en undersøgelse fra The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) for eksempel, at 38 % af de britiske arbejdsgivere rapporterede om øget produktivitet på grund af fjern- og hybrid-arbejdsmodeller.

 5 fordele ved at tilbyde fleksible arbejdstider til medarbejderne

Nogle af de vigtigste fordele ved fleksibel arbejdstid omfatter:

1. Mindre stress og udbrændthed
2. Øget medarbejderproduktivitet
3. Forbedret mental sundhed og sundere arbejdspladser
4. Større jobtilfredshed og mindre udskiftning
5. Bedre chancer for at tiltrække og ansætte toptalenter
6. Lavere driftsomkostninger på grund af reduceret behov for kontorpladser
7. Højere medarbejdermoral

Du vil måske bemærke sammenhængen mellem medarbejderfleksibilitet og -glæde samt sammenhængen mellem fleksibilitet og produktivitet.

Hvordan planlægger man fleksible arbejdstider?

Ikke alle virksomheder er i stand til at øge fleksibiliteten for medarbejderne. Nogle roller kræver bestemte arbejdstider og tilstedeværelse på kontoret, men på mange arbejdspladser er det muligt at tilbyde fleksible arbejdstider til medarbejderne et par dage om ugen (eller hele tiden) med de rette værktøjer til arbejdspladsstyring på plads.

Hvad betyder fleksible arbejdstider for medarbejderne?

Før vi kigger nærmere på, hvordan man tilbyder fleksibel arbejdstid, skal vi se på, hvilken værdi det kan have for medarbejderne.

Fleksibel arbejdstid kaldes også flextid og beskriver en arbejdsplan, der giver medarbejderne mulighed for at variere deres start- og sluttidspunkter og gør det muligt at tilpasse sig personlige forpligtelser som f.eks. dagpleje, skoleafhentning og lægebesøg. Fleksibel arbejdstid for medarbejdere kan tilbydes som en aftalt tidsplan, være en midlertidig justering eller være en del af en arbejdsgivers generelle praksis for at give plads til uplanlagte begivenheder.

Der findes også forskellige typer af fleksible arbejdsplaner.

• Flexitour: Giver medarbejderne mulighed for at vælge deres start- og sluttider inden for et bestemt tidsrum, og medarbejderne skal holde sig til deres valgte tidsplan, indtil de bliver enige om en anden plan i samarbejde med deres arbejdsgiver.
• Glidende arbejdstid: Giver mulighed for fleksible start- og sluttider, som kan ændres dagligt, men medarbejderne skal stadig arbejde de aftalte timer pr. dag og være til stede i en kerneperiode hver dag.
• Variabel dag: Giver medarbejderne mulighed for at variere den daglige arbejdstid (starte og slutte arbejdet på forskellige tidspunkter hver dag), mens de stadig gennemfører deres samlede ugentlige arbejdstid inden for én arbejdsuge.
• Variabel uge (alternativ arbejdsuge): Der findes to typer af variable eller alternative arbejdsuger. Med en komprimeret arbejdsplan kan medarbejderne arbejde længere dage, men færre dage om ugen. Med en fleksibel arbejdstidsmodel kan medarbejderne blot justere deres start- og sluttidspunkter i løbet af ugen, men de skal stadig arbejde det samlede antal påkrævede timer og alle påkrævede arbejdsdage.
• Maxiflex-skemaer: Giver mulighed for fleksible start- og sluttider med mulighed for at opfylde kravet om f.eks. 80 timers arbejde i løbet af to uger på mindre end 10 arbejdsdage. Dette bruges ofte af arbejdsgivere, der arbejder mandag til torsdag.

Vi anbefaler disse værktøjer

Med de muligheder, der findes, er det nemt at implementere fleksibel arbejdstid som en del af arbejdspladsen, så længe de rigtige værktøjer til workspace management er på plads.

Når virksomheden har valgt den model for fleksibel arbejdstid, der passer bedst til firmaet og branchen, anbefaler vi, at man også investerer i (nogle af) følgende værktøjer og strategier for at hjælpe med at øge effektiviteten, reducere driftsomkostningerne yderligere og sikre, at medarbejdernes samarbejde og produktivitet kan blive fremragende:

1. En softwareløsning til administration af mødelokaler og arbejdsområder, der tager højde for medarbejdere, som måske er inde og ude af kontoret på forskellige tidspunkter. Denne løsning kan hjælpe med at sikre, at der er nok skriveborde til rådighed, og undgå unødvendige driftsudgifter.
   
   
2. At bruge en hot desk-ordning er ideelt til fleksible arbejdsmodeller, da det hjælper med at optimere pladsudnyttelsen, fremme samarbejdet og skabe et mere dynamisk arbejdsmiljø.
   
   
3. En webbaseret gruppekalender, der synkroniseres med medarbejdernes Outlook®, kan hjælpe med at holde teams informeret og opdateret, mens de er på farten, og forbedre teamwork og innovation.
   
   
4. Brug af data til at få brugbar indsigt i mønstre og tendenser på arbejdspladsen, herunder hvilke lokaler der bruges (eller ikke bruges), hvordan områder og lokaler er udnyttet, og hvordan specifikke ressourcer bruges, kan hjælpe med at reducere faste omkostninger, identificere muligheder for bæredygtighedsinitiativer og reducere spild.

Fleksibel arbejdstid kan være nem at tilbyde, og med de rigtige værktøjer kan de fleste arbejdsgivere imødekomme det til gavn for både virksomheden og medarbejderne.

Er du stadig ikke overbevist om, hvordan du skaber en fleksibel eller hybrid arbejdsplads med fleksibel arbejdstid? Læs denne artikel om det hybride kontor (på engelsk): Navigating the Hybrid Office: Strategies for Remote Productivity and Collaboration Strategier for fjernproduktivitet og samarbejde.