Mødebookingsystem

Administrer al mødeplanlægning og -booking i én løsning bygget til Microsoft Outlook® og Office 365.

FÅ EN GRATIS BROCHURE » TEKNISKE KRAV »
Mødebooking system

Mødebooking system til Microsoft

Med vores mødebooking system til Microsoft Outlook®, Exchange og Microsoft 365, kan du finde og reservere de mødelokaler der passer til dine behov – hurtigt og nemt.

Mødebooking system
Trusted WorldWide

Mødebooking system til mødelokaler

Leder du efter en lettere måde at organisere dine møder på? Har du problemer med at finde ledige mødelokaler? Forhindrer sene aflysninger effektiv udnyttelse af dine mødelokaler, eller ønsker du at vide, hvilke lokaler der anvendes hyppigst?

Brug vores mødebooking system, Resource Central, til at organisere dine møder på en langt mere effektiv måde. Vores system kan installeres enten on-premise, i din egen sky / cloud eller i Add-On Products’ cloud som en SaaS-løsning.

Mødelokale booking

Gæsteregistrering

Med Resource Central kan mødearrangørerne forud-registrere gæster, og receptionister kan hurtigt tjekke besøgende ind, printe navneskilte. Systemet kan også anvende stregkoder så der med scanninger let kan holdes styr på de registrerede gæster.

Vores mødelokale booking system omfatter også en gæsteregistreringsfunktion, som giver gæster mulighed for at tjekke sig selv ind på en kiosk/pult. Ved indtjekning sender systemet automatisk en meddelelse til mødearrangøren via email eller SMS*.

*Tilkøb der kræver software fra tredjepart.

Læs mere om gæsteregistrering →
Mødebooking med gæsteregistrering

Brugervenlig bookingløsning

Book yderligere ressourcer såsom bærbare computere, projektorer, biler, cykler osv.

Gør dine bookingprocesser mere strømlinede ved at inkludere forskellige ressourcetyper og tilføj specifikke serviceydelser i bestillingsformularen for disse typer ressourcer.

Bestillingsformularer kan tilpasses og skræddersys, så de passer til dine specifikke behov. Det betyder, at de tilknyttede serviceydelser, der er til rådighed på hver bestillingsformular, kan variere baseret på den enkelte type ressource, bygning eller lokation. Med vores mødebooking system, Resource Central, kan du organisere større arrangementer eller andet, der passer til din organisations behov.

 

Book ressourcer til mødelokale
Grupperinger af borde, områder eller parkeringspladser kan bookes som Pooled Resources

En Pooled Resource er en gruppering af et område, som kan bookes af flere, indtil der ikke er flere ledige ressourcer tilbage. Pooled Resources kan både være borde, områder eller parkeringspladser, hvor flere personer kan booke sig ind. Du bestemmer selv, ved hvilket bord du vil sidde, eller på hvilken parkeringsplads du vil holde – så længe det er inden for det markerede område.

Pooled Resources er smart, når en hel gruppe gerne vil sidde sammen og arbejde. Derfor er det også muligt at øremærke én gruppering af borde osv. til én bestemt gruppe. Derved kan ingen andre booke pladserne.

Få en gratis brochure her →
Parkering - booking
Kontor pladser
Hot desking software | Fleksible arbejdsstationer

Administrér jeres arbejdsstationer med vores mødelokale booking system og reducér derigennem faste omkostninger, samtidig med at det gøres muligt for medarbejderne at arbejde langt mere fleksibelt.

Organisationer, der er interesserede i at udnytte deres faciliteter mere effektivt, benytter i stigende grad fleksible arbejdsstationer. Med ’Hot Desking’ featuren i Resource Central kan brugerne søge efter og reservere tilgængelige arbejdsstationer ud fra filtre og lokation direkte via Outlook®.

Læs mere om hot desking software →
Hot desk booking
Bestil catering og andre serviceydelser

Effektiviser din mødeplanlægning med vores mødebooking system, som hurtigt giver dig mulighed for at bestille forskellige serviceydelser samtidigt med at du opretter mødet i Outlook®. Bestil serviceydelser såsom catering, AV-udstyr, bordopstilling eller andre interne eller eksterne ydelser.

Vores mødebooking system, Resource Central, understøtter serviceudbydernes ordrehåndtering fra oprettelse af ordrer til levering. Serviceudbydere vil automatisk modtage indgående ordrer, dvs. der er ikke behov for, at serviceudbyderne manuelt noterer ændringer, da Resource Central håndterer både ændringer og aflysninger.

Mødebooking med Catering

Integration med

Microsoft Outlook®, Exchange og Microsoft 365 Integration

Resource Central er udviklet til Microsofts standard software Microsoft Outlook®, Teams, Exchange og Microsoft 365. Dette giver den bedste integration med jeres eksisterende Microsoft-platform.

Ved at anvende Exchange eller Microsoft 365 som den primære kilde til styring af jeres mødelokaler og ressourcer sikrer du at ressources tilgængelighed altid er opdateret og at der aldrig er dobbeltbookede ressourcer.

Microsoft Teams integration

Microsoft Teams er den nye generation af samarbejdsværktøjer fra Microsoft. Resource Central er bygget til Microsoft Exchange og Office 365 og kan med fordel bruges sammen med Microsoft Teams.

Add-On Products tilbyder dig yderligere to apps til Teams, som gør møder med Teams endnu bedre.

My Meetings er den første app, som giver dig mulighed for at få det helt store overblik over dine Teams-møder, hvor du også har mulighed for at ændre i dine bookede møder, de forskellige services og gæster til møderne.

Orders er den anden app, som supporterer de bestillinger, du laver. Fx kan serviceudbyderne chatte med deres team om din bestilling gennem Team Posts.

Microsoft Teams
Book arbejdsområder via mobilen

Supplér Resource Central med vores Workspace app til iOS og Android og gør det endnu nemmere at administrere din arbejdsdag – uanset om du er på kontoret eller på farten.

Book mødelokaler og fleksible arbejdsstationer direkte fra din mobil. Du kan søge efter ledige ressourcer for at finde et arbejdssted der passer til dine kriterier, eller du kan booke direkte via interaktive plantegninger. Du kan endda finde og reservere et ledigt skrivebord nær specifikke kolleger, eller booke via QR koder.

Læs mere om Workspace booking →
Workspace Booking app
Brug Resource Central sammen med de digitale skilte fra Add-On Products

Kombinér mødebookingsystemet med de digitale skilte til dine mødelokaler, så alt opdateres i realtid. Du kan oprette og booke et møde, forlænge det og slutte det direkte på skærmen ved mødelokalet, så du ikke behøver gå ind i appen eller systemet. Du bestemmer – det hele fungerer sammen. Møderne bliver automatisk synkroniseret med Exchange-serveren, så du altid er fuldt opdateret.

Ligesom du booker mødelokalerne direkte på de digitale skilte, kan du booke fleksible arbejdspladser direkte på Workspace bookingskærmene. På bookingskærmene, der står på skrivebordene, kan du se, om det pågældende bord er ledigt, og booke det. Du behøver ikke gå ind i appen eller systemet. Du kan gøre det ved bordet.

Digitale skilte til mødelokaler
Få komplet indsigt med Insights

Insights er baseret på Power BI fra Microsoft og gør det muligt at træffe konkurrencedygtige beslutninger baseret på din egen data. Din organisation får et væld af muligheder for bedre at forstå brugen af for eksempel mødelokaler og fleksible skriveborde.

Byg dine egne rapporter i business intelligence-dashboards med dit eget datasæt fra Resource Central og vores andre bookingløsninger, eller gør brug af vores færdigbyggede dashboards, for at beslutningstagere i din organisation får adgang til viden, der sætter dem i stand til at træffe de rette beslutninger for virksomheden.

Læs mere om Insights →

Mødebookingsystem fordele

Book ledige mødelokaler via interaktive plantegninger

Med Resource Central kan du booke lokaler via en interaktiv plantegning. Du skal blot navigere til din ønskede lokation, finde de ledige lokaler, der vises i grønt, og booke dit lokale.

Opsætning er også en simpel proces: Du kan hurtigt uploade et billede af dine mødelokaler / plantegning og markere lokalerne med vores indbyggede konfigurationsværktøjer.

 

Book ledige mødelokaler - interaktive plantegninger
Optimér brugen af ressourcer med rapportering

Er du på udkig efter måder til optimering af brugen af dine mødelokaler og ressourcer?

Uanset om du er Facility Manager, CIO, eller event-planlægger, giver vores mødelokale- og ressource bookingsystem med rapportering dig mulighed for bedre at holde styr på brugen af fælles ressourcer og arbejdsstationer. Du kan generere detaljerede rapporter om brugen af arbejds- og mødelokaler til dokumenteringsformål.

Rapporterne fortæller dig, hvordan rummet bliver brugt, så du kan bestemme, hvor mange mødelokaler og hvilken form for mødelokaler du har brug for fremadrettet, samt hvad du ikke har brug for, hvilket kan bidrage til at sænke faste omkostninger.

 

Mødebooking system med rapportering
Integration til videokonference systemer

Med vores mødebooking system, Resource Central, kan du nemt og hurtigt finde mødelokaler med videokonference udstyr. Resource Central fungerer sammen med en lang række videokonference-systemer, heriblandt Microsoft Teams, Pexip og Webex. 

Integration til videokonference
Book arbejdspladser og planlæg møder når som helst, hvor som helst

Brug Resource Centrals Resource Booking Web App til at booke arbejdspladser og organisere møder via mobiltelefoner, tablets og browsere – uden brug af en Outlook®-klient.

Med vores mødebooking system kan du se din kalender og booke møder/ressourcer når som helst og hvor som helst – uafhængigt af enhed, browser eller Outlook®-klient.

Outlook add-in til forskellige platforme og systemer

Resource Finder Add-in fungerer og supporterer andre Outlook-versioner som fx Outlook til Mac eller Outlook on the web (OWA). Derfor kan du spare både tid og penge på dine mødebooking- og planlægningssystemer ved blot at bruge vores add-in.

Med Resource Finder Add-in kan du finde ideelle mødelokaler baseret på lokalitet, kategorier, plantegning over bygningen samt favoritter. Du kan også filtrere mødelokalerne efter, hvor mange deltagere I skal være. Enkelt og hurtigt kan du se alle de tilgængelige mødelokaler og tilgængelige deltagere med farvekoder.

Når du har booket mødelokalet, kan du bagefter bestille catering og andre services.

 

Mødebooking system - Kompatibilitet
Koordinering af mødelokaler

Med vores mødebooking system kan nøglepersoner – som eksempelvis sekretærer eller receptionister – administrere alle lokale- og ressource-reservationer. Hvis en mødearrangør eksempelvis har arrangeret et møde med 4 deltagere, mens vedkommende har reserveret et af de store mødelokaler med 20 pladser, kan nøglepersonerne ændre lokalereservationen til et mindre lokale, så det store møderum er til rådighed for andre.

Denne ‘mødekoordinator’ funktion er især nyttig for organisationer, der har en mangel på mødelokaler.

 

Koordinering af mødelokaler

SaaS | Mødelokale booking Software as a Service

Vores mødelokale booking system kan installeres enten on-premise, i din egen sky / cloud eller i Add-On Products’ cloud som en komplet ‘Software as a Service’ løsning.

Vores Cloud bygger på Microsoft Azure, så vi sikrer vores kunder én af de mest skalerbare platforme, styret og supporteret af vores egne erfarne og kompetente teknikere og konsulenter.

Læs mere om vores Software as a Service (engelsk) →
Mødelokale booking - saas

Features liste

  1. Filtrér og reservér ledige mødelokaler, ressourcer, udstyr, biler og arbejdsstationer via Outlook®
  2. Bestil samtidig catering, bordopstilling og andre serviceydelser
  3. Book gentagne møder og serviceydelser
  4. Book flere mødelokaler og catering samt yderligere serviceydelser på én gang
  5. Ordrebekræftelser sendes automatisk til alle mødearrangører og serviceudbydere
  6. Automatisk arbejdsproces for ændringer og aflysninger
  7. Tilpas catering muligheder inklusive menuer
  8. Se catering information om ernæring og allergener
  9. Administrér bookinger og ordrer på vegne af dine kolleger ved hjælp af 'Medarrangør'-funktion
  10. Få overblik over alle mødelokaler og se tilgængelighed, lokalebeskrivelse og billeder
  1. Reservér ledige skriveborde og mødelokaler via jeres egne farvekodede, interaktive plantegninger
  2. Se interne mødedeltageres tilgængelighed
  3. Administrér brugernes ressourcereservationer med 'Møde koordinator'-funktion
  4. Skjul og begræns booking af de ressourcer som mødearrangøren ikke har rettigheder til at booke
  5. Se reservationer og ordrebestillinger
  6. Kør inkluderede rapporter såsom kantine leveringer eller ressourceudnyttelse
  7. Forud-registrér gæster, print navneskilte, og modtag besked, når gæster ankommer
  8. Slet personfølsomme data automatisk eller manuelt for at overholde GDPR
  9. Brug kiosk selv-registrering for hurtigere gæsteregistrering
  10. Resource Central understøtter 18 sprog

FAQ om vores Mødebooking system

Cloud vs. On-Prem

+

Vi tilbyder alle vores løsninger som både Cloud / SaaS og On-prem. I nogle Enterprise organisationer kan der være nationale love, der giver begrænsninger i hvor data skal / må være lagret. Vi tilbyder også vores løsninger som både abonnements (subscription) og som købs (perpetual) licens. Det er vigtigt for os, at vores kunder har de muligheder til rådighed, når de skal vælge teknik eller licens type, som der er præference for i den enkelte virksomhed.

Er vores mødebookingsystem kun til booking af mødelokaler?

+

Nej. Resource Central er en komplet løsning til planlægning af møder og booking af mødelokaler og andre typer af ressourcer (desks / biler / cykler / parkeringspladser eller andre knaphedsressourcer) og serviceydelser omkring din bookning. Resource Central er bygget til Microsoft Outlook® og Office 365 og indeholder add-ons til Outlook®, en webapplikation til serviceudbydere, et receptionistmodul, en kiosk til check-in af gæster, mulighed for at booke skriveborde og/eller parkeringspladser, Teams app, en web app til ikke-Outlook®-brugere, support til Mac-brugere og meget mere.

Det siger vores kunder

Testimonial image

"Vores ansatte er meget glade for, at benytte Resource Central til, at styre deres kalendere og møder"

Ian Scullion, Project Manager

Manchester Primary Care Trust, UK

Testimonial image

"Exchange Central var meget let at installere og har fungeret problemfrit lige siden."

Flemming Brink, IT-Chef

Vejle Kommune, Danmark

Testimonial image

"Takket være Exchange Central får kunderne bedre service og vi bruger færre ressourcer på det."

Jens Erik Rasmussen, IT-chef

ATEA A/S, Danmark

Book demo

Loader vent et øjeblik...

Chat icon