Arbeitsplatzbuchung: 8 effektive Tools

In den letzten Jahren sind viele Unternehmen zu hybriden oder flexiblen Arbeitsmodellen übergegangen, bei denen die Mitarbeiter einen Teil der Zeit oder die ganze Woche von zu Hause aus arbeiten. Nur etwa 22 % der Beschäftigten arbeiten heute Vollzeit im Büro, und immer mehr Unternehmen gehen zu flexibleren Arbeitsformen über. Einige haben feste Schreibtischplätze zugunsten von Coworking- oder Gemeinschaftsräumen ganz abgeschafft und schaffen Überblick mithilfe eines Arbeitsplatz-Buchungssystems.

Dem Coworking Industry Report Q1 2024 zufolge ist die Zahl der Coworking-Büros in den USA bis zum Ende des ersten Quartals 2024 um beeindruckende 6 % gestiegen, was angesichts des erwarteten Wachstums der Coworking-Büros weltweit nicht überrascht.

Doch wie können Unternehmen auf der Grundlage dieser Daten mit einem hybriden oder flexiblen Arbeitsmodell erfolgreich sein? Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem zur Verwaltung von Besprechungsräumen und Schreibtischen kann dazu beitragen, die Ressourcenplanung zu verbessern und zu vereinfachen, die betriebliche Effizienz zu steigern, die Arbeitszufriedenheit zu fördern und die Produktivität, Zufriedenheit und Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verbessern.

Im Folgenden stellen wir acht effektive Tools vor, die bei der Arbeitsplatzbuchung helfen können.

Was ist ein Arbeitsplatz Buchungssystem?

Wenn wir von einem Arbeitsplatzbuchungssystem sprechen, meinen wir eine Software zur Verwaltung von Schreibtischen und Räumen, die Firmen hilft, ihre Büroflächen optimal zu nutzen und das Reservieren von u.A. Tischen und Räumen erleichtert. Dazu gehören Besprechungs- und Konferenzräume, Hot Desks, Coworking Spaces, Besprechungskabinen und andere Arbeitsbereiche.

Vorteile eines Arbeitsplatz-Buchungssystems

Die manuelle Verwaltung von Schreibtischen und Besprechungsräumen kann viel Zeit vergeuden, einen unnötigen Verwaltungsaufwand verursachen und das Risiko menschlicher Fehler erhöhen (Doppelbuchungen, keine verfügbaren Räume für wichtige Besprechungen usw.).
Eine Softwarelösung zur Verwaltung von Arbeitsplätzen bietet verschiedene Tools.

8 angesagte Tools für Raumbuchung und mehr am Arbeitsplatz

1. Eine Softwarelösung für die Ressourcenplanung

Büroangestellte brauchen einen Schreibtisch und andere Ressourcen, um ihre Arbeit gut erledigen zu können. Der Einsatz einer Software für die Ressourcenplanung macht es für alle Beteiligten einfacher und trägt dazu bei, dass Schreibtische, Räume und andere Ressourcen effizient genutzt werden. Eine relevante Software-Lösung für die Verwaltung von Arbeitsplätzen kann helfen, Verwaltungsaufgaben und Buchungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, Kosten zu sparen und die Produktivität zu steigern, indem lästige Verwaltungsaufgaben entfallen und das Risiko menschlicher Fehler verringert wird.

2. App-Integration

Im Durchschnitt verbringt ein Mensch etwa 3 Stunden und 15 Minuten pro Tag am Telefon, wobei jeder fünfte Smartphone-Nutzer mehr als 4,5 Stunden damit verbringt. Und im Durchschnitt verbringt ein Drittel der Amerikaner vier bis 12 Stunden pro Woche in Meetings. Das ist eine Menge Zeit und wirkt sich auf die allgemeine Produktivität aus.

Das ist auch der Grund, warum eine App für Raumreservierung und Schreibtischbuchung Sinn macht. Die Mitarbeiter gehen zwischen mehreren Besprechungen hin und her und werden nicht mit geöffnetem Laptop unterwegs sein. Eine App auf dem Handy macht Sinn um Reservierung von überall und sofort vornehmen zu können.

Eine App für die Buchung von Räumen und Tischen die mit bestehenden Microsoft-Anwendungen und vernetzten Geräten zusammenarbeitet, kann dazu beitragen, die Planung und Verwaltung von Besprechungen und die Suche nach freien Arbeitsplätzen zu vereinfachen. Sie gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, von unterwegs und im Voraus zu buchen. Dies wiederum hilft den Mitarbeitern, den Zeitaufwand für Buchungen zu reduzieren und ermöglicht ihnen die Flexibilität, die sie in einem hybriden oder flexiblen Arbeitsmodell wünschen.

3. Zentrales Buchungssystem mit automatisierten Funktionen

Eine weitere einfache Möglichkeit, das interne Ressourcenmanagement zu vereinfachen, ist ein zentrales Buchungssystem, das mit den bereits im Büro verwendeten Programmen und Kalenderlösungen zusammenarbeiten kann und Automatisierung von Prozessen und Ressourcen bietet.

Mit einer solchen Lösung entfällt die Notwendigkeit, wiederkehrende Besprechungen manuell zu buchen und Serviceleistungen zu genehmigen und zu bearbeiten. Automatisierungen können auch dazu beitragen, dass der Verfügbarkeitsstatus von Arbeitsbereichen immer korrekt ist, so dass Mitarbeiter immer und überall einen aktuellen Überblick erhalten.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man Automatisierung in Workflows nutzen kann. Die Software ‚Resource Central‘ von Add-On Products bietet beispielsweise automatisierte Workflows bei Buchungsänderungen und Stornierungen. So können Reservierungen von Schreibtischen, Räumen und anderen Ressourcen automatisch aktualisiert werden, ohne dass die Mitarbeiter dies manuell tun müssen.

4. Integration mit Outlook®

Wie bereits erwähnt, kann die Integration mit E-Mail- und Kalenderlösungen das Reservieren von Schreibtischplätzen und die Raumverwaltung erheblich vereinfachen. Die Wahl einer Lösung, die sich in die bestehende Software des Unternehmens integrieren lässt, bietet auch eine Reihe von betrieblichen Vorteilen:

• Sie müssen keine Benutzer- oder Buchungsdaten migrieren
• Sie müssen sich keine Gedanken über die Betriebszeit machen
• Einfache Implementierung und Mitarbeiterschulung
• Zugang zu einem vorgefertigten Buchungssystem für Besprechungsräume
• Aktualisierungen in Echtzeit, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die aktuell verfügbaren Ressourcen sehen können

5. Selbstbedienungsschalter und Tischdisplays

Im Büro können Selbstbedienungslösungen und kompakte Tischbildschirme eine gute Wahl sein, um den Informationsfluss und die Transparenz zu verbessern. Mit diesen beiden Lösungen können die Mitarbeiter schnell die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Besprechungsräumen prüfen und diese buchen. Der Selbstbedienungskiosk oder die Bildschirme müssen einfach nur am Arbeitsplatz in Bereichen aufgestellt werden, in denen die Mitarbeiter sitzen oder an denen sie vorbeikommen, um zu Besprechungsräumen zu gelangen.

Lesen Sie hier mehr über die Vorteile von Selbstbedienungskiosken >

6. Verfügbare Ressourcen dank Sensortechnik anzeigen

Eine weitere Option ist eine Sensorlösung. Sensoren können an Hot Desks oder in Besprechungsräumen angebracht werden, um das Einchecken, Stornieren und Nichterscheinen zu automatisieren. Sensoren können auch dazu beitragen Leerstehzeiten von Besprechungsräumen zu minimieren. Außerdem können sie ein klareres Bild davon vermitteln, wie Flächen und Räume täglich genutzt werden.

Die Sensorlösung von Add-On Products arbeitet direkt mit Microsoft-Lösungen zusammen, um Buchungen schneller und einfacher zu machen.

• Erkennen Sie, wenn Meetings früher enden oder länger als geplant dauern
• Reservieren sie spontan, indem Sie einen freien Besprechungsraum betreten oder sich an einen leeren Schreibtisch setzen
• Stornieren Sie zugehörige Dienstleistungen, wenn die Sensoren keine Aktivität in einem gebuchten Raum erkennen
• Zeigen Sie belegte Ressourcen nahe Echtzeit an, um schnell verfügbare Plätze direkt in Outlook® zu sehen.

7. Datenanalyse und Berichte

Es mag den Anschein haben, als käme dies erst nach dem Buchungsprozess, aber Daten und Berichte sind der Schlüssel, um noch mehr aus Ihrer Bürofläche herauszuholen. Einblicke in die Raumnutzung, Verhaltenstrends und -muster können dem Management dabei helfen, datengestützte Entscheidungen über die Büroaufteilung und die Anzahl der benötigten Schreibtische zu treffen sowie Prozesse und Ressourcen zu aktualisieren, um Gemein- und Betriebskosten zu senken und gleichzeitig den Mitarbeitern die richtige Unterstützung zu bieten.

Sehen Sie, wie Arbeitsplatzanalysen und Berichte Ihnen helfen können, Ihre Büroflächen optimal zu nutzen >

8. Deutliche Beschilderung und Markierungen auf Schreibtischen usw.

Es mag offensichtlich erscheinen, aber es ist eine gute Idee, dafür zu sorgen, dass die Arbeitsplätze im Büro deutlich gekennzeichnet sind. Dies gilt sowohl für visuelle Hinweise darauf, ob der Platz besetzt ist, als auch für die tägliche Verfügbarkeit. Wenn es keine eindeutige Beschilderung und Kennzeichnung gibt, laufen die Mitarbeiter oft umher, um freie Plätze zu finden, oder nehmen versehentlich einen Platz ein, den jemand anderes gebucht hat. Bei hybriden und flexiblen Arbeitsmodellen ist es wichtig, dass es klar ist, inwiefern ein Platz buchbar oder frei ist.

Digitale Schilder für Besprechungsräume sind eine einfache Art, diese Anforderung zu erfüllen und gleichzeitig das Firmenbranding und Kommunikation zu fördern. Mit den Digital Signage-Lösungen von Add-On Products können Mitarbeiter Meetings direkt auf dem Bildschirm buchen, bestätigen, verlängern und beenden. Die Schilder werden auch automatisch mit Microsoft Exchange und Microsoft 365 synchronisiert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter wissen, wann ein Raum oder Platz belegt ist.

Nutzen Sie ein Arbeitsplatz-Buchungssystem um die Verfügbarkeit zu überblicken

Es gibt viele Möglichkeiten, die Ressourcenplanung zu optimieren. Wenn Sie unsicher sind, wo Sie anfangen sollen, oder über die Möglichkeiten sprechen möchten, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns, damit wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und ihre bestehenden Herausforderungen bei der Ressourcenplanung besprechen können und neue Möglichkeiten gemeinsam erforschen können.