Ressourceplanlægning: 8 effektive værktøjer du kan bruge

I de sidste par år er mange virksomheder skiftet til hybride eller fleksible arbejdsmodeller, hvor medarbejderne arbejder hjemmefra en del af tiden, eller hele ugen. Kun ca. 22% af medarbejderne arbejder på fuld tid fra kontoret i dag, og flere og flere virksomheder får en mere fleksible kontorindretning. Nogle har helt afskaffet faste kontorer og valgt coworking eller fællesarealer til.

Ifølge Coworking Industry Report Q1 2024 har der desuden været en imponerende vækst for coworking på 6 % i hele USA ved udgangen af første kvartal 2024. Det er ikke overraskende i betragtning af den forventede vækst i coworking-kontorer på verdensplan.

Men hvordan kan organisationer få succes med en hybrid eller fleksibel arbejdsmodel på baggrund af disse data? En softwareløsning, som er lavet til at administrere mødelokaler og skriveborde, kan hjælpe med at strømline og forenkle ressourceplanlægningen og øge driftseffektiviteten, fremme arbejdsglæden og forbedre medarbejdernes produktivitet, tilfredshed og samarbejde.

Nedenfor ser vi på otte effektive værktøjer der hjælper med planlægning af ressourcer på arbejdspladsen.

Hvad er ressourceplanlægning?

Når vi taler om ressourceplanlægning, henviser vi blandt andet til workspace management software, der hjælper med at få det meste ud af kontorets arealer og gør selve processen i at booke arbejdsområder nemmere. Dette omfatter møde- og konferencelokaler, hot desks/ fleskible skriveborde, coworking spaces, mødebokse og andre arbejdsområder.

Fordele ved brug af ressourceplanlægning 

Manuel administration af skriveborde og mødelokaler kan spilde en masse af medarbejdernes tid, skabe en unødvendig administrativ byrde, øge risikoen for menneskelige fejl (dobbeltbookinger, ingen ledige lokaler til kritiske møder osv.). Det fører os til vores første anbefaling, nemlig at bruge en softwareløsning til workspace management.

8 smarte værktøjer til ressourceplanlægning 

1. En softwareløsning til planlægning af ressourcer

Medarbejdere, der har deres gang på kontoret, har brug for et bord og andre ressourcer til at kunne udføre deres arbejde godt. Bruger man software til ressourceplanlægning, bliver det nemmere for alle, og løsningen er samtidig med til at sikre, at borde, lokaler og andre ressourcer bruges effektivt. Den rigtige workspace management-løsning kan hjælpe dig med at automatisere og optimere administrative opgaver og bookingprocesser, spare på omkostninger og øge produktivitetsniveauet ved at fjerne besværlige administrative opgaver og mindske risikoen for menneskelige fejl.

2. Integration af mobilapps

I gennemsnit bruger folk ca. 3 timer og 15 minutter om dagen på deres telefon, og hver femte smartphone-bruger bruger mere end 4,5 timer. Og i gennemsnit bruger en tredjedel af amerikanerne fire til 12 timer om ugen på møder pr. person. Det er meget tid og påvirker produktiviteten.

Det er også grunden til, at det er en fordel at have en mobilapp til at booke og planlægge. Mange medarbejdere går direkte fra et møde til et andet og vil sandsynligvis ikke gå med deres bærbare computere åbne.

En mobilapp til booking af lokaler og andet, som fungerer med eksisterende Microsoft-applikationer og forbundne enheder, kan hjælpe med at fjerne kompleksiteten i at planlægge og styre møder, finde ledige arbejdsområder og lade medarbejderne booke på farten og på forhånd. Det hjælper igen medarbejderne med at reducere den tid, de bruger på bookinger, og giver dem den fleksibilitet, de har brug for i en hybrid eller fleksibel planlagt arbejdsdag.

3. Centraliseret bookingsystem med automatiseringer

En anden nem måde at gøre ressourcestyringen nemmere er at sikre, at man bruger et centralt bookingsystem, der kan samarbejde med programmer og kalenderløsninger, der i forvejen bliver brugt på kontoret og udnytter proces- og ressourceautomatisering.

En sådan løsning kan hjælpe med at fjerne behovet for manuelt at oprette tilbagevendende møder og godkende og behandle ordrer. Automatiseringer kan også hjælpe med at sikre, at tilgængelighedsstatus af arbejdsområder altid er korrekt, hvilket gør det nemt at give medarbejderne et aktuelt overblik, uanset hvor de befinder sig.

En anden fordel er at bruge automatisering i ’workflows’. Add-On Products’ løsning Resource Central bruger f.eks. automatiserede workflows ved ændringer og aflysninger, sådan at reservationer af skriveborde, lokaler og andre ressourcer bliver opdateret automatisk, så medarbejderne ikke behøver at gøre det manuelt.

4. Integration med Outlook®

Som antydet ovenfor kan en integration med medarbejdernes mail- og kalenderløsning i høj grad være med til at forenkle booking og administration af kontorets arbejdssteder. At vælge en løsning, der kan integreres med firmaets eksisterende software, giver også en række driftsmæssige fordele:

• Intet behov for at migrere bruger- eller bookingdata
• Ingen grund til at bekymre sig om oppetid
• Nem implementering og oplæring af medarbejdere
• Adgang til et færdigt system til booking af mødelokaler
• Opdateringer i nutid for at sikre, at medarbejderne kan se de ledige ressourcer her og nu

5. Selvbetjeningsstandere og bookingskærme på kontoret

På kontoret kan selvbetjeningsstandere og små skærme til skrivebordsbooking være gode løsninger, der skaber bedre flow og øger synligheden. Disse to løsninger kan hjælpe medarbejderne med hurtigt at se ledige pladser og booke skriveborde og mødelokaler, hvor som helst på kontoret. Selvbetjeningsstanderen eller skærmene skal blot kunne findes rundt omkring på arbejdspladsen i områder, hvor medarbejderne måske ønsker at sidde eller hvor de går forbi for at gå til møder.

Læs mere om fordelene ved at bruge selvbetjeningskiosker her >

6. Se ledige ressourcer vha. sensorer

En anden løsning, man kan overveje at bruge, er en sensorløsning. Sensorer kan placeres på hotdesks eller i mødelokaler for at automatisere check-ins, aflysninger og udeblivelser. Sensorer kan også hjælpe med at minimere den tid, som mødelokaler står tomme, og de kan give et klarere billede af hvordan arealer og lokaler bliver brugt til dagligt.

Add-On Products’ sensorløsning arbejder direkte sammen med Microsoft-løsninger for at gøre reservationer hurtigere og nemmere.

• Opdag, når møder slutter tidligt eller varer længere end planlagt
• Opret en ad-hoc booking ved at gå ind i et ledigt mødelokale eller når man sætter sig ved et ledigt skrivebord
• Annuller tilknyttede services, når sensorer ikke registrerer aktivitet i et booket lokale
• Se optagede ressourcer i aktuel tid for hurtigt at se ledige pladser i Outlook®.

7. Dataanalyse og rapporter

Det kan virke som noget, der først kommer efter bookingprocessen, men data og rapporter er nøglen til at få endnu mere ud af dine arbejdsområder. Indsigt i hvordan lokaler og arealer bliver brugt, adfærdstendenser og mønstre kan hjælpe ledelsen med at træffe mere data-underbyggede beslutninger om kontorets indretning, antallet af nødvendige skriveborde og foretage opdateringer af processer og ressourcer for at reducere overhead- og driftsomkostninger, samtidig med at medarbejderne fortsat får den rette støtte.

Se, hvordan arbejdspladsanalyser og -rapportering kan hjælpe med at få det bedste ud af pladsen på kontoret >

8. Tydelig skiltning og labels på borde m.m

Det virker måske som en selvfølge, men det er en god idé at sikre, at arbejdsstationer på kontoret er tydeligt mærket. Det gælder både visuelle indikationer for hvorvidt pladsen er optaget, samt daglig tilgængelighed. Når der ikke er tydelig skiltning og mærkning, løber medarbejderne ofte rundt og prøver at finde ledige pladser eller kommer til at tage et lokale andre har booket. Med hybride og fleksible arbejdsmodeller er det vigtigt altid at sørge for synlighed omkring tilgængelighed og brug af arbejdsområder.

Digitale skilte til mødelokaler er en nem måde at opfylde dette behov på, samtidig med at de fremmer branding og synlighed. Med Add-On Products’ digitale skilteløsninger kan medarbejderne booke, bekræfte, forlænge og afslutte møder direkte på skærmen. Skiltene synkroniserer også automatisk med Microsoft Exchange og Microsoft 365 for at sikre, at det er tydeligt for medarbejderne, når et arbejdsområde er optaget.

Brug software til planlægning af dine ressourcer 

Der er mange måder at optimere ressourceplanlægningen, så hvis du er usikker på, hvor du skal starte, eller gerne vil tale om mulighederne, så er vores team klar til at hjælpe dig. Aftal en tid til et møde, så kan vi gennemgå din organisations behov og eventuelle udfordringer med ressourceplanlægning og se på muligheder, der kan gøre tingene nemmere for jeres arbejdsplads.