Besuchermanagement

Automatisieren Sie die Prozesse Ihres Besuchermanagements, um Besuchern einen angenehmen und positiven Aufenthalt zu ermöglichen und gleichzeitig Sicherheit zu gewährleisten.

Abläufe automatisieren

Was ist Besuchermanagement?

Mit einem Besuchermanagement-System können Sie und alle Mitarbeiter Besucher einfacher verwalten, um einen effektiven Workflow zu erzielen: von der Registrierung über das Drucken von Besucherausweisen bis hin zur Berichterstellung über Besuche und mehr.

Mit dem System können Mitarbeiter am Empfang Besucher schnell einchecken, Besucherausweise drucken und Strichcodes scannen, um registrierte Besucher zu erfassen.

Das System trägt zur Verbesserung der Sicherheit bei und bietet viele Vorteile und Automatisierungsfunktionen.

Weltweites Vertrauen

Highlights

Besuchermanagement
– effizienter und sicherer

Mit der Software Resource Central können Sie u.a.

– mehrere Besucher auf einmal registrieren

– wiederkehrende Besucher erstellen

– Besucherberechtigungen nach bestimmten Standorten und Zonen konfigurieren

– die Software so anpassen, dass die Benutzeroberfläche Ihren Bedürfnissen entspricht

Kontaktieren Sie uns, um mehr über die vielen Funktionen von Resource Central zu erfahren.

Gästeregistrierung

Einfache Konfiguration

Bei der Registrierung von Gästen können mehrere Gäste auf einmal hinzugefügt werden, um Gastregistrierung für viele Besucher zu beschleunigen und das Besuchermanagement noch einfacher zu machen. Man kann auch einen wiederkehrenden Besuch erstellen, direkt wenn der Besucher eingeladen wird. Der Gast ist dann für jeden Tag in der Besucherübersicht sichtbar und kann nach Belieben eingecheckt werden. Die erwarteten An- und Abreisezeiten können pro Tag angepasst werden, z.B. wenn der Besucher freitags früher abreist.

Die Software erlaubt es, die Benutzeroberfläche an die Bedürfnisse des Nutzers anzupassen. Es kann auch eingestellt werden, inwiefern bestimmte Gästedaten gespeichert werden sollen und bei häufigen Besuchen des Gastes im Unternehmen wieder verwendet werden können.

Es ist auch möglich, ein Gast-/Namensschild zu konfigurieren, das standardmäßig an einem oder mehreren Standorten verwendet wird, wenn neue Gäste in der Software angelegt werden, oder für den Druck von Namensschildern an einem Selbstregistrierungsautomat.

Ein Beispiel – Besuchermanagement im Versorgungssektor

Besuchermanagement

Sicherheit auf höchstem Niveau

Resource Central verfügt über eine implementierte Authentifizierungsfunktion. Dies bedeutet, dass Sie konfigurieren können, ob bestimmte Mitarbeiter den Besuch von Gästen an bestimmten Standorten oder in verschiedenen Zonen erst autorisieren müssen.

Verschiedene Autorisierungsprozesse können konfiguriert werden, so dass z.B. nur Gäste, die Hochsicherheitsbereiche oder Bereiche mit begrenzter Kapazität betreten, autorisiert werden müssen. Gäste, die öffentliche Bereiche besuchen, benötigen möglicherweise keine Genehmigung. Es ist auch möglich sicherzustellen, dass Gäste während ihres Besuchs begleitet werden.

Die autorisierten Mitarbeiter können per E-Mail benachrichtigt werden, wenn Gäste autorisiert werden müssen, und sie können die Erlaubnisse in der Besucherübersicht einsehen und verwalten. Auch das Empfangspersonal kann bei Bedarf die Registrierung und Autorisierung von Gästen vorzunehmen, Gäste ein- und auschecken, Namensschilder drucken oder andere Funktionen im Besuchermanagement erfüllen.

Besuchermanagement

Unterschiedliche Gästetypen
einfach konfigurieren

Im Besuchermanagement-System können verschiedene Gästetypen angelegt werden. Das macht es dem Empfangspersonal leicht, Gästen den besten Empfang zu gewährleisten, wenn sie zu Besuch kommen. Beispiele für Gästetypen sind

  • VIP-Gäste
  • Gäste mit eingeschränktem Zugang zu bestimmten Bereichen
  • Handwerker
  • mehrtägige Gäste
  • oder andere Kategorien, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Die Rezeption kann dann z. B. dafür sorgen, dass Zugangskarten bereit liegen, einen VIP-Parkplatz reservieren oder ein zusätzliches Mittagessen buchen, je nach den internen Verfahren und Wünschen der Organisation.

Die Gästetypen können pro Standort konfiguriert werden, so dass es möglich ist, verschiedene Typen oder Kategorien an verschiedenen Standorten zu haben. Der Gästetyp kann je nach Bedarf vom Organisator der Veranstaltung oder von der Rezeption eingestellt werden.

Besuchermanagement

Selbstregistrierungsfunktion

In unüberwachten Lobbys oder stark frequentierten Empfangsbereichen können Unternehmen die Selbstregistrierungsfunktion nutzen, bei der Besucher sich selbst einchecken können (Hardware erforderlich). Empfangsmitarbeiter müssen nicht mehr viel Zeit damit verbringen, Besucher zu registrieren und Gastgeber zu benachrichtigen.

Mehr über unsere Digital Signage-Partner erfahren Sie hier.

Entwickelt für

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Hauptvorteile der Automatisierung Ihres Empfangsbereichs mit Besuchermanagement

Das Automatisieren Ihres Empfangsbereichs mit Empfangssoftware bietet zahlreiche Vorteile. Es entlastet nicht nur Ihre Mitarbeiter am Empfang, die dann Zeit für andere Aufgaben haben, sondern verbessert auch das professionelle Image Ihres Unternehmens, indem es den Registrierungsprozess für Gäste optimiert.

Zu den zusätzlichen Vorteilen der Funktionen von Resource Central am Empfang gehören:

  • Erhöhung der Sicherheit, indem Sie jederzeit genau feststellen können, wer sich in Ihrem Gebäude befindet
  • Senden von E-Mail-Benachrichtigungen an Gastgeber, wenn sich Besucher anmelden
  • Einführung der Selbstregistrierung, damit Besucher sich selbst einchecken können

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Besuchermanagement
mit Resource Central

Resource Central verfügt über viele integrierte Funktionen, die es einfach machen, die Software als Ihr bevorzugtes Besucherregistrierungssystem zu verwenden.

Wenn Besucher bei ihrer Ankunft korrekt registriert werden, erhöht dies die Sicherheit. Und wenn die Ankunft der Gäste schneller und effizienter registriert werden kann, werden auch Verzögerungen oder Warteschlangen in der Lobby reduziert.

Mit Resource Central als Gästeregistrierungssystem können Organisatoren die teilnehmenden Gäste auch im Voraus registrieren und das Empfangspersonal kann sie schnell einchecken und Namensschilder drucken oder Zugangskarten aushändigen – oder die Gäste können sich selbst einchecken. Das Besuchermanagementsystem kann auch mit Barcodes verwendet werden, so dass durch einfaches Scannen leicht festgestellt werden kann, wer eincheckt.

Lesen Sie mehr über unser Raumbuchungssystem.

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FAQ - Besuchermanagement

Wer braucht ein Besucherverwaltungssystem?

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Besucherverwaltungssysteme sind für eine Vielzahl von Organisationen unerlässlich, um den Besucherstrom zu überwachen, zu verwalten und zu sichern. Sie werden eingesetzt, um den Check-in von Besuchern zu optimieren, die Sicherheit zu erhöhen und genaue Besucherprotokolle zu führen.

Einige der wichtigsten Gebiete, die von diesen Systemen profitieren, sind Unternehmensbüros, Bildungseinrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, Regierungsgebäude und der Versorgungssektor.

Jede Organisation, die sich um Sicherheit, betriebliche Effizienz und Besuchererfahrung kümmert, kann von der Implementierung eines Besucherverwaltungssystems profitieren.

Warum ist ein Besuchermanagementsystem wichtig?

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Ein Besuchermanagementsystem hat mehrere Aufgaben, wie zum Beispiel:

  • die Sicherheit zu verbessern
  • Erleichterung für das Personal an der Rezeption
  • Prozesse zu automatisieren
  • professionelleres Image
  • einfache Gästeregistrierung
  • einfache Selbstregistrierung

Sehen Sie hier einige Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Besucherverwaltung.

Was andere sagen

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Aus Sicht der IT und der Digitalisierung ist Add-On Products seit 10 Jahren ein kompetenter Lieferant. Add-On Products haben einen großen Beitrag zur zukünftigen Entwicklung der Lösung in Übereinstimmung mit den Bedürfnissen der Stadtverwaltung von Aarhus geleistet. Vor kurzem hat Add-On Products ein innovatives Buchungsprojekt unterstützt, das die Lösung für eine völlig neue Benutzergruppe zugänglich macht.

Søren Laursen, Chefberater

Die Gemeinde in Aarhus, Dänemark

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"Unsere Mitarbeiter nutzen Resource Central sehr gern, um ihren Terminkalender zu verwalten und Besprechungen zu planen"

Ian Scullion, Project Manager

Manchester Primary Care Trust, UK

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"Mit Resource Central ist es viel einfacher, Buchungen zu erstellen und der Aufwand wird erheblich reduziert."

Kirstie Webb, Projekt-Administratorin

Coventry NHS Trust, UK

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