Besuchermanagement
Automatisieren Sie die Prozesse Ihres Besuchermanagements, um Besuchern einen angenehmen und positiven Aufenthalt zu ermöglichen und gleichzeitig Sicherheit zu gewährleisten.
ABLÄUFE AUTOMATISIEREN
Was ist Besuchermanagement?
Mit einem Besuchermanagement-System können Sie und alle Mitarbeiter Besucher einfacher verwalten, um einen effektiven Workflow zu erzielen: von der Registrierung über das Drucken von Besucherausweisen bis hin zur Berichterstellung über Besuche und mehr.
Mit dem System können Mitarbeiter am Empfang Besucher schnell einchecken, Besucherausweise drucken und Strichcodes scannen, um registrierte Besucher zu erfassen.
Das System trägt zur Verbesserung der Sicherheit bei und bietet viele Vorteile und Automatisierungsfunktionen.
Highlights
Besuchermanagement
– effizienter und sicherer
Mit der Software Resource Central können Sie u.a.
- mehrere Besucher auf einmal registrieren
- wiederkehrende Besucher erstellen
- Besucherberechtigungen nach bestimmten Standorten und Zonen konfigurieren
- die Software so anpassen, dass die Benutzeroberfläche Ihren Bedürfnissen entspricht
Kontaktieren Sie uns, um mehr über die vielen Funktionen von Resource Central zu erfahren.
Einfache Konfiguration
Bei der Registrierung von Gästen können mehrere Gäste auf einmal hinzugefügt werden, um Gastregistrierung für viele Besucher zu beschleunigen und das Besuchermanagement noch einfacher zu machen. Man kann auch einen wiederkehrenden Besuch erstellen, direkt wenn der Besucher eingeladen wird. Der Gast ist dann für jeden Tag in der Besucherübersicht sichtbar und kann nach Belieben eingecheckt werden. Die erwarteten An- und Abreisezeiten können pro Tag angepasst werden, z.B. wenn der Besucher freitags früher abreist.
Die Software erlaubt es, die Benutzeroberfläche an die Bedürfnisse des Nutzers anzupassen. Es kann auch eingestellt werden, inwiefern bestimmte Gästedaten gespeichert werden sollen und bei häufigen Besuchen des Gastes im Unternehmen wieder verwendet werden können.
Es ist auch möglich, ein Gast-/Namensschild zu konfigurieren, das standardmäßig an einem oder mehreren Standorten verwendet wird, wenn neue Gäste in der Software angelegt werden, oder für den Druck von Namensschildern an einem Selbstregistrierungsautomat.
Ein Beispiel – Besuchermanagement im Versorgungssektor
Sicherheit auf höchstem Niveau
Resource Central verfügt über eine implementierte Authentifizierungsfunktion. Dies bedeutet, dass Sie konfigurieren können, ob bestimmte Mitarbeiter den Besuch von Gästen an bestimmten Standorten oder in verschiedenen Zonen erst autorisieren müssen.
Verschiedene Autorisierungsprozesse können konfiguriert werden, so dass z.B. nur Gäste, die Hochsicherheitsbereiche oder Bereiche mit begrenzter Kapazität betreten, autorisiert werden müssen. Gäste, die öffentliche Bereiche besuchen, benötigen möglicherweise keine Genehmigung. Es ist auch möglich sicherzustellen, dass Gäste während ihres Besuchs begleitet werden.
Die autorisierten Mitarbeiter können per E-Mail benachrichtigt werden, wenn Gäste autorisiert werden müssen, und sie können die Erlaubnisse in der Besucherübersicht einsehen und verwalten. Auch das Empfangspersonal kann bei Bedarf die Registrierung und Autorisierung von Gästen vorzunehmen, Gäste ein- und auschecken, Namensschilder drucken oder andere Funktionen im Besuchermanagement erfüllen.
Unterschiedliche Gästetypen
einfach konfigurieren
Im Besuchermanagement-System können verschiedene Gästetypen angelegt werden. Das macht es dem Empfangspersonal leicht, Gästen den besten Empfang zu gewährleisten, wenn sie zu Besuch kommen. Beispiele für Gästetypen sind
- VIP-Gäste
- Gäste mit eingeschränktem Zugang zu bestimmten Bereichen
- Handwerker
- mehrtägige Gäste
- oder andere Kategorien, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Die Rezeption kann dann z. B. dafür sorgen, dass Zugangskarten bereit liegen, einen VIP-Parkplatz reservieren oder ein zusätzliches Mittagessen buchen, je nach den internen Verfahren und Wünschen der Organisation.
Die Gästetypen können pro Standort konfiguriert werden, so dass es möglich ist, verschiedene Typen oder Kategorien an verschiedenen Standorten zu haben. Der Gästetyp kann je nach Bedarf vom Organisator der Veranstaltung oder von der Rezeption eingestellt werden.
Selbstregistrierungsfunktion
In unüberwachten Lobbys oder stark frequentierten Empfangsbereichen können Unternehmen die Selbstregistrierungsfunktion nutzen, bei der Besucher sich selbst einchecken können (Hardware erforderlich). Empfangsmitarbeiter müssen nicht mehr viel Zeit damit verbringen, Besucher zu registrieren und Gastgeber zu benachrichtigen.
Hauptvorteile der Automatisierung Ihres Empfangsbereichs mit Besuchermanagement
Das Automatisieren Ihres Empfangsbereichs mit Empfangssoftware bietet zahlreiche Vorteile. Es entlastet nicht nur Ihre Mitarbeiter am Empfang, die dann Zeit für andere Aufgaben haben, sondern verbessert auch das professionelle Image Ihres Unternehmens, indem es den Registrierungsprozess für Gäste optimiert.
Zu den zusätzlichen Vorteilen der Funktionen von Resource Central am Empfang gehören:
- Erhöhung der Sicherheit, indem Sie jederzeit genau feststellen können, wer sich in Ihrem Gebäude befindet
- Senden von E-Mail-Benachrichtigungen an Gastgeber, wenn sich Besucher anmelden
- Einführung der Selbstregistrierung, damit Besucher sich selbst einchecken können
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Besuchermanagement
mit Resource Central
Resource Central verfügt über viele integrierte Funktionen, die es einfach machen, die Software als Ihr bevorzugtes Besucherregistrierungssystem zu verwenden.
Wenn Besucher bei ihrer Ankunft korrekt registriert werden, erhöht dies die Sicherheit. Und wenn die Ankunft der Gäste schneller und effizienter registriert werden kann, werden auch Verzögerungen oder Warteschlangen in der Lobby reduziert.
Mit Resource Central als Gästeregistrierungssystem können Organisatoren die teilnehmenden Gäste auch im Voraus registrieren und das Empfangspersonal kann sie schnell einchecken und Namensschilder drucken oder Zugangskarten aushändigen – oder die Gäste können sich selbst einchecken. Das Besuchermanagementsystem kann auch mit Barcodes verwendet werden, so dass durch einfaches Scannen leicht festgestellt werden kann, wer eincheckt.
Lesen Sie mehr über unser Raumbuchungssystem.
FAQ - Besuchermanagement
Wer braucht ein Besucherverwaltungssystem?
Besucherverwaltungssysteme sind für eine Vielzahl von Organisationen unerlässlich, um den Besucherstrom zu überwachen, zu verwalten und zu sichern. Sie werden eingesetzt, um den Check-in von Besuchern zu optimieren, die Sicherheit zu erhöhen und genaue Besucherprotokolle zu führen.
Einige der wichtigsten Gebiete, die von diesen Systemen profitieren, sind Unternehmensbüros, Bildungseinrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, Regierungsgebäude und der Versorgungssektor.
Jede Organisation, die sich um Sicherheit, betriebliche Effizienz und Besuchererfahrung kümmert, kann von der Implementierung eines Besucherverwaltungssystems profitieren.
Warum ist ein Besuchermanagementsystem wichtig?
Ein Besuchermanagementsystem hat mehrere Aufgaben, wie zum Beispiel:
- die Sicherheit zu verbessern
- Erleichterung für das Personal an der Rezeption
- Prozesse zu automatisieren
- professionelleres Image
- einfache Gästeregistrierung
- einfache Selbstregistrierung
Sehen Sie hier einige Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Besucherverwaltung.
Das sagen unsere Kunden
“Wir haben sehr viel Infrastruktur, insbesondere für Meetings. Und ich muss sagen: Drei Jahre nach der Einführung kann ich mir die Organisation ohne Resource Central nicht mehr vorstellen.”
AnneMie Glorieux, Raumplanungs-Verantwortliche
UZ Leuven, Belgien
“Aus Sicht der IT und der Digitalisierung ist Add-On Products seit 10 Jahren ein kompetenter Lieferant. Add-On Products haben einen großen Beitrag zur zukünftigen Entwicklung der Lösung in Übereinstimmung mit den Bedürfnissen der Stadtverwaltung von Aarhus geleistet. Vor kurzem hat Add-On Products ein innovatives Buchungsprojekt unterstützt, das die Lösung für eine völlig neue Benutzergruppe zugänglich macht. ”
Søren Laursen, Chefberater
Die Gemeinde in Aarhus, Dänemark
“Unsere Mitarbeiter nutzen Resource Central sehr gern, um ihren Terminkalender zu verwalten und Besprechungen zu planen.”
Ian Scullion, Project Manager
Manchester Primary Care Trust, UK
“Mit Resource Central ist es viel einfacher, Buchungen zu erstellen und der Aufwand wird erheblich reduziert.”
Kirstie Webb, Projekt-Administratorin
Coventry NHS Trust, UK
“Das Produkt hebt sich dank der Funktionen von Ariadne deutlich von anderen digitalen Informationsanzeige-Lösungen ab.”
Andreas Gemperle, Technischer Berater
Habegger, die Schweiz
“"Unsere Mitarbeiter hatten Bedenken, sich auf ein neues Buchungssystem einstellen zu müssen, aber sie sind mit Resource Central äußerst zufrieden."”
Valerie Weddell, Projektmanagerin
Multiple Sclerosis Society, Kanada
“Dank Exchange Central profitieren unsere Kunden von einem besseren Service und wir benötigen weniger Ressourcen für unsere Dienstleistungen.”
Jens Erik Rasmussen, Head of IT
TOPNORDIC / ATEA Group, Dänemark
“Es war ganz einfach, Exchange Central zu installieren und es funktioniert seitdem ohne Probleme.”
Flemming Brink, IT Manager
Die Gemeinde in Vejle, Dänemark
“Fast 6.000 unserer Mitarbeiter nutzen das Buchungssystem von Add-On Products – und viele davon sind sich dessen nicht einmal bewusst.”
Tina Lund Bonne, Technology Consultant
Ørsted, Dänemark
“"Unsere Mitarbeiter nutzen Resource Central sehr gern, um ihren Terminkalender zu verwalten und Besprechungen zu planen."”
Ian Scullion, Project Manager
Manchester Primary Care Trust, UK
“Dank der Umsetzung flexibler Arbeitsmethoden erwartet Genesis jährliche Einsparungen von 1 Mio. Pfund.”
Jenny Quigley, Project Manager
Genesis Housing Association, UK
“Ein wichtiger Aspekt liegt darin, dass wir mit Resource Central Zugang zu Informationen haben, die zeigen, wie effizient wir unsere Räume und Fahrzeuge nutzen.”
Kayvan Rahmani, Project Manager
Richmond Housing Partnership, UK