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Optimiertes Besuchermanagement für den modernen Arbeitsplatz
09 Jun 2023
Die Belegschaft von heute ist globaler denn je. Und da viele Unternehmen mit hybriden Modellen arbeiten, ist es wichtiger denn je, einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit physischen Büros.
Ob Mitarbeiter, Lieferanten oder Partneragenturen – ein freundlicher Empfang ist entscheidend für den Ruf eines Unternehmens und für die ersten Interaktionen. Ein optimiertes Besuchermanagement kann auch dazu beitragen, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu verbessern und die Arbeitsbelastung von Büro- und Front-Office-Mitarbeitern zu reduzieren.
Einfache Wege zur Verbesserung des Besuchermanagements
Um ein optimales Besuchererlebnis zu unterstützen, kann man folgende einfache Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Besucherverwaltung optimieren:
Berührungslose Lösungen implementieren – Als Folge der Pandemie ist der Gesundheitsschutz mehr als zuvor im Fokus. Ziehen Sie berührungslose Besucherlösungen in Betracht, wie z. B. Kioske zur Selbstregistrierung, mit denen sich die Besucher selbst anmelden können. Solche Kioske eignen sich besonders gut für unbewachte Lobbys oder stark frequentierte Bereiche am Arbeitsplatz.
Routinebesuche automatisieren – Für Organisationen, die mit externen Partnern zusammenarbeiten oder deren Mitarbeiter nur manchmal im Büro arbeiten, kann die Möglichkeit, wiederkehrende Besuche zu automatisieren, die Abläufe des Arbeitstages vor Ort vereinfachen und rationalisieren. Mit Resource Central können Sie wiederkehrende Besucher im System einrichten und mehrere Besucher auf einmal registrieren. Diese kleinen Effizienzgewinne summieren sich im Laufe der Zeit und führen dazu, dass mehr Zeit mit produktiver Arbeit verbracht werden kann als mit zeitaufwendigen Verwaltungsabläufen.
Technologie und menschliche Berührungspunkte kombinieren – Die Automatisierung des Empfangsbereichs mit einer Empfangssoftware ist eine weitere Möglichkeit, das Besuchererlebnis und die Besucherverwaltung insgesamt zu verbessern. Die Mitarbeiter im Front Office können sich auf andere Aufgaben konzentrieren, und der rationalisierte Prozess der Gästeregistrierung stärkt das professionelle Image und den Ruf des Unternehmens.
Vorteile eines stärker automatisierten Besuchermanagements
Wir haben bereits einige Vorteile einer verbesserten Besucherverwaltung erwähnt, und hier kommt ein noch umfassenderer Überblick:
- Schaffen Sie positivere Besuchererfahrungen, um ein positives Arbeitsumfeld zu fördern
- Erzielen Sie einen optimalen ersten Eindruck, der zu weiterer Zusammenarbeit anregt und den guten Ruf der Organisation unterstützt
- Unterstützung von Gesundheitsinitiativen, die dem Einzelnen mehr Möglichkeiten bieten
- Rationalisierung der Check-in-Verfahren für mehr Effizienz am Empfang
- Reduzieren Sie die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter an der Rezeption durch Selbstregistrierungskioske
- Gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse und Daten über Besucherströme und Front-Office-Management
- Verbesserung von Sicherheit und Schutz am Arbeitsplatz
Kann eine bessere Besucherverwaltung die Sicherheit am Arbeitsplatz wirklich verbessern?
Ja. Ein gutes System für die Besucherverwaltung kann dazu beitragen, den Arbeitsplatz sicher zu halten, indem es hilft den Überblick zu behalten, wer sich wann auf dem Gelände aufhält, und indem die Mitarbeiter über ankommende Besucher informiert und/oder eine Zugangsberechtigung verlangt. Resource Central verfügt beispielsweise über eine Funktion zur Besucherautorisierung, die Unternehmen so konfigurieren können, dass bestimmte Mitarbeiter (Autorisierer) die Möglichkeit haben, den Besuch von Gästen an bestimmten Orten und in bestimmten Bereichen des Büros zu genehmigen. Ein Autorisierer wird per E-Mail über die Ankunft eines Besuchers benachrichtigt und kann die Berechtigungen einfach über die Besucherübersicht in Resource Central verwalten. Autorisierer können im System auch als Empfangsmitarbeiter eingerichtet werden und Besucher ein- und auschecken, Ausweise drucken und vieles mehr.
Hier sind drei weitere Möglichkeiten, wie Resource Central einer Organisation ermöglicht, die Sicherheit mit Autorisierern zu verbessern:
- Legen Sie verschiedene Autorisierungsprozesse fest, um die Anforderungen an die Besucherautorisierung für offene Bereiche und Hochsicherheitsbereiche zu kontrollieren.
- Konfigurieren Sie Berechtigungen so, dass Besucher, die in Bereiche mit hoher Sicherheit oder Bereiche mit begrenzter Kapazität gehen, eine Berechtigung benötigen, während „offenere” Bereiche keine Berechtigung benötigen
- Richten Sie das System so ein, dass Gäste während ihres Besuchs begleitet werden müssen.
Letztendlich beginnt die Verbesserung des Besuchermanagements mit den richtigen Technologielösungen und der Kombination von menschlichen und digitalen Berührungspunkten.
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