Optimeret gæsteregistrering til den moderne arbejdsplads

Nutidens medarbejderstab er mere global end nogensinde. Og da mange virksomheder arbejder med hybridmodeller, er det vigtigere end nogensinde at skabe et positivt førstehåndsindtryk. Det gælder især for virksomheder med fysiske kontorer.

Uanset om det er medarbejdere, leverandører eller partnerbureauer, er en venlig velkomst afgørende for en virksomheds omdømme og det første samarbejde. Optimeret gæsteregistrering kan også være med til at forbedre sikkerheden på arbejdspladsen og reducere arbejdsbyrden for dem, der arbejder på kontor og medarbejdere i receptionen.

Enkle måder at forbedre gæsteregisteringen på

For at understøtte en god besøgsoplevelse kan følgende tiltag hjælpe med at forbedre firmaets gæsteregistrering:

Implementer berøringsfri løsninger – Som følge af pandemien er helbredet mere i fokus end nogensinde. Overvej berøringsfrie løsninger til besøgende, såsom selvregistreringskiosker, der giver gæsterne mulighed for at registrere sig selv ved ankomst. Sådanne kiosker er særligt velegnede til ubemandede lobbyer eller velbesøgte områder på virksomheden.

Automatiser rutinebesøg – For virksomheder, der arbejder med eksterne partnere, eller hvis personale kun arbejder på det fysiske kontor nogle gange, kan muligheden for at automatisere tilbagevendende besøg forenkle og strømline arbejdsdagen. Med Resource Central kan du oprette tilbagevendende besøg i systemet og registrere flere gæster på én gang. Disse små effektivitetsforbedringer tæller op over tid og betyder, at der kan bruges mere tid på produktivt arbejde end på tidskrævende administrative processer.

Kombiner teknologi og menneskelige berøringspunkter – Automatisering af receptionen med software er en anden måde at forbedre den samlede besøgsoplevelse og selve gæsteregistreringen på. Front office medarbejderne kan fokusere på andre opgaver, og den strømlinede gæsteregistreringsproces forbedrer virksomhedens professionelle image og omdømme.

Fordele ved mere automatiseret gæsteregistrering

Vi har allerede nævnt nogle af fordelene ved forbedret gæsteregistrering, og her kommer et endnu mere omfattende overblik:

1. skab positive besøgsoplevelser for at fremme et positivt arbejdsmiljø
2. skab et optimalt førstehåndsindtryk, der indbyder til yderligere samarbejde og understøtter virksomhedens gode omdømme
3. støt sundhedstiltag, der giver den enkelte medarbejder flere muligheder
4. strømline check-in-procedurer for større effektivitet i receptionen
5. reducér receptionspersonalets arbejdsbyrde vha. selvregistreringskiosker
6. få relevant indsigt og data om besøgsstrømme og front office management
7. forbedr sikkerheden og trygheden på arbejdspladsen

Kan bedre besøgsstyring virkelig forbedre sikkerheden på arbejdspladsen?

Ja, et godt besøgsstyringssystem kan hjælpe med at holde arbejdspladsen sikker ved at hjælpe med at holde styr på, hvem der er i lokalerne og hvornår, og ved at underrette personalet om ankomne gæster og/eller kræve adgangstilladelse. Resource Central har f.eks. en besøgsautorisationsfunktion, som virksomheden kan konfigurere, så bestemte medarbejdere (Authorizers) kan godkende gæster til bestemte områder eller zoner i bygningen. En authorizer får besked via e-mail når en gæst ankommer og kan nemt administrere tilladelser via besøgsoversigten i Resource Central. Authorizers kan også oprettes i systemet som receptionister, der tjekker besøgende ind og ud, udskriver navneskilte og meget mere.

Her er yderligere tre måder, hvorpå Resource Central gør det muligt for organisationen at forbedre sikkerheden vha. Authorizers:

1. Indstil forskellige autorisationsprocesser til at kontrollere kravene til gæsteautorisation for fælles områder og områder med høj sikkerhed.
2. Konfigurer autorisationer, så besøgende, der skal ind i højsikkerhedsområder eller områder med begrænset kapacitet, kræver autorisation, mens mere åbne områder ikke kræver autorisation.
3. Opsæt systemet, så gæster skal ledsages under deres besøg.

I sidste ende starter en forbedret gæsteregistrering med de rigtige teknologiske løsninger og en kombination af menneskelige og digitale berøringspunkter.

Få mere at vide om løsninger til gæsteregistrering fra Add-On Products