Organisieren Sie Besprechungen & Raumbuchungen über Outlook mit unserem Raumbuchungssystem „Resource Central“

Einfach in Outlook® eine Besprechung buchen, nach verfügbaren Räumen und Ressourcen suchen, Catering und andere Leistungen bestellen – und das war alles! Die manuelle Bearbeitung von Stornierungen oder die Arbeit mit mehreren Systemen für die Bestellung von zugehörigen Dienstleistungen oder die Erstellen von internen Zuordnungen oder Rechnungen entfällt, da Resource Central mit ERP-Systemen integriert werden kann.

Raumbuchungssystem für Outlook® Integration

Besprechungsräume buchen

Suchen Sie an einem oder mehreren Standorten nach geeigneten Besprechungsräumen. Durch Kategorien wie Videokonferenz, Filter oder Raumkapazität finden Sie mithilfe der benutzerfreundlichen und intuitiven Bedienoberfläche den idealen Raum.

Resource Central ist ein Komplett-Tool zur Planung von Besprechungen und Konferenzen für Office 365, Microsoft Outlook® und Exchange. Sein Einsatz verringert die Kosten für Ihre Meetings und erlaubt es Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit auf andere Aufgaben zu verwenden. Damit werden Service-Niveau und Effizienz verbessert – was sich auch in Ihrem ROI widerspiegelt.

Catering ordered with our resource booking software

Catering und zusätzliche Dienstleistungen buchen

Verschlanken Sie die Planung Ihrer Besprechungen durch die Bestellung von Catering, Einrichtungen und IT-Anforderungen sowie allen weiteren internen oder externen Dienstleistungen in nur einem Schritt.

Als Dienstleister werden Sie automatisch benachrichtigt und erhalten Auftragsformulare. Bei Bedarf können Sie Aufträge einschließlich aller vom Besprechungsorganisator vorgenommenen Änderungen und Stornierungen seit dem erstmaligen Auftragseingang anzeigen und ausdrucken.Das Personal, z.B. im Catering, braucht sich nicht um die Änderungen zu kümmern. Das reduziert das Fehlerrisiko, da alle Stornierungen von Resource Central durchgeführt werden.

hot-desks

Hot-Desks/Office-Hoteling buchen

Reduzieren Sie die Gemeinkosten und ermöglichen Sie flexible Arbeitsinitiativen durch das Verwalten von Arbeitsplätzen.

Organisationen, die ihre Ressourcen effizienter nutzen möchten, setzen bei der Planung ihrer Arbeitsplätze zunehmend auf Resource Central. Mit Resource Central können Nutzer verfügbare Arbeitsplätze nach Kategorie und Standort direkt über Outlook® suchen und buchen – im Voraus oder bei Bedarf.

Book meetings on smartphones and tablets

Besprechungen immer und überall organisieren

Mit der Buchungs-Web-App von Resource Central buchen Sie Besprechungen mit Ressourcen und Teilnehmern über Ihr Smartphone, Tablet oder jedes andere internetfähige Gerät – ein Outlook®-Client ist dazu nicht erforderlich.

Mit Resource Central können Sie jederzeit und überall auf Ihren Kalender zugreifen und Besprechungen oder Ressourcen buchen, unabhängig von Geräten, Browsern oder Outlook®-Clients. Verwenden Sie dazu unsere Buchungs-Web-App für z. B. iPhone, iPad, Android-Geräte, Windows Phone und alle wichtigen Desktop-Browser.

Skype for business

Skype für Business Integration

Fügen Sie ganz leicht Videokonferenz- und Bildschirmfreigabe-Links in Ihre Besprechungsanfragen mit Resource Central und Skype für Business ein.

Resource Central unterstützt die native Skype for Business-, Videokonferenz und Bildschirmfreigabefunktion. Arbeiten Sie mit jedem zusammenarbeiten, von überall – ganz einfach mit Resource Central und Skype für Business. Starten Sie einfach ein neues Skype Meeting in Outlook und legen Sie los.

Outlook integration

Outlook® und Exchange Integration

Als Microsoft Outlook® oder Office 365 Benutzer ist es wichtig, dass Ihr Raum- und Ressourcenbuchungssystem mit Microsoft Outlook® und Exchange arbeitet.

Resource Central arbeitet nahtlos mit Office 365, Microsoft Outlook® und Exchange zusammen, mit den eigenen Standards von Microsoft. Raumverfügbarkeiten werden in Echtzeit aktualisiert und sind daher stets genau. Lassen Sie sich von der Technik inspirieren.

digitalen informationsanzeigesystemen

Integration mit digitalen Informationsanzeigesystemen

Verbessern Sie Ihre interne und externe Kommunikation mit der Integration in digitale Informationsanzeigelösungen.

Sie können Resource Central auch in unsere digitalen Informationsanzeigelösungen, Digital Sign Service und Ariadne, integrieren. Eine digitale Informationsanzeigelösung lässt sich nahtlos in Resource Central integrieren, damit Informationen über die Besprechungsräume automatisch auf den Anzeigen erscheinen. Eine einfache Auswahl beim Raumbuchungsvorgang bewirkt, dass die Informationen direkt an die digitalen Anzeigen oder Monitore im Empfangsbereich, vor Besprechungsräumen oder an anderen geeigneten Stellen gesendet werden. Unsere digitale Informationsanzeigesoftware unterstützt jede auf iOS, Android oder Windows 7 basierende Hardware sowie Anzeigen von Modulex.

integrierte standardberichte

Integrierte Standardberichte

Erstellen Sie Berichte über Catering, Ressourcennutzung, die Bestellung von zusätzlichen Dienstleistungen, Besucher und vieles mehr.

Mit Resource Central können Sie Berichte über die Ressourcennutzung erstellen und damit das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens zu verbessern helfen. Anhand der Berichte über die Auslastung Ihrer Besprechungsräume können Sie kontrollieren, ob Ihre Besprechungsräume optimal genutzt werden. So können Sie beispielsweise vermeiden, dass Hot-Desks ungenutzt bleiben. Lassen Sie unseren ROI-Rechner ermitteln, welche Ressourcenersparnis Resource Central Ihrem Unternehmen erwirtschaften kann

Receptionist software

Software für Rezeptionisten zur Planung von Ressourcen

Erweitern Sie den professionellen Auftritt Ihres Unternehmens mit einer Software zur Planung von Ressourcen.

Resource Central hilft Ihnen, einen guten Eindruck auf Besucher zu machen, die Ihr Unternehmen zum ersten Mal besuchen. Sobald Besucher durch die Eingangstür in das Gebäude gehen, bilden sie sich sofort eine Meinung über Ihr Unternehmen. Wenn die Besucher neue oder potenzielle Kunden sind, können ein herzlicher Empfang und schnelle, korrekte Informationen zu einer langen Kundenbeziehung führen.

Mit Resource Central fühlen sich Ihre Besucher willkommen und gut informiert. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter Zeit, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Weitere Informationen
Booking Manager

Booking Manager

Resource Central umfasst eine Funktion, mithilfe derer Schlüsselpersonal – wie SekretärInnen oder persönliche AssistentInnen – alle bestehenden Reservierungen für Ressourcen verwalten und ändern kann. Wenn beispielsweise der Organisator einer Besprechung eine Besprechung mit vier Teilnehmern geplant hat, hierfür aber einen der großen Konferenzräume mit 20 Sitzplätzen reserviert, kann das Schlüsselpersonal die Raumbuchung ändern, sodass der große Raum für andere zur Verfügung steht.

Die Buchungsmanager-Funktion ist besonders hilfreich für Organisationen mit wenigen Besprechungsräumen. Er hilft der Organisation bei der Optimierung von Raumbuchungen und Ressourcen.

Ressourcen

Weitere Ressourcen wie Laptops, Projektoren, Beamer usw. buchen

Machen Sie Ihren Buchungsprozess noch effizienter, indem Sie auch diese zusätzlichen Ressourcen über Resource Central buchen.

Die Bestellformulare können Sie Ihren speziellen Erfordernissen anpassen. Bestellformulare sind zu 100% benutzerdefinierbar. Das bedeutet, zugehörige Dienstleistungen können entsprechend bestimmter Besprechungsräume, Gebäude, Standorte oder Länder definiert werden. Seien es Parkplätze, die Organisation von Veranstaltungen oder was auch immer Ihr Unternehmen benötigt: Mit Resource Central können Sie alles buchen

Besuchermanagementsystem

Kundenservice verbessern mithilfe des Besuchermanagementsystems

Bringen Sie Ihren Kundenservice auf den neuesten Stand mit Besucherausweisen, Registrierung durch Einlesen von Strichcodes und E-Mail-Benachrichtigungen.

Besucher fühlen sich willkommen, wenn sie sehen, dass man in Ihrem Unternehmen Besucherausweise für sie vorbereitet hat. Gleichzeitig können Sie Besucher zügig per Einlesen eines Strichcodes registrieren und leicht und ohne umständliches Suchen in Papieren feststellen, wer gekommen ist und wer fehlt. So bleibt Zeit, sich um die Besucher zu kümmern und dafür zu sorgen, dass sie sich wohl fühlen. Zudem ersparen mit Namen versehene Besucherschilder peinliche Momente, die entstehen, wenn man den Namen eines Gastes vergessen hat und ihn damit unter Umständen kränkt.

Raumbuchung Software as a Service

SaaS | Raumbuchung Software as a Service

Software as a Service (SaaS) ermöglicht es Benutzern eine cloudbasierte Anwendung zu abonnieren, die von einem Cloud-Service-Provider gehostet und verwaltet wird. SaaS ist eine Alternative zur standardmäßigen On-Premise-Software, bei der Sie selbst einen Server aufsetzen, die Anwendung installieren und für Ihr geschäftliches Umfeld konfigurieren müssen.

Resource Central kann entweder On-Premise in Ihrer eigenen Cloud oder in der Cloud von Add-On Products als vollwertige SaaS-Lösung installiert werden.
Die Cloud von Add-On Products baut auf  Microsoft Azure, auf bietet unsere modernste Software und skalierbare Plattformarchitektur, und wird zusätzlich von unseren eigenen erfahrenen Mitarbeitern verwaltet und unterstützt.

Weitere Informationen (Englisch)

Funktionen

    • Auflisten und Buchen verfügbarer Konferenzräume, Arbeitsplätze oder Hot-Desks über Outlook®
    • Erledigung aller Änderungen und Stornierungen mit Resource Central
    • Schneller Überblick über alle Besprechungsräume und Anzeige von Verfügbarkeit, ausgewählten Bildern sowie wichtigen Details wie maximale Kapazität
    • Intuitive und benutzerfreundliche Bedienoberfläche
    • Anzeige der Verfügbarkeit aller internen Besprechungsteilnehmer
    • Resource Central unterstützt wiederkehrende Besprechungen und andere komplexe Buchungsvorgänge
    • Auflisten und Buchen verfügbarer Hot-Desks über Outlook®
    • Effizientere Nutzung Ihrer Arbeitsplätze durch Planung und Buchung
    • Intuitive und benutzerfreundliche Bedienoberfläche
    • Bestellung von Audio-/Video-Technik und anderen Leistungen in Ihrem Outlook®-Kalender
    • Automatischer Versand von Auftragsbestätigungen an alle Besprechungsorganisatoren, Catering-Personal usw. Das reduziert die Arbeitslast und verbessert die interne Kommunikation.
    • Anzeige von Reservierungen und Bestellungen in separatem Administrationsmodul
    • Intuitive und benutzerfreundliche Bedienoberfläche sowohl für den Besprechungsorganisator als auch für die Dienstleister
    • Analyse der Nutzung von Räumen und Arbeitsplätzen und Ermittlung von zu hoher bzw. zu geringer Auslastung von Ressourcen
    • Verwendung eines standardmäßigen Ressourcennutzungsberichts bzw. einfache Erstellung eines benutzerdefinierten Berichts, der ganz auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist
    • Berichtsgenerator auf Basis von Microsoft Reporting Services
    • Drucken von Besucherausweisen
    • Einlesen von Strichcodes für eine zügige Registrierung
    • E-Mail-Benachrichtigung bei Ankunft eines Besuchers
    • Resource Central ist DSGVO-konform. Zum Beispiel ist es möglich, auch die Besucherdaten nach einer vorgegebenen Anzahl von Tagen automatisch zu löschen.

Resource Central hilft Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie:

    • Welche Räume und Arbeitsplätze sind überlastet?
    • Sind zu späte Stornierungen der Grund für die Belegung von Besprechungsräumen?
    • Sind einige der Besprechungsräume verzichtbar und könnten in Büroräume umgewandelt werden?
    • Was kann getan werden, um die Auslastung der Besprechungsräume zu verbessern?