RAUMBUCHUNGS
SYSTEM
FÜR OUTLOOK®
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Raumbuchungssystem über Microsoft

Unser Raumbuchungssystem wurde speziell für Microsoft Outlook®, Microsoft 365, Teams und den Exchange-Server entwickelt und ermöglicht Ihnen, passende Besprechungsräume schnell und einfach zu lokalisieren und einzuplanen. Sie können nach geeigneten Räumen an einem oder an mehreren Standorten suchen.

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Meeting room booking system
Weltweites vertrauen

Besprechungen & Raumbuchungen einfach über Microsoft Outlook® organisieren

Möchten Sie künftig weniger Zeit und Mühe aufwenden, um Besprechungen zu organisieren? Ist es oft schwierig, verfügbare Besprechungsräume zu finden? Verhindern späte Stornierungen die effiziente Nutzung Ihrer Besprechungsräume, oder möchten Sie wissen, welche Räume zu stark ausgelastet sind?

Dann sollten Sie unser Raumbuchungssystem Resource Central kennenlernen, denn mit dieser cleveren Software können Sie Besprechungen spürbar effizienter organisieren und verwalten. Unser Raumbuchungssystem kann entweder On-Premise, in Ihrer eigenen Cloud oder in der Cloud von Add-On Products als vollwertige SaaS-Lösung installiert werden.


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Besuchermanagement

Mit Resource Central kann der Organisator einer Besprechung Besucher vorregistrieren, und die Mitarbeiter an der Rezeption können das Einchecken der Besucher vornehmen, individuelle Ausweise drucken und Barcode-Scans durchführen, um den Überblick über die Teilnehmer zu behalten.

Unser Raumbuchungssystem beinhaltet eine Funktion zur Selbstregistrierung, mit der die Besucher selbsttätig einchecken können. Beim Check-in sendet das System automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung oder Text/SMS* an den Organisator der Besprechung.

*Optional / zusätzliche Kosten.

Lesen Sie mehr über Besuchermanagement →

Benutzerfreundliche Raumbuchungslösung


Buchen Sie Zusatzleistungen wie Laptops, Projektoren, Autos, Fahrräder usw.

Optimieren Sie Ihren Buchungsprozess, indem Sie Sammelkategorien für Zusatzleistungen erstellen und in der jeweiligen Kategorie im Bestellformular die entsprechenden detaillierten Leistungen eintragen.

Bestellformulare sind flexibel aufgebaut und lassen sich deshalb auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden. In der Praxis bedeutet dies, dass die zugehörigen Leistungen auf jedem Bestellformular variieren können – je nach Sammelkategorie, Gebäude oder Standort. Mit dem Raumbuchungssystem Resource Central können Sie alles buchen, was für das Unternehmen benötigt wird – von Parkplätzen bis hin zu größeren Veranstaltungen.


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Gruppentische, Arbeitsplätze und Parkplätze als Pooled Ressourcen

Pooled Ressourcen bezeichnet Ressourcen, die einer bestimmten Gruppe („Pool“) zugeordnet sind – jede Ressource kann so oft gebucht werden, wie verfügbare Ressourcen im Pool vorhanden sind. Arbeitsplätze oder Parkplätze lassen sich in Pools, beispielsweise nach Standort, Abteilung usw., definieren. Wenn Sie einen Arbeitsplatz in einem solchen Pool buchen, können Sie jeden Arbeitsplatz nutzen, der frei ist, wenn der Zeitpunkt für Ihre Reservierung begonnen hat.

Auch Buchungsberechtigungen lassen sich mit Pooled Ressourcen nutzen: Sie können zum Beispiel einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitern die Rechte erteilen, Ressourcen in einem bestimmten Pool zu buchen und andere Mitarbeiter davon ausschließen.

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Hot Desking | Flexible Arbeitsplätze

Die Arbeitsplatzverwaltung mit unserem Raumbuchungssystem senkt die Gemeinkosten und ermöglicht flexible Arbeitsformen.

Unternehmen, die ihre Räumlichkeiten effizienter nutzen möchten, verwenden immer häufiger Resource Central für die Zuteilung ihrer Arbeitsplätze. Mit Hot Desking können Benutzer mittels Filter und Standort über Outlook® nach verfügbaren Arbeitsplätzen suchen und diese für einen bestimmten Termin reservieren oder bei akutem Bedarf sofort buchen.

Erfahren Sie mehr über Hot Desking →

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Bestellen Sie Catering und zusätzliche Dienstleistungen

Mit unserem Raumbuchungssystem können Sie die Planungsphase beschleunigen, weil Sie bereits beim Anlegen der Besprechung in Outlook® im Handumdrehen verschiedene Dienstleistungen buchen können: Catering, AV-Geräte, Tischanordnung oder andere interne oder externe Services.

Unser Raumbuchungssystem Resource Central unterstützt Dienstleister bei der Durchführung von Bestellungen – vom Anlegen des Auftrags bis zur Lieferung. Eingehende Bestellungen erhalten die Dienstleister automatisch. Auch Änderungen müssen die Dienstleister nicht mehr manuell vornehmen, da Resource Central Änderungen und Stornierungen automatisch ausführt.

Integrationen


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Microsoft Outlook®, Teams und Exchange Integration

Resource Central wurde für Microsoft Outlook®, Teams, Exchange und Microsoft 365 entwickelt und basiert auf den Standards von Microsoft. Damit verfügen Sie über eine praktisch nahtlose Integration mit Ihrer bestehenden Microsoft-Messaging-Plattform.

Das bedeutet gleichzeitig, dass keine Nutzer- oder Buchungsdaten aus Ihrer Microsoft-Plattform migriert werden müssen, und Sie müssen sich ebenfalls keine Sorgen über die Verfügbarkeit von Fremdsystemen machen. Die Verwendung von Microsoft Exchange oder Microsoft 365 als primäre Datenbank ist das beste und sicherste Verfahren, um die Verfügbarkeit von Räumen und Ressourcen zu gewährleisten – stets präzise und mit Aktualisierung in Echtzeit.

Integriert in Microsoft Teams

Microsoft Teams ist die Team-Software der nächsten Generation von Microsoft. Resource Central ist aufgrund seines hohen Integrationsniveaus mit Microsoft Exchange und Microsoft 365 ebenfalls bereit für diese Teamarbeit.

Resource Central bietet zwei spezielle Teams-Apps und nutzt damit die derzeitig vorhandenen Fremdfunktionalitäten von Microsoft voll aus.

Die erste App – ‚My Meetings’ – liefert Ihnen einen kompletten Überblick sowie Editierungsfunktionen für die gebuchte Besprechung, damit verbundene bestellte Services und Besucher. Die zweite App – ‚Orders‘ – wurde dazu entwickelt, Ihre Dienstleister zu unterstützen. Durch diese App werden die Dienstleister in die Lage versetzt, Bestellungen direkt in Teams zu bearbeiten. Sie können darüber hinaus über Team Posts mit ihren eigenen Teammitgliedern chatten und so die Zusammenarbeit bei den Bestellungen sicherstellen.


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Arbeitsplatzbuchung für iOS und Android

Kombinieren Sie Resource Central mit unserer App zur Arbeitsplatzbuchung und machen Sie flexibles Arbeiten so effizient wie nie zuvor.

Besprechungsräume und Hot Desks lassen sich direkt von Ihrem Smartphone aus buchen und verwalten. Sie können nach verfügbaren Arbeitsplätzen suchen, die Ihren Kriterien entsprechen oder sie direkt in den farbcodierten Etagenübersichten buchen. Sie können sogar nach den Namen von Kollegen suchen, um einen Schreibtisch in der Nähe Ihres Teams zu finden oder QR-Codes scannen.

Erfahren Sie mehr über Arbeitsplatzbuchung →

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Resource Central in Raumbuchungsdisplays integrieren

Kombinieren Sie unsere Raumbuchungssoftware mit unserer Lösung für Digitale Türschilder.

Nutzen Sie unsere Software für digitale Türschilder, um Besprechungen direkt am digitalen Türschild zu erstellen, bestätigen, verlängern oder zu beenden. Oder verwenden Sie unsere Technologie, um auf einem Schild mehrere Besprechungsräume oder Arbeitsplätze in einer Übersicht darzustellen.

Ganz gleich, ob Sie Besprechungen direkt am digitalen Türschild des Besprechungsraums oder in Ihrer gewohnten Outlook®-Umgebung buchen – Ihre Besprechung wird automatisch mit dem Exchange-Server synchronisiert. Unsere Arbeitsplatz-Displays sind ein intelligentes Tool, um Arbeitsplätze zu verwalten und zu buchen.

Raumbuchungssystem Highlights


Buchen Sie verfügbare Räume mit interaktiven Etagenübersichten

Die Etagenübersicht-Funktion in Resource Central macht die Raumbuchung so einfach wie nie zuvor. Dank der interaktiven Etagenübersicht-Funktion können Sie schnell zum gewünschten Standort navigieren und aus den grün markierten Besprechungsräumen mit einem Klick den geeigneten Raum auswählen.

Etagenübersichten liefern Ihnen eine grafische Darstellung der Besprechungsräume, sodass Sie deren Größe und Kapazität auf einen Blick erfassen und im Handumdrehen den passenden Raum auswählen können.


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Arbeitsplatznutzung mittels Berichten überwachen

Sie möchten die Auslastung Ihrer Büroflächen und Ressourcen maximieren?

Ganz gleich, ob Sie Facility-Manager, CIO oder Event-Planer sind: Unser Raumbuchungs- und Ressourcenbuchungssystem mit Berichterstattung ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ressourcen- und Arbeitsplatznutzung in Ihrem Gebäude zu behalten. Sie können für Dokumentationszwecke detaillierte Berichte über Arbeitsplatz- und Besprechungsraumnutzung generieren. Anhand der Berichte erfahren Sie, wie der Raum genutzt wird, sodass Sie festlegen können, welche Art von Besprechungsraum und wie viel Platz Sie benötigen und was Sie nicht benötigen, um so einen Beitrag zur Senkung der Gemeinkosten zu leisten.

Integration von Videokonferenzen

Mit dem Raumbuchungssystem Resource Central finden Sie im Handumdrehen passende Räume, die mit Videokonferenztechnik ausgestattet sind. Resource Central arbeitet mit mehreren Videokonferenzsystemen zusammen, einschließlich Microsoft Teams, Pexip und Polycom.

Wenn ein Organisator eine Besprechung in Räumen plant, die beispielsweise mit Polycom-Geräten und -Software ausgestattet sind, wird die Verbindung automatisch hergestellt. Dadurch entfällt der technische Aufwand, die Konfiguration der Verbindung manuell vorzunehmen. Andere Endpunkte und Audioanrufe können in die Videokonferenz ebenfalls integriert werden.

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Raumbuchung per Web-App | Besprechungen immer und überall organisieren

Buchen Sie Besprechungen mit den gewünschten Leistungen und Teilnehmern ganz einfach über Ihr Smartphone, Tablet oder Ihren Browser, ohne dass Sie einen Outlook®-Client benötigen: mit der Web-App von Resource Central.

Mit unserem Raumbuchungssystem müssen Sie lediglich in Ihren Kalender sehen und können Besprechungen und Leistungen jederzeit und überall buchen – unabhängig von Gerät, Browser und Outlook®-Client.


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Outlook® Add-in mit plattformübergreifendem Support

Mit Resource Finder als Add-in für Outlook® können auch Unternehmen, die alternative Outlook®-Versionen verwenden – beispielsweise Outlook® für Mac oder Outlook® on the web (OWA) –, beim Raumbuchungsprozess Zeit und Geld sparen.

Das Add-in Resource Finder ermöglicht es, geeignete Räume aufgrund verschiedener Standorte, Kategorien, Etagenübersichten oder bestimmter Eigenschaften zu finden, oder Sie filtern die Räume basierend auf der Anzahl der eingeladenen Teilnehmer. Die Verfügbarkeit der Räume und der Teilnehmer wird mit einer entsprechenden Farbkodierung angezeigt.

Nachdem Sie Ihren Besprechungsraum gebucht haben, können Sie Bewirtung und zusätzliche Dienstleistungen bestellen.

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Lassen Sie Schlüsselpersonal Ihre Besprechungsräume verwalten

Mit unserem Raumbuchungssystem kann Schlüsselpersonal aus Bereichen wie Sekretariat oder Rezeption sämtliche Raum- und Mittelreservierungen vornehmen. Wenn ein Organisator beispielsweise eine Besprechung mit vier Teilnehmern organisiert, aber einen großen Konferenzraum mit 20 Plätzen bucht, kann das Schlüsselpersonal die Raumbuchung ändern, sodass der große Raum für Besprechungen mit vielen Teilnehmern zur Verfügung steht.

Diese Booking-Manager-Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, in denen die Anzahl der Besprechungsräume knapp bemessen ist.

SaaS | Raumbuchung Software as a Service

Unser Raumbuchungssystem kann entweder On-Premise, in Ihrer eigenen Cloud oder in der Cloud von Add-On Products als vollwertige SaaS-Lösung installiert werden.

Die Cloud von Add-On Products basiert auf Microsoft Azure und bietet eine skalierbare Plattformarchitektur, die von unseren eigenen und erfahrenen Mitarbeitern verwaltet und gepflegt wird.

Lesen Sie mehr über unsere Raumbuchung Software as a Service (Englisch) →

Funktionsübersicht

  • Verfügbare Besprechungsräume, Ressourcen, Geräte, Fahrzeuge oder Hot Desks mit Outlook® anzeigen und buchen
  • Catering, Tischanordnung und andere Dienstleistungen bestellen
  • Regelmäßige Besprechungen und Dienstleistungen buchen
  • Mehrere Ressourcen sowie Catering und Zusatzleistungen in einem Schritt buchen
  • Auftragsbestätigungen werden an alle Organisatoren und Dienstleister automatisch versendet
  • Automatischer Workflow für Änderungen und Stornierungen
  • Catering-Produkte und Menüs individuell nach Kundenwunsch bestellen
  • Angaben zu Nährwert und Allergenen anzeigen lassen
  • Buchungen und Bestellungen im Namen Ihrer Kollegen mit Hilfe der „Assisting Organizer“-Funktion verwalten
  • Verfügbarkeit, Raumbeschreibung und Bilder anzeigen lassen, um sich einen Überblick über sämtliche Besprechungsräume zu verschaffen
  • Gewünschte Standorte filtern und verfügbare Besprechungsräume dank farbcodierter interaktiver Grundrisse finden
  • Verfügbarkeit interner Besprechungsteilnehmer anzeigen lassen
  • Ressourcenreservierungen mit der „Booking Manager“-Funktion verwalten
  • Die Auswahl von Ressourcen verbergen oder begrenzen, wenn nicht jeder Organisator die Erlaubnis hat, diese zu buchen
  • Reservierungen und Bestellungen anzeigen lassen
  • Integrierte Standardberichte nutzen, zum Beispiel den Ressourcenauslastungsbericht
  • Vorregistrierung von Besuchern vornehmen, Besucherausweise drucken und Barcode-Scans durchführen sowie Benachrichtigungen erhalten, wenn Besucher eintreffen
  • Vertrauliche Daten manuell oder automatisch löschen, um die DSGVO einzuhalten
  • Selbstregistrierung zur schnellen Registrierung nutzen
  • Resource Central unterstützt 16 Sprachen