Einfache Regeln, damit Hot-Desking ein Erfolg wird

Wenn man ein fremdes Haus besucht oder eine Wohnung für den Urlaub mietet, gibt es bestimmte Regeln für Gäste. Wie viele Personen sich dort aufhalten dürfen, eine Sperrstunde für Lärm und andere Regeln, die die Pflege und Instandhaltung des Hauses gewährleisten sollen.

Und im Büro gab es schon immer Höflichkeitsregeln, die dazu dienen, dass Mitarbeiter sich wohlfühlen und der Respekt zwischen den Mitarbeitern während der Arbeitszeit gewährt wird.

Wie sieht es nun mit der Einführung von Hot Desking in vielen Büros nach der Pandemie aus? Gibt es eine Hot-Desk-Politik, über die man nachdenken sollte?

Ja. Auch wenn sie unausgesprochen sind, sollten die folgenden Hot-Desk-Regeln gelten, damit jeder Mitarbeiter respektiert wird, sich wohl fühlt und produktiv arbeiten kann.

Die ungeschriebenen Hot-Desk Regeln

1. Reservieren Sie einen Schreibtisch im Voraus, wann immer möglich

Eine der wichtigsten Regeln für Hot Desking besteht aus zwei Teilen. Der erste Teil besteht darin, einen Schreibtisch immer im Voraus zu reservieren. Andernfalls kann es Zeit kosten einen Platz bekommen, was zu Produktivitätsverlusten führt und Teams, die zusammenarbeiten müssen, voneinander trennt.

Der zweite Teil dieser Regel besteht darin, bei der Reservierung die vom Büro vorgegebenen Verfahren und Richtlinien zu befolgen. Jeder Mitarbeiter sollte ein Onboarding-Verfahren durchlaufen, um zu lernen, wie die Buchungssoftware zu verwenden ist, und die Hot-Desking-Richtlinien des Unternehmens kennenlernen. Dies ist äußerst wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen ein flexibles Arbeitsumfeld aufrechterhalten kann, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen.

Ein hybrider Arbeitsplatz muss zwar anpassungsfähig sein, aber es ist eine allgemeine Höflichkeit, einen Hot Desk möglichst im Voraus zu buchen.

2. Nutzen Sie die Reservierungsfunktionen Ihres Hot-Desk-Buchungssystems

Einige Buchungssysteme bieten einen Echtzeit-Überblick, die den Mitarbeitern bei der Reservierung ihres Schreibtischs helfen kann. Die Nutzung aller Funktionen eines Buchungssystems ist eine bewährte Praxis. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter den/die benötigten Arbeitsplatz/Arbeitsplätze zum richtigen Zeitpunkt und ohne Probleme erhalten.

Mit Resource Central werden die Grundrisse an das einzigartige Layout des Büros angepasst und in Echtzeit aktualisiert, so dass die Mitarbeiter im Voraus buchen, aber auch Änderungen vornehmen oder bei Bedarf schnell vor Ort buchen können. Und mit der Workspace Booking App können Kollegen auch nach einander suchen und Tische in der Nähe voneinander buchen, um Bereiche für die Zusammenarbeit zu reservieren. Darüber hinaus arbeitet die Workspace Booking App mit Resource Central zusammen, so dass alle Mitarbeiter jederzeit und überall einen Schreibtisch buchen können.

3. Seien Sie respektvoll – gegenüber anderen und gegenüber dem Büro

Laute Telefongespräche. Wildes Gestikulieren. Unordnung machen und nicht aufräumen. Den Papierkorb und die Papiere am Ende des Tages ausgebreitet liegen lassen.

Hot Desking bedeutet, den Schreibtisch und den Raum zu teilen. Es ist wichtig, dass wir auf unsere Hot-Desking-Nachbarn Rücksicht nehmen. Das bedeutet, dass Musik leise gestellt werden sollte (oder besser noch Kopfhörer benutzen). Nehmen Sie laute Anrufe oder Anrufe mit mehreren Personen in einem anderen Raum entgegen, z. B. in einem Besprechungsraum oder einem Huddle-Raum. Es bedeutet auch, den Schreibtisch mindestens so sauber zu hinterlassen, wie Sie ihn vorgefunden haben. Achten Sie darauf, dass Sie am Ende Ihres Arbeitstages alle Abfälle entsorgen, alle persönlichen Gegenstände entfernen und von Ihnen verursachte Unordnung aufräumen. Wenn Technologien oder Werkzeuge beschädigt wurden oder nicht funktionieren, sollten Sie so schnell wie möglich die hierfür zuständige Person oder Abteilung benachrichtigen.

Es ist wichtig, dass Sie auf Ihre Nachbarn und den Raum Rücksicht nehmen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen mit einem hybriden Arbeitsplatzmodell fortfahren und dafür sorgen, dass sich jeder Mitarbeiter sicher, geborgen und geschätzt fühlt.

4. Sorgen Sie für einen sauberen, aufgeräumten Raum

In Anbetracht der COVID-19-Pandemie, die noch frisch in Erinnerung ist, besteht eine weitere wichtige Best Practice beim Hot Desking darin, den Raum sauber und aufgeräumt zu halten. Wischen Sie die Oberflächen vor und nach der Benutzung mit antibakteriellen oder desinfizierenden Tüchern ab. Halten Sie Flüssigkeiten und Lebensmittel von Computern und Telefonen fern, und wenn Sie etwas verschmutzt haben, räumen Sie es sofort auf.

Hot Desking bedeutet oft, dass verschiedene Mitarbeiter jeden Tag an unterschiedlichen Orten arbeiten, so dass es für die Gesundheit und Sicherheit aller wichtig ist, eine hygienische Umgebung zu schaffen.

5. Überlegen Sie, wann die Zusammenarbeit einen anderen Raum benötigt

Die Hot-Desking-Regelungen im Büro können Einfluss darauf haben, wann Sie einen oder mehrere Schreibtische buchen sollten und wann nicht.

Ausserdem sollte jeder Mitarbeiter beim Hot Desking überlegen, wie man den Arbeitsplatz nutzt und ob es besser ist, eine andere Art von Arbeitsplatz zu buchen.

Wenn Sie zum Beispiel ein jährliches kreatives Branding-Meeting abhalten, ist es vielleicht nicht die beste Idee, fünf Schreibtische nebeneinander zu buchen. Dies könnte sogar den Austausch von Ideen oder Feedback behindern. In manchen Fällen ist die Buchung eines Hot Desks nicht der richtige Schritt. Stattdessen kann ein Huddle-Raum hier besser geeignet sein.

Während einige Hot-Desking-Lösungen nur Schreibtische anbieten, können Mitarbeiter bei Resource Central alles buchen: vom Einzelarbeitsplatz bis hin zu Besprechungs- und Konferenzräumen. Wenn Sie Hot-Desking im Büro in Erwägung ziehen, sollten Sie sorgfältig über den Zweck des Arbeitsplatzes nachdenken und überlegen, ob Sie mehrere Arbeitsplätze benötigen, um ein Team unterzubringen.

4 Regeln für Hot-Desking

1. Gestalten Sie den Raum neutral

Bei der Einrichtung einer flexiblen Arbeitsumgebung werden Hot Desks als individuelle Arbeitsbereiche eingerichtet, die nach Bedarf gebucht werden können. Im Gegensatz zu ihrer individuellen Natur ist es jedoch keine gute Praxis, sie zu personalisieren.

Hot Desks sind gemeinsam genutzte Schreibtische, und Sie werden nicht immer denselben buchen. Bringen Sie keine persönlichen Fotos, Schnickschnack, Stifthalter oder andere Dinge mit und lassen Sie sie dann liegen. Ihr Hot Desk ist für die Arbeit vor Ort da, aber er ist kein persönlicher Raum, den Sie bewohnen sollten.

2. Saubere und neutrale Arbeitsbereiche

Hot Desking-Bereiche sollten sauber und ordentlich sein. Wenn Sie Essen oder Flüssigkeit verschütten, wischen Sie es sofort auf. Hinterlassen Sie keinen Schmutz, keine Bleistift- oder Radiergummireste auf der Schreibtischoberfläche und keine Essensreste auf der Tastatur, wenn diese gemeinsam benutzt wird.

Um ein sauberes Arbeitsumfeld zu schaffen, sollten Sie Speisen und Flüssigkeiten nur in den Pausenräumen oder in der Mittagspause zu sich nehmen. Und wenn Sie beides an Ihren Schreibtisch mitbringen, achten Sie auf den Duft, denn er kann sich negativ auf Ihre Nachbarn auswirken und einen anhaltenden Geruch bei denjenigen hinterlassen, die den Schreibtisch am nächsten Tag benutzen.

3. An “verbotenen” Arbeitsplätzen arbeiten

Eine der einzigartigen Funktionen von Resource Central ist die Möglichkeit für Administratoren bestimmte Arbeitsbereiche – Besprechungsräume, Hot Desks usw. – für einen Zeitraum ‘nicht buchbar’ zu machen. Der Grund dafür ist, dass die Administratoren dazu beitragen können, dass die Arbeitsplatzanordnung die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen der Mitarbeiter erfüllt.

Nach der Pandemie ist dies äußerst wichtig. Aus diesem Grund ist es auch ein absolutes Tabu, an einem nicht zugelassenen Hot-Desk oder einem anderen Raum zu arbeiten. Dies ist nicht nur äußerst respektlos gegenüber anderen, sondern könnte auch die Kollegen gefährden.

4. Reservieren Sie sich Ihren Platz

Der Arbeitsplatz von heute ist in vielerlei Hinsicht flexibel und agil, aber das bedeutet nicht, dass Sie sich einfach einen beliebigen Arbeitsplatz aussuchen können. Jeder Mitarbeiter, der die Hot-Desking-Einrichtung eines Büros nutzt, sollte sich an die Hot-Desking-Richtlinien und die Regeln des Buchungssystems halten. Glauben Sie nicht, dass Sie als flexibler Mitarbeiter einfach jederzeit und überall einen Schreibtisch nehmen können.

Resource Central arbeitet unter anderem deshalb mit der Workspace Booking App und dem Scannen von QR-Codes vor Ort, um den Arbeitsplatz schnell zu buchen – auch wenn es in letzter Minute ist. Der Grundriss hilft den Mitarbeitern auch dabei, die Entscheidungen und den Platz der anderen zu respektieren, indem reservierte Arbeitsplätze gesperrt und verfügbare Schreibtische nur in grüner Farbe angezeigt werden.

Lernen Sie mehr über bewährte Praktiken für das Arbeitsplatzmanagement

Es gibt viele verschiedene Arten von flexiblen Arbeitsbereichen, und die ungeschriebenen Hot-Desking Regeln sind nur ein Teil der erfolgreichen Verwaltung dieser Bereiche.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie verschiedene Arbeitsbereiche verwalten können und welche Vorteile dies mit sich bringt, klicken Sie hier oder fordern Sie ein Demo an.