Die beste Software für die Verwaltung flexibler Arbeitsbereiche

Die Verwaltung flexibler Arbeitsbereiche, Hot Desks und anderer kollaborativer Coworking Spaces ist einfach, leicht und kosteneffizient, wenn die richtige Software zur Verfügung steht. Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von JLL zeigt, dass etwa 70 % der Unternehmen flexibles Arbeiten in ihre Immobilienstrategie einbeziehen. JLL prognostizierte außerdem, dass bis zum Jahr 2030 etwa 30 % des Immobilienportfolios von Unternehmen auf flexible Räume entfallen werden.

Die größte Triebkraft für die Beliebtheit flexibler Arbeitsräume sind große Unternehmen und die Einführung hybrider Arbeitsmodelle. Viele haben ihre Arbeitsmodelle auf ein hybrides oder flexibles Arbeitsmodell umgestellt, das den Mitarbeitern mehr Freiheit am Arbeitsplatz ermöglicht und die Kosten für Büroimmobilien und die Nutzung von Ressourcen senkt.

Jüngsten Daten von Zoom zufolge ist das hybride Arbeitsmodell und das Angebot von flexibleren Arbeitsplätzen für die Mitarbeiter sogar ein dominierender Trend.

Wie Zoom in seinem jüngsten Blog anmerkt: „Unser White Paper über die Zukunft der Arbeit hat ergeben, dass das hybride Arbeitsmodell die Oberhand gewinnt. 75 % der Führungskräfte gaben an, dass ihre Unternehmen ihre Modelle in den nächsten zwei Jahren wahrscheinlich ändern werden. Wir haben auch herausgefunden, dass in Nordamerika das hybride Modell das am weitesten verbreitete Arbeitsplatzmodell ist. Sechzig Prozent der Führungskräfte geben an, dass ihr Unternehmen ein hybrides Modell einsetzt, während 27 % im Büro und 13 % im Außendienst arbeiten. Diese steigende Beliebtheit unterstreicht die Attraktivität flexibler Arbeitsmodelle, die den Mitarbeitern mehr Autonomie, eine bessere Work-Life-Balance und Zugang zu Möglichkeiten der Zusammenarbeit bieten.“

Und da fast 64 % der Führungskräfte angeben, dass ihre Unternehmen hybride Modelle verwenden, ist es nicht schockierend zu wissen, dass das Vorhandensein und die Verwaltung flexibler Arbeitsbereiche von entscheidender Bedeutung sind.

Was kann Software zur Verwaltung flexibler Arbeitsbereiche?

Ein flexibler Arbeitsbereich kann vieles sein – ein Schreibtisch, ein Besprechungsraum, ein zentraler Raum -, aber im Wesentlichen handelt es sich um einen gemeinsam genutzten Büroraum oder Flexispace, der von jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit genutzt werden kann. Flexible Arbeitsräume sind heute oft Bereiche, in denen sich mehrere Schreibtische oder Einzelarbeitsplätze befinden, die von den Mitarbeitern nach Bedarf gebucht werden können. Da viele Mitarbeiter heute in einem eher hybriden Modell arbeiten, ist es für die moderne Arbeitswelt unerlässlich, dass sie sehen können, welche Arbeitsbereiche verfügbar, gebucht und in Gebrauch sind, und dass sie diese im Voraus oder direkt vor Ort buchen können.

Flexible Workspace Management Software ist die Lösung für dieses Problem. Raumbuchungssoftware, auch Workspace Management Software genannt, unterstützt eine anpassungsfähige Büroraumgestaltung. Mit dieser Software können Schreibtische und Besprechungsräume in Echtzeit gebucht und verwaltet werden, und zwar effizient und kostengünstig.

Was sind die Hauptmerkmale von guter Raumbuchungssoftware?

1. Optimierte Verwaltung von gemeinsam genutzten oder hybriden Arbeitsbereichen
2. Leichtere Buchung von Schreibtischen, Teamräumen, Besprechungsräumen und anderen Büroflächen
3. Erleichterte Zusammenarbeit durch die Möglichkeit, Arbeitsbereiche in der Nähe von Kollegen zu finden und zu buchen
4. Bietet Einblicke in die Arbeitsplatz- und Ressourcennutzung, liefert Daten und ermöglicht dadurch betriebliche Optimierungen in Bezug auf Design, Layout, Arbeitsraumvolumen und mehr
5. Verbesserte Koordinierung zwischen Teams und Verringerung des Verwaltungsaufwands im gesamten Unternehmen durch vereinfachtes Planen und Buchen
6. Entwickelt, um skalierende Unternehmen zu unterstützen – Anpassung an Arbeitsbereiche unterschiedlicher Größe
7. Hohe Benutzerfreundlichkeit durch direkte Integration in bestehende Kalender- und E-Mail-Lösungen

Vorteile von Softwarelösungen für den flexiblen Arbeitsplatz

Der Einsatz einer Softwarelösung für das Workspace-Management bietet Unternehmen jeder Größe eine Reihe von Vorteilen. Zum Beispiel:

• Geringere Kosten
• Bessere Zusammenarbeit
• Effiziente Raumnutzung

Weitere Vorteile sind:

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
• Gesteigerte Produktivität
• Verbesserte Nachhaltigkeit und KPI-Leistung
• Bessere Ressourcen- und Raumausnutzung
• Mehr Überblick über die Arbeitsplatznutzung, das Mitarbeiterverhalten und des Ressourcenbedarfs

Kundengeschichte: Genesis Housing Association

Die Genesis Housing Association, eine der führenden Wohnungsbaugesellschaften Großbritanniens, wollte beim Umzug in neue Büroräume flexibles Arbeiten einführen und gleichzeitig die Mitarbeiter mit Microsoft 365 versorgen. Zur Unterstützung dieses Vorhabens implementierten wir Workspace-Management-Lösungen wie Resource Central, um Genesis bei der Verwaltung seiner Büroraumnutzung und der Bestellung zusätzlicher Dienstleistungen wie Catering zu helfen.

Die Facility Manager von Genesis nutzen Resource Central auch, um sich einen besseren Überblick über die Nutzung verschiedener Ressourcen zu verschaffen und können diese entsprechend anpassen, um betriebliche Einsparungen zu erzielen und ihren CO2-Fußabdruck zu verringern. Zum Beispiel wird ein Raum nicht beheizt, wenn er nicht belegt ist, oder es wird ermittelt, wie der Raum effektiver und wirtschaftlicher genutzt werden könnte.

Auswahl der richtigen Workspace-Management-Lösung

Bei der Auswahl einer Workspace-Plattform zur Buchung von Besprechungs- und Konferenzräumen, zur Verwaltung von Räumen und zugehörigen Ressourcen kommt es darauf an, dass sie auch dem mobilen Tempo der heutigen Arbeitswelt und der immer beliebter werdenden Hybridarbeit gerecht wird.

Das bedeutet, dass Sie eine Softwarelösung für die Verwaltung von Arbeitsräumen wählen sollten, die:

1. sich leicht in die bestehende technische Infrastruktur der Firma integrieren lässt (insbesondere in E-Mail- und Kalender-Apps)
2. auf mobilen Geräten genutzt werden kann
3. innerhalb des Büros auf oder auch auf persönlichen Geräten verwendet werden kann

Die drei besten Softwarelösungen für flexible Arbeitsbereiche

Wir können zwar nicht zu jeder Softwarelösung für Arbeitsbereiche etwas sagen, aber wir können unsere besten Lösungen für kosteneffizientes flexibles Arbeitsbereichsmanagement zusammenfassen.

Die besten Softwarelösungen für flexibles Arbeiten von Add-On Products

Flexibles Arbeiten – Trends

Die Zukunft des flexiblen Workspace-Managements entwickelt sich parallel zur künstlichen Intelligenz und dem anhaltenden Trend zu flexibleren Arbeitsvereinbarungen auf der ganzen Welt.