Flexibles Arbeitsraum-Management

24 Aug 2022

Machen Sie die Verwaltung von gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen, Hot Desks und anderen kollaborativen Coworking Spaces einfach, leicht und kosteneffizient.

Was sind flexible Arbeitsbereiche?

Ein flexibler Arbeitsbereich kann vieles sein – ein Schreibtisch, ein Besprechungsraum, ein zentraler Raum -, aber im Wesentlichen handelt es sich um einen gemeinsam genutzten Büroraum oder Flexispace, der von jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit genutzt werden kann. Flexible Arbeitsräume sind heute oft Bereiche, in denen sich mehrere Schreibtische oder Einzelarbeitsplätze befinden, die von den Mitarbeitern nach Bedarf gebucht werden können.

Es gibt aber auch andere Arten von kreativen Gemeinschaftsarbeitsplätzen.

Arten von flexiblen Arbeitsräumen

Es gibt eine Vielzahl flexibler Arbeitsbereiche, die sich in der Anordnung der Schreibtische oder in der kreativen Raumgestaltung unterscheiden. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten flexiblen Arbeitsbereiche, die Ihr Unternehmen einsetzen kann.

- Hot Desks:
  
  Hot Desks sind eine Erfindung des neuen Remote-Arbeitsplatzes. Es handelt sich dabei um Einzelarbeitsplätze, die von den Mitarbeitern nach Bedarf gebucht werden können, wenn sie im Büro sind. Unternehmen können so viele Hot Desks in einem Bürogebäude aufstellen, wie sie möchten, und sie sind als Einzelschreibtische oder Kabinen konzipiert. Hot-Desk-Flächen können von jedermann genutzt werden und sind auf Abruf oder im Voraus buchbar, so dass die Mitarbeiter während ihrer Anwesenheit vor Ort über einen vorübergehenden eigenen Arbeitsbereich verfügen können. (Sehen Sie, wie Sie Hot Desks in der Nähe von Kollegen buchen können, um eine bessere Zusammenarbeit und Teamwork zu fördern).
- Kollaborative Co-Working-Spaces:
  
  Diese Räume stehen Angestellten, Auftragnehmern, Freiberuflern oder Partnern und Teams von Gastagenturen zur Verfügung und werden nicht offiziell zugewiesen. Oft handelt es sich um Besprechungsräume, die für digitale Präsentationen oder kreatives Brainstorming geeignet sind.
- Offene Büroräume:
  
  Offene Büroräume, oder auch Open Spaces, sind bei Unternehmen beliebt, in denen eine offene und ständige Kommunikation von zentraler Bedeutung ist. Es handelt sich dabei um ganze Etagen (oder Abschnitte einer Etage), in denen alle Mitarbeiter am selben Ort untergebracht sind und die eine offene Raumaufteilung aufweisen. Die Arbeitsbereiche können in ihrem Stil variieren, aber häufig umfassen Großraumbüros Schreibtische und offene Kreativbereiche (Sofas um einen Tisch herum oder bequeme Stühle) und sind so konzipiert, dass sie das Engagement, die Kommunikation, die Kreativität und die Produktion der Mitarbeiter sowie Freiheit und Inspiration fördern.
- Huddle-Räume:
  
  Huddle-Räume sind in der Regel abgelegen, um etwas mehr Privatsphäre oder eine ruhigere Umgebung zu bieten, und bieten Platz für ein bis vier Personen, um schnelle Besprechungen, Diskussionen oder Check-Ins durchzuführen. Huddle-Räume sind ideal für 1:1-Gespräche zwischen Mitarbeitern und Managern oder für schnelle Teambesprechungen, um sich vor einer Präsentation neu zu gruppieren oder eine Idee zu entwickeln.
- Kreativ-Räume:
  
  Kreativräume sind in der Regel so konzipiert, dass sie kreativen Teams Räume bieten, die zur Zusammenarbeit, Innovation, Kreativität und zum Brainstorming anregen, und sind in der Regel für kleine Gruppen gedacht und haben einen informellen Charakter. Manchmal handelt es sich um Besprechungsräume, ein anderes Mal um große Gruppenräume oder ausgewiesene Bereiche in einem Großraumbüro.

Erfahren Sie mehr über alle neun Arten von Arbeitsplätzen, die in Ihrem Unternehmen vorkommen können, wie sie genutzt werden und warum Sie sie in Betracht ziehen sollten.

Warum sind flexible Arbeitsbereiche wichtig?

Seit der Pandemie legen immer mehr Arbeitnehmer Wert darauf, ihr Arbeitsleben flexibel gestalten zu können. Als sich Unternehmen aller Größen an die COVID-19-Jahre anpassten, stellten viele auch fest, dass die Mitarbeiter produktiver waren, wenn sie von zu Hause aus arbeiten konnten, und sich ausgeglichener fühlten. Aus diesem Grund haben sich viele Unternehmen – große wie kleine – für die Nutzung von Telearbeit und flexiblen Arbeitsformen entschieden.

Eine der Folgen davon ist, dass anpassungsfähige Büroräume mit Schreibtischen und Besprechungsräumen benötigt werden, die in Echtzeit gebucht und verwaltet werden können, und zwar effizient und kostengünstig.

Unternehmen, die dies anbieten, können einige der großen Vorteile flexibler Arbeitsräume nutzen, die sie für Arbeitnehmer und Unternehmen gleichermaßen so wichtig machen.

Wichtige Vorteile von flexiblen Arbeitsräumen

Höhere Zufriedenheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter
Bessere Mitarbeiterbindung
Gesteigertes Mitarbeiterengagement und höhere Produktion
Geringere Kosten für Büro- und Arbeitsplatzimmobilien, Verwaltung und Wartung
Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeiter
Niedrigere Gemeinkosten für das Unternehmen insgesamt

Ein weiterer Vorteil für das Unternehmen ist der Einsatz einer Buchungslösung für Schreibtische, die die Prozesse der Arbeitsplatzverwaltung rationalisieren kann. Der Einsatz einer Hot-Desk-Buchungslösung (sowie einer Software für die Buchung von Besprechungs- und Konferenzräumen) kann die Kosten erheblich senken, den Zeitaufwand der Mitarbeiter und der Verwaltung reduzieren und den Betriebsexperten wichtige Einblicke bieten, um laufende Effizienzsteigerungen zu ermitteln und umzusetzen.

Weitere Vorteile der flexiblen Arbeit →

Wer sollte flexible Arbeitsräume nutzen?

Flexible Arbeitsräume sind etwas, das alle Unternehmen heute nutzen sollten, wenn sie sich an die veränderte Mentalität der Arbeitnehmer anpassen wollen. Fernarbeit ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber auf der ganzen Welt ein überwältigender Erfolg und hat es den Arbeitgebern ermöglicht, Kosten zu senken, und den Arbeitnehmern, Zeit zu sparen und die Produktion zu steigern. (Laut einer Umfrage von PWC gaben 83 % der Arbeitgeber an, dass die Umstellung auf Telearbeit erfolgreich war).

Kleine und große Unternehmen können in ihren Büros flexible Arbeitsbereiche einrichten, die zu ihren Mitarbeitern, ihren Geschäftszielen und ihrer gesamten Infrastruktur und Betriebsstruktur passen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier fünf Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich für die Einrichtung eines flexiblen Arbeitsplatzes entscheiden.

5 Tipps für die Einrichtung eines flexiblen Arbeitsplatzes

1. Halten Sie stark frequentierte Bereiche von Arbeitsplätzen frei.
  
  Das bedeutet, dass Sie keine Schreibtische neben Toiletten, Pausenräumen oder Treppenhäusern aufstellen sollten.
2. Schaffen Sie eine größere Anzahl kleinerer Einzelarbeitsplätze.
  
  Dies mag kontraproduktiv erscheinen, aber tatsächlich ist es kosteneffizienter und vorteilhafter für das Produktionsniveau, Arbeitsplätze für eine, zwei oder drei Personen einzurichten.
3. Richten Sie schallgedämmte Ruhezonen und Sprechzimmer ein.
  
  So können Ihre Mitarbeiter bei Bedarf zusammenarbeiten und in Ruhe arbeiten, um sich zu konzentrieren, die Stimulation zu reduzieren oder wichtige Anrufe ohne Ablenkung entgegenzunehmen.
4. Nutzen Sie offene Grundrisse, natürliches Licht und die Farbe Grün.
  
  Nutzen Sie die Struktur Ihres Bürogebäudes, um den Arbeitsbereich besser und heller zu gestalten. Fenster, offene Räume, in denen man sich leicht bewegen kann, und natürlich Pflanzen können dazu beitragen, dass ein Arbeitsplatz anregend, positiv, einladend und inspirierend wirkt.
5. Verwenden Sie eine bewährte Technologie für die Buchung von Schreibtischen und die Verwaltung von Arbeitsplätzen.
  
  Die Verwaltung von Schreibtischen und Arbeitsplätzen sollte nicht die Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Stattdessen ist die Einrichtung einer Lösung für die Verwaltung von Arbeitsplätzen und die Buchung von Arbeitsplätzen, die sich in die vorhandenen Technologien der Mitarbeiter (wie Teams und Microsoft Office) sowie in ihre mobilen Geräte integrieren lässt, ein wichtiger Bestandteil der erfolgreichen Umsetzung eines flexiblen Arbeitsplatzes.