Etikette ved brug af fleksible arbejdsstationer: En kort guide

Når du besøger en ven eller overnatter nogle dage i en ferielejlighed, er der skrevne og uskrevne regler for opholdet. Hvor mange må overnatte der? Hvornår skal der være stille? Det er blot et udpluk af de spilleregler, der sørger for, at alting forløber gnidningsfrit mellem dig og din ven eller udlejer.

Det samme gælder på kontoret. Her er der også en række uskrevne regler, der sikrer et godt og velfungerende samarbejde mellem jer alle i løbet af arbejdsdagen.

Og så kom fleksible arbejdsstationer, eller hot desks, til kontoret. Er reglerne her de samme? Eller hvilke uskrevne regler gælder i et kontormiljø med fleksible arbejdspladser? Vi tager dig her igennem en række “dos and don’ts”, der hjælper dig og dine medarbejdere til en god og produktiv hverdag.

5 regler ved brug af fleksible arbejdspladser, I bør følge

1. Book et bord på forhånd

En af de vigtigste regler for brug af fleksible arbejdsstationer er delt op i to. For det første bør du og dine medarbejdere altid booke på forhånd. Gør I ikke det, risikerer I pludselig at være flere, der har brug for pladsen. Det gør produktiviteten mindre og medføre en masse spildt tid, mens I forsøger at finde ud af, hvem der får pladsen, og hvem der skal lede videre. I værste tilfælde kan det skabe uenighed og splid for et team, der burde samarbejde.

Den anden del er at følge kontorets procedure og retningslinjer, når medarbejderen booker. Hver medarbejder bør gennemgå en on-boarding proces for at lære at bruge jeres booking software og blive introduceret til virksomhedens politikker for brug af fleksible arbejdsstationer. Det er et kritisk aspekt, da det sikrer, at medarbejderen får de bedste betingelser for at indgå i jeres fleksible kontormiljø.

2. Gør brug af de integrerede egenskaber i din booking software til hot desks

Det er en god vane at gøre brug af alle egenskaber i bookingsoftwaren. Hos nogle bookingsystemer er der indlejret grundplaner i real-tid. Det hjælper dig og dine medarbejdere med at planlægge jeres arbejdsstationer og sikrer på den måde, at I sidder, hvor I vil, når I vil.

Fx bliver grundplanerne i Resource Central skræddersyet, så de matcher kontorets layout. Derudover opdaterer den i real-tid, så I kan følge med i, hvilke borde der er ledige, samtidig med at I let kan booke arbejdsstation på forhånd hjemmefra, eller mens I sidder på kontoret.

Med Workspace Booking appen kan I søge efter hinanden og booke borde tæt på. På den måde kan I nemt sørge for at komme til at sidde ved siden af den eller dem, I skal arbejde sammen med.

Workspace Booking appen arbejder tæt sammen med Resource Central, så du og dine medarbejdere let kan booke borde alle steder fra på alle tidspunkter af døgnet.

3. Vær respektfuld mod andre og deres plads

Højlydte telefonopkald. Vilde fagter. Svine uden at gøre rent efter sig. At efterlade dit affald og papir hulter til bulter i slutningen af dagen.

Fleksible arbejdsstationer er ensbetydende med at dele – bordet og pladsen. Det er vigtigt at være respektfuld over for dine naboer. Hold derfor musikken på lavt (eller bedre endnu: brug hovedtelefoner). Skal du tage støjende telefonopkald eller deltage i et møde med flere personer på én gang, så gør det i et andet rum fx et mødelokale.

Det handler også om at efterlade bordet, som du fandt det – eller måske endda renere. Sørg derfor for at rydde dit bord op, tage alle dine personlige ejendele med og smide alt affald ud. Og er noget af dit udstyr gået i stykker, så gør opmærksom på det til en overordnet.

At respektere dine naboer og din plads er vigtigt. Det sørger for, at din virksomhed fortsat kan have en hybrid arbejdsplads, hvor alle medarbejdere føler sig trygge og værdsatte.

4. Hold pladsen ren og ryddelig

For mange er COVID-19 pandemien stadig frisk i hukommelsen. Det giver derfor ekstra god grund til at holde bordet rent, når I gør brug af fleksible arbejdsstationer. Husk at tørre bordene af med antibakterielt eller desinficerende vådservietter, og hjælp til med at holde drikke- og madvarer væk fra computere og telefoner. Griser du pladsen til, så gør det rent med det samme.

Ofte betyder fleksible arbejdsstationer, at forskellige medarbejdere arbejder ved forskellige pladser hver dag. Det gør det derfor ekstra vigtigt, at alle hjælper til med at holde et hygiejnisk arbejdsmiljø, så alle føler sig trygge og sikre.

5. Overvej, om dit møde kan foregå et andet sted

Fleksible arbejdsstationer ændrer også, hvor og hvornår du bør booke et bord eller flere borde.

Den sidste tommelfingerregel er at overveje, hvordan du og dine medarbejdere bruger arbejdspladsen, og om I hellere bør booke et mødelokale.

Holder du fx det årlige branding møde, er det måske ikke ideelt at booke fem borde tæt på hinanden. Faktisk kan det måske være en hæmsko for deling af idéer eller feedback. I nogle tilfælde vil det derfor ikke være en god idé at booke hot desks. Måske vil et mødelokale her være bedre.

4 tommelfingerregler ved brug af hot desks

1. Gør ikke pladsen personlig

Når I laver jeres fleksible kontormiljø, bliver fleksible arbejdsstationer naturligt sat op sammen som individuelle arbejdspladser. Men selvom de kan virke anonyme, så er det ikke en god idé at gøre dem personlige.

For fleksible arbejdsstationer er nemlig delte, og du vil tit opleve ikke at have den samme plads hver dag. Derfor råder vi folk til ikke at lægge personlige billeder, nipsting, penneholdere eller lignende ved bordet og efterlade dem efter arbejde. Jeres fleksible arbejdsstationer er til, så I kan deles om den. Sætter du eller dine medarbejdere jeres personlige præg på dem, vil andre måske have sværere ved at booke dem.

2. Undgå et uhygiejnisk, lugtende kontormiljø

En måske åbenlys “don’t” er at sørge for, at en fleksibel arbejdsstation ikke er beskidt eller ligefrem ulækker. Er du kommet til at spilde mad eller drikke, så husk at gøre det rent med det samme. Det samme gælder for skidt, blyant eller små stykker viskelæder.

Et godt råd til at holde et rent kontormiljø er derfor at huske hinanden på at holde mad og drikke til pause- eller frokostrummene. Og tager du mad med ind, så overvej, hvilken slags mad du tager med ind – nogle lugter mere end andre.

3. Arbejd ikke ved blokerede arbejdsstationer

En af de unikke egenskaber ved Resource Central er, at administratorer kan blokere for arbejdspladser, mødelokaler, flyveborde/ hotdesks eller lignende. Grunden til dette er, at administratorer på denne måde hjælper til med at skabe et kontormiljø, der er i overensstemmelse med medarbejdernes helbreds- og sikkerhedskrav.

Selvom vi har lagt pandemien bag os, er det stadig vigtigt. Derfor er det også et no-go at arbejde ved blokerede arbejdsstationer eller andre typer pladser, der er spærret af eller reserveret til særlige formål. Det er ikke kun hensynsløst over for andre, du risikerer også at sætte deres helbred på spil.

4. Tag det ikke for givet, at et bord er ledigt

Dagens arbejdsplads er på mange måder fleksibel – og I har måske en række fleksible arbejdsstationer. Det betyder dog ikke, at alle pladserne er til rådighed på samme måde. Alle, der bruger fleksible arbejdsstationer, skal huske at overholde de retningslinjer, der knytter sig til dem. Det er en fejl at tænke, at de alle kan bruges på samme måde og på samme tidspunkt.

En af de vigtigste grunde til, at Resource Central arbejder så godt sammen med Workspace Booking appen og on-site QR-kode scanning, er, at du og dine medarbejdere hurtigt kan booke en arbejdsplads – også selvom det er i sidste øjeblik. Grundplanen hjælper til med at overholde bookingerne ved at blokere reserverede arbejdspladser og vise ledige borde i grøn.

Fortsæt med at lære om bedste praksis inden for håndtering af arbejdspladser

Der er en masse forskellige typer af fleksible arbejdsstationer, og etikker i forhold til fleksible arbejdsstationer er kun en lille del af håndteringen af dem.

Få mere information om, hvordan du bedst forholder dig til de forskellige typer af fleksible arbejdsstationer, og de fordele, du får, ved at klikke her eller booke en gratis online demonstration.