7 Methoden, mit denen die Workspace-App die Buchung Ihrer Besprechungsräume und Arbeitsplätze erleichtert

Arbeitsplätze und Meetings sind ein zentraler Bestandteil unserer Arbeitswelt

Je höher Sie sich auf der Unternehmensleiter befinden, desto mehr Zeit verbringen Sie wahrscheinlich in Meetings. Allein in den USA finden jeden Tag etwa 11 Millionen Besprechungen statt, und die Mitarbeiter absolvieren monatlich rund 62 Meetings. Es ist deshalb nicht immer einfach, Besprechungsräume zu finden und Besprechungen zu planen.

Von dem Gebrauch und der Buchung von Arbeitsplätzen ganz zu schweigen. In der modernen Arbeitswelt gibt es unterschiedliche Modelle, wie Unternehmen Ihre Mitarbeiter entscheiden lassen, an welchem Arbeitsplatz Sie arbeiten wollen. Feste Arbeitsplätze für einen bestimmten Zeitraum, Hot Desks, Standorte, an denen weniger Arbeitsplätze, als Mitarbeiter zur Verfügung stehen, sind nur einige von vielen verschiedenen Szenarien. Die Buchung von Arbeitsplätzen übersteigt die Anzahl der Buchungen von Besprechungsräumen sicherlich deutlich.

Doch es gibt Unterstützung: Die Workspace-App von Add-On Products ist ein Buchungssystem und Workspace-Management-Tool, mit dem Sie produktiver sein können. Die App hilft Ihnen, den gesamten Prozess zu optimieren. Wir erläutern Ihnen sieben Methoden, wie die Workspace-App das Management und die Buchung Ihrer Besprechungen und Arbeitsplätze erleichtert:

1. Besprechungsräume, Arbeitsplätze und weitere Ressourcen vom Mobilgerät aus organisieren

Dank der Workspace-App lassen sich Buchungen jederzeit und überall planen, weil Mitarbeiter Buchungen von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen und weiteren Ressourcen (wie z.B. Parkplätzen, Autos, technische Geräte) auch von ihrem Mobilgerät aus vorbereiten können. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Mitarbeiter haben, die unter anderem auch von zu Hause aus oder an anderen Standorten arbeiten. Ebenso erleichtert es das Buchen der Arbeitsplätze, falls Sie keine festen Arbeitsplätze zuweisen. Mit der App auf dem Smartphone kann man nicht nur leichter im Voraus planen, sondern auch alle Mitarbeiter schnell und einfach über bevorstehende Buchungen informieren.

 2. Geeignete Besprechungsräume oder Arbeitsplätze finden

Mit der Workspace-App können Sie Etagenübersichten aufrufen, um verfügbare Arbeitsbereiche, Besprechungsräume, Arbeitsplätze und Hot Desks zu finden, die Ihren Anforderungen entsprechen. Dank dieser visuellen Hilfe können Sie einen geeigneten Arbeitsbereich, Besprechungsraum oder eine andere Ressource viel schneller und einfacher finden und buchen. Die Etagenübersichten sind farbcodiert, sodass Sie schnell auf einen Blick feststellen können, welche Arbeitsbereiche verfügbar und welche belegt sind.

3. Informationen zur Ausstattung anzeigen lassen

Wenn Sie für Ihre Besprechung z.B. einen bestimmten Raumtyp, audiovisuelle Geräte oder sonstige Ausstattungen benötigen, so können Sie einfach die benötigten Anforderungen filtern und entsprechende Besprechungsräume anzeigen lassen. Dasselbe gilt für Arbeitsplätze, die Sie ebenfalls mit der Hilfe von Kategorien, wie z.B. höhenverstellbarer Tisch, Telefon, zwei Monitore, einfach finden können.

 4. Buchungsinformationen in Echtzeit anzeigen

Die Workspace-App wird mit Microsoft Outlook^®, Exchange und 365 synchronisiert, sodass sichergestellt ist, dass alle Daten zu Besprechungsräumen und zu den Terminen Ihrer Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand sind. Damit werden Fehler wie beispielsweise Doppelbuchungen verhindert. Die App vereinfacht darüber hinaus die Organisation, da Sie die Planung von Besprechungen, den Versand von Einladungen und das Buchen von Arbeitsbereichen über eine einzige Plattform erledigen können.

5. Komfortabel: berührungsloses Buchen

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in Zeiten von COVID-19 langsam wieder ins Büro holen, können diesen Prozess mit QR-Codes vereinfachen: Jede Ressource – ob Besprechungsraum oder Hot Desk – kann mit einem QR-Code ausgestattet werden. Und jeder Mitarbeiter kann den QR-Code mit seinem mobilen Gerät scannen und die gewünschte Ressource vor Ort sofort oder für einen späteren Zeitpunkt buchen. Darüber hinaus haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit zu entscheiden, Hot Desk-Buchungen zu ihrem Kalender hinzuzufügen und, wie in Outlook^® auszuwählen, mit welchem Status Sie im Kalender angezeigt werden.

6. Mitarbeiter finden

Sollten Sie in Szenarien arbeiten, in denen Ihre Mitarbeiter keine festen Arbeitsplätze haben, oder Sie gerne in der Nähe Ihres Mitarbeitenden sitzen wollen, so wird Ihnen die Workspace-App weiterhelfen. Suchen Sie einfach nach dem Namen Ihres Mitarbeiters und schon werden Ihnen die nächsten Buchungen, gleich ob Arbeitsplatz, Hot-Desk oder Besprechungsraum, angezeigt. Clicken Sie einfach auf die Etagenübersichten, um einen Arbeitsplatz in der Nähe Ihres Mitarbeitenden zu buchen.

7. Buchung über Bildschirme

Weiterhin bietet die Workspace-App, die Möglichkeit an von Ihnen ausgewählten Orten Bildschirme aufzustellen, die entweder den aktuellen Buchungsstatus der Besprechungsräume, Arbeitsplätze und weiterer Ressourcen anzeigt, oder Sie wählen einen Touchscreen, mit dem die Buchungen direkt vom Bildschirm aus getätigt werden. Mithilfe von Etagenübersichten oder der Anzeige der Buchungen in Listenform können Sie den visuellen Ausgangspunkt der Buchung festlegen.

Ein mobiles Raumbuchungssystem implementieren

Besprechungen planen und umplanen, geeignete Besprechungsräume und Arbeitsbereiche finden, Dienstleistungen ordern und Hot Desks bestellen – all dies kann sehr mühevoll sein. Insbesondere dann, wenn Ihre Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten haben oder zumindest zeitweise außerhalb des Büros arbeiten. Mit der Workspace-App lassen sich Besprechungen mit nur wenigen Fingertipps auf jedem mobilen Gerät planen und mit Outlook, Exchange und 365 synchronisieren. So erreichen Sie effiziente Planungsprozesse, die die Produktivität steigern und Buchungsfehler reduzieren.

Um mehr über die Workspace-App zu erfahren oder eine kostenlose Testversion oder kostenlose Online-Demo zu planen, kontaktieren Sie Add-On Products noch heute!