Raumbuchungssystem für Microsoft 365
Komplettlösung zur Raumbuchung. Planen und Verwalten Sie Buchungen für Besprechungen und Schreibtische in einer Komplettlösung, die für Microsoft Outlook® und Office 365 entwickelt wurde.
Räume, Schreibtischplätze und mehr direkt in Outlook® buchen
Mit dem Raumbuchungssystem Resource Central ist das Reservieren von Besprechungsräumen, Hot Desks und mehr einfach. Das Programm wurde speziell für Microsoft Outlook®, Microsoft 365, Teams und den Exchange-Server entwickelt und lässt den Nutzer passende Besprechungsräume schnell und einfach finden und einzuplanen. Die Installation kann vor Ort oder in einer Cloudlösung durchgeführt werden.
Egal ob große oder kleine Räume, ein Schreibtisch, ein Gruppenraum, Parkplätze oder Ladestander – das Programm macht es einfach die Ressourcen zu finden und zu buchen und zusätzliche Services direkt mit zu buchen.
Zur FunktionsübersichtBenutzerfreundliche Raumbuchung - eine Komplettlösung
Eine Komplettlösung für alle Organisationen
Unser Raumbuchungssystem für die Buchung von Besprechungsräumen und mehr eignet sich sowohl für öffentliche und private Unternehmen als auch für große und kleinere Organisationen. Das System kann individuell konfiguriert werden, so dass es den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Unsere Kunden nutzen das Raumbuchungssystem für Bürogebäude, Krankenhäuser, Schulen und allem, was dazwischen liegt. Resource Central kann für das moderne Büro mit flexiblen Arbeitsplätzen eingesetzt werden, aber ebenso für Unternehmen und Gebäude mit festen Schreibtischen, Besprechungsräumen und allem anderen, was von Mitarbeitern oder Gästen gebucht werden kann.
Mit Resource Central können Sie Ihre Besprechungen effizienter organisieren, die Räumlichkeiten besser nutzen und Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen. Das System kann entweder vor Ort, in Ihrer eigenen Cloud oder in der Cloud von Add-On Products als SaaS-Lösung installiert werden.
Resource Central – ein benutzerfreundliches System.
Von führenden Organisationen geschätzt
Firmen in ganz Europa und den USA verlassen sich auf das Raumbuchungssystem von Add-On Products, um ihr Workspace Management zu optimieren und hybride sowie flexible Arbeitsmodelle zu unterstützen. Resource Central und die Workspace Booking App werden branchenübergreifend eingesetzt, um das Flächenmanagement zu vereinfachen, die Zusammenarbeit in flexiblen Teams zu fördern und Betriebskosten zu senken.
Einige Beispiele für bestehende Resource Central-Kunden:
- Universitäten
- Krankenhäuser und Gesundheitswesen
- Wasser- und Energieversorger
- Behörden
- Non-Profit-Organisationen
- Unternehmen mit mehreren Standorten und globaler Präsenz
Ein benutzerfreundliches System
Vereinfachen Sie die Buchung von Meetings und ihre Raumplanung. Reservieren Sie problemlos
- Besprechungsräume
- eigene oder gemeinsam genutzte Schreibtische/ Hot Desks
- Plätze in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen, Pausenräumen, Räumen, usw.
- zusätzliche Ressourcen wie Laptops, Projektoren, Autos, Fahrräder und mehr
- Einfache Handhabung und Benachrichtigung, wenn Ressourcen zeitweise geschlossen werden müssen, z.B. ein Firmenwagen, der in der Werkstatt ist, oder eine ganze Etage, die renoviert wird.
Verschiedene Dienstleistungen oder zusätzliche Buchungen können ganz einfach direkt im Buchungsformular hinzugefügt werden.
Die Formulare können individuell gestaltet und an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Im Arbeitsalltag bedeutet dies, dass die zugehörigen Dienstleistungen auf jedem Buchungsformular variieren können, z.B. je nach Kategorie, Gebäude oder Standort. Mit unserer Raumbuchungssoftware Resource Central können Sie alles buchen, was Sie während des Arbeitstages benötigen – vom Parkplatz bis zur größeren Veranstaltung.
Buchen Sie Catering und andere Dienstleistungen
Vereinfachen Sie die Besprechungsplanung mit unserem Raumbuchungssystem, mit der man gleichzeitig mit der Erstellung des Meetings in Outlook® verschiedene Dienstleistungen bestellen kann.
Bestellen Sie Dienstleistungen wie
- Catering, wo auch Allergien usw. berücksichtigt werden können
- Projektoren, Laptops, Parkplätze usw.
- Tischanordnungen oder andere Dienstleistungen
- Namensschilder und WiFi-Passwörter
Die Buchungslösung Resource Central von Add-On Products unterstützt das Auftragsmanagement von Dienstleistern von der Auftragserstellung bis zur Lieferung. Dienstleister werden automatisch über eingehende Bestellungen, Änderungen und Stornierungen informiert.
Auch das Besuchermanagement ist mit Resource Central einfach.
Datenbasierte Optimierung des Arbeitsplatzes
Umfassende Analysen mit Power BI-Integration bieten eine einfache Möglichkeit Besprechungsräume, Schreibtische und Ressourcen zu optimieren. Egal ob in der Rolle vom Facility Manager, CIO, Eventplaner oder in einer anderen Funktion angestellt – unser Insights Datenanalyse-System nutzt die immer aktualisierten Unternehmensdaten, um die Büroausnutzung zu analysieren und liefert Erkenntnisse, wie Kosten effizienter gesteuert und wettbewerbsfähige Entscheidungen auf Basis von Daten getroffen werden können.
- Behalten Sie den Überblick über die Nutzung flexibler Ressourcen und Schreibtische
- Erstellen Sie individuelle Berichte, die Details zur täglichen Nutzung von Schreibtischen, Besprechungsräumen usw. zeigen
- Nutzen Sie maßgeschneiderte Insights-Dashboards mit Microsoft Power BI oder unsere vorkonfigurierten Dashboards, um Entscheidungsträgern umsetzbare Erkenntnisse zu liefern
- Dokumentieren Sie, welche Ressourcen wie genutzt werden und wie sich die Auslastung verbessern lässt
- Reduzieren Sie Gemeinkosten und Betriebsausgaben
Entdecken Sie den Mehrwert von Insights für Arbeitsplatzanalysen und Reporting →
Workspace-Management-Lösung
Resource Central für hybride Arbeitsplätze
Unsere Software zur Raumbuchung unterstützt nicht nur klassische Meetingräume, sondern erleichtert hybriden Teams die Organisation größerer Besprechungsräume und Events und unterstützt die täglichen Anforderungen an Arbeitsplätze.
- Buchen Sie Besprechungsräume oder Schreibtische von überall
- Koordinieren Sie Anwesenheit im Büro und Teamplatzierung
- Nutzen Sie QR-Codes und mobile Buchungs-Apps
- Organisieren Sie zusätzliche Services wie Catering, Parkplätze, AV-Ausstattung und mehr
- Richten Sie wiederkehrende Events und Meetings ein und verwalten Sie diese
So funktioniert unsere Raumbuchungssoftware
Mit Resource Central einen Besprechungsraum zu buchen, ist ganz einfach. Ob einmalige Brainstorming-Sessions oder wiederkehrende Teammeetings, diese vier Schritte machen die Buchung schnell und unkompliziert:
- Finden und wählen Sie einen verfügbaren Raum über das Resource Central Add-In in Outlook® oder die farbcodierte Grundrisskarte.
- Passen Sie Ihre Buchung an, indem Sie Teilnehmer, Dauer und zusätzliche Services wie Catering oder Ausstattung hinzufügen. Sie können das Meeting auch als wiederkehrend festlegen.
- Verwalten Sie Ihre Buchung über Resource Central, die Workspace Booking App oder unser Outlook®-Kalendertool.
Möchten Sie zukünftige Meetings noch besser gestalten? Erstellen Sie einen individuellen datenbasierten Bericht zu Ihren Raumbuchungen, um Optimierungspotenziale für die Meetingplanung zu erkennen.
Sehen Sie in einer kurzen Demo, wie Resource Central funktioniert.
Raumbuchung und mehr - Highlights
Benutzerfreundliche Funktionen
Resource Central ist für die Zusammenarbeit mit Microsoft Outlook®, Exchange, Microsoft Teams und Microsoft 365 konzipiert. Die einfach zu bedienende Software trägt dazu bei, die Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern und die Räumlichkeiten im Unternehmen optimal zu nutzen. Eine einfach zu bedienende Buchungslösung für Büros und offentliche Insititutionen, für gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche sowie für Schreibtischbuchung und Hot Desking.
- Finden und buchen Sie verfügbare Räume oder Schreibtische über interaktive Grundrisse und QR-Codes
- Planen Sie Meetings und sehen Sie Ihren Kalender jederzeit und überall mit der Resource Central Web App ein
- Verschaffen Sie sich Überblick über Räume mit Videokonferenz- oder anderer Ausstattung
- Sparen Sie Zeit, indem Sie im Voraus, sofort oder von unterwegs aus direkt über Microsoft Outlook® und die Workspace Booking App buchen
Buchen und reservieren Sie Schreibtische vom Handy
Ergänzen Sie Resource Central mit unserer Workspace-App für iOS und Android und machen Sie es sich noch einfacher, Ihren Arbeitstag zu organisieren – egal ob Sie im Büro oder unterwegs sind.
Buchen Sie Besprechungsräume und flexible Arbeitsbereiche direkt von Ihrem Mobiltelefon aus. Sie können nach verfügbaren Tischen suchen, um einen Raum zu finden, der Ihren Anforderungen entspricht, oder Sie können direkt über interaktive Grundrisse buchen. Man kann sogar einen freien Tisch in der Nähe von Kollegen finden und reservieren oder über QR-Codes direkt vor Ort buchen.
Integriertes Besuchermanagement
Mit Resource Central, dem Buchungssystem für Räume und mehr, können Organisatoren ihre Gäste im Voraus registrieren und das Empfangspersonal kann Besucher schnell einchecken und Namensschilder drucken. Das System kann auch Barcodes verarbeiten, um registrierte Gäste oder Teilnehmer einer Besprechung mit einem einzigen Scan zu erfassen.
Resource Central verfügt auch über eine Funktion, mit der sich Gäste an einem Selbstregistrierungsständer anmelden können. Nach dem Einchecken sendet das System automatisch eine Benachrichtigung an den Organisator des Meetings per E-Mail oder evt. per SMS.
- Besucher vorregistrieren, Namensschilder drucken, Strichcodes scannen, Benachrichtigungen bei Ankunft der Besucher
- Dienstleistungen bestellen, direkt in Outlook®, einschließlich Verpflegung, AV-Ausrüstung und mehr
- gepoolte Ressourcen erstellen, verwalten und buchen
- automatische Bearbeitung von Änderungen und Stornierungen von Dienstleistern
- Schlüsselpersonen können mit Verwaltung von Buchungen beauftragt werden
- …und vieles mehr
Verwenden Sie Resource Central mit digitalen Türschildern
Kombinieren Sie das Raumbuchungssystem mit digitalen Schildern für Besprechungsräume, damit alles in Echtzeit aktualisiert wird. Sie können eine Besprechung direkt auf dem Bildschirm des Besprechungsraums erstellen, buchen, verlängern und beenden, ohne die App oder das Programm aufzurufen. Es funktioniert alles zusammen. Alle Buchungen werden automatisch und in Echtzeit mit dem Exchange-Server synchronisiert und sind so immer auf dem neuesten Stand.
Genau wie Besprechungsräume direkt auf den digitalen Schildern gebucht werden können, können auch flexible Schreibtische direkt auf dem kompakten Workspace-Schreibtischdisplay gebucht werden. Auf diesem Display, das auf Tischen platziert werden kann, sieht man sofort ob der Tisch verfügbar ist oder nicht. Und man kann ihn direkt buchen, ohne die App oder Kalendersoftware zu benutzen. Sie können den Tisch direkt an Ort und Stelle reservieren.
Buchen Sie verfügbare Räume mit interaktiven Etagenübersichten
Die Übersichtsplan-Funktion in Resource Central macht die Raumbuchung so einfach wie nie zuvor. Dank der interaktiven Etagenübersicht können Sie schnell den gewünschten Standort finden und aus den grün markierten Besprechungsräumen mit einem Klick den geeigneten Raum auswählen.
Das Konfigurieren ist ebenfalls ganz einfach: Sie können schnell ein Bild oder einen Grundriss Ihrer Besprechungsräume hochladen und die Räume mit dem integrierten Konfigurationswerkzeug markieren.
Weitere Vorteile
Outlook add-in
für verschiedene Plattformen und Systeme
Das Resource Finder Add-in funktioniert und unterstützt auch andere Outlook-Versionen wie Outlook für Mac oder Outlook on the web (OWA). Sie können also Zeit und Geld für Ihre Raumbuchungs- und Terminplanungssysteme sparen, indem Sie einfach unser Add-in verwenden.
Mit dem Resource Finder Add-in können Sie ideale Besprechungsräume auf der Grundlage von Standort, Kategorien, Gebäudegrundriss und Favoriten finden. Sie können die Besprechungsräume auch danach filtern, wie viele Teilnehmer Sie benötigen. Sie können einfach und schnell alle verfügbaren Besprechungsräume und verfügbaren Teilnehmer mit Farbcodes anzeigen lassen.
Sobald Sie einen Besprechungsraum gebucht haben, können Sie Verpflegung und andere mögliche Dienstleistungen bestellen.
Kontaktiere Add-On Products
SaaS | 'Software as a Service'
Raumbuchung und mehr
Unser Raumbuchungssystem kann entweder On-Premise, in Ihrer eigenen Cloud oder in der Cloud von Add-On Products als vollwertige SaaS-Lösung installiert werden.
Die Cloud von Add-On Products basiert auf Microsoft Azure und bietet eine skalierbare Plattformarchitektur, die von unseren eigenen und erfahrenen Mitarbeitern verwaltet und gepflegt wird.
Funktionsübersicht
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Verfügbare Besprechungsräume, Ressourcen, Geräte, Fahrzeuge oder Hot Desks mit Outlook® anzeigen und buchen
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Catering, Tischanordnung und andere Dienstleistungen bestellen
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Regelmäßige Besprechungen und Dienstleistungen buchen
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Mehrere Ressourcen sowie Catering und Zusatzleistungen in einem Schritt buchen
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Auftragsbestätigungen werden an alle Organisatoren und Dienstleister automatisch versendet
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Automatischer Workflow für Änderungen und Stornierungen
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Catering-Produkte und Menüs individuell nach Kundenwunsch bestellen
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Angaben zu Nährwert und Allergenen anzeigen lassen
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Buchungen und Bestellungen im Namen Ihrer Kollegen mit Hilfe der „Assisting Organizer“-Funktion verwalten
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Verfügbarkeit, Raumbeschreibung und Bilder anzeigen lassen, um sich einen Überblick über sämtliche Besprechungsräume zu verschaffen
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Einfache Handhabung und Benachrichtigung, wenn Ressourcen zeitweise geschlossen sind
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Gewünschte Standorte filtern und verfügbare Besprechungsräume und Arbeitsplätze dank farbcodierter interaktiver Grundrisse finden
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Verfügbarkeit interner Besprechungsteilnehmer anzeigen lassen
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Reservierungen mit der „Booking Manager“-Funktion verwalten
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Die Auswahl von Ressourcen verbergen oder begrenzen, wenn nicht jeder Organisator die Erlaubnis hat, diese zu buchen
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Reservierungen und Bestellungen anzeigen lassen
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Integrierte Standardberichte nutzen, zum Beispiel den Ressourcenauslastungsbericht
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Vorregistrierung von Besuchern vornehmen, Besucherausweise drucken und Barcode-Scans durchführen sowie Benachrichtigungen erhalten, wenn Besucher eintreffen
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Vertrauliche Daten manuell oder automatisch löschen, um die DSGVO einzuhalten
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Selbstregistrierung zur schnellen Registrierung nutzen
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Resource Central unterstützt 15 Sprachen
Warum ein Raumbuchungssystem Sinn macht
Chaotische Kalender und doppelte Buchungen, die im Team zu Konflikt führen? Ein Budget, das durch ungenutzte Besprechungsräume und verschwendete Catering-Bestellungen falsch ausgenutzt ist? Vielleicht fehlt gewünschte Transparenz am Arbeitsplatz oder Entscheidungsträger fordern detailliertere Einblicke.
Eine Lösung für diese Herausforderungen ist ein zentrales Buchungssystem für Besprechungsräume und Arbeitsplätze, das sich nahtlos in den bestehenden Tech-Stack integriert.
- Vermeidung von Doppelbuchungen und Verschwendung in der Kantine
- Verwalten des gesamten Arbeitsplatzes an einem Ort, mit Vor-Ort- und Remote-Zugriff für alle Mitarbeitenden
- Liefert ein klares, genaues Bild der Nutzung von Arbeitsplätzen und Ressourcen
- Sichert Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeitenden
- Vereinfacht Terminplanung, Flächenmanagement und operative Entscheidungen
- Optimiert administrative Aufgaben und fördert höhere Produktivität
- Reduziert No-Shows dank automatischen Erinnerungen
Noch Fragen?
Wenn Sie Fragen zu Resource Central haben, auch zu allgemeinen Informationen zu technischen Anforderungen oder Funktionen, besuchen Sie bitte unsere Support-Seite (auf Englisch) oder kontaktieren Sie uns.
FAQ - Raumbuchungssystem
Wie buche ich einen Besprechungsraum in Resource Central?
Resource Central ist ein benutzerfreundliches System mit vielen Funktionen. Einen Einblick in einige dieser Funktionen erhalten Sie auf unserem YouTube-Kanal, wo Sie verschiedene Videos ansehen können, die zeigen, wie man ein Meeting bucht oder einige der vielen Funktionen der Software nutzt.
Sie können uns auch gerne für eine Demo von Resource Central kontaktieren. Dann zeigen wir Ihnen, wie Sie das Besprechungsraum-Buchungssystem verwenden, um Meetings zu planen, und wie Sie die vielen Funktionen der Software optimal nutzen können.
Was ist ein Raumbuchungssystem?
Ein Raumbuchungssystem ist eine digitale Plattform (oder ein System), mit der Sie Besprechungs- und Konferenzräume, Schreibtische und andere Bereiche in der Arbeitsumgebung eines Unternehmens finden, reservieren und verwalten können. Einige Systeme bieten zusätzlich die Möglichkeit, Ressourcen wie Catering, Ausstattung, Parkplätze zu buchen sowie mobilen Zugriff und die Integration mit Kalender- und E-Mail-Tools.
Kann es in Microsoft Outlook und Teams integriert werden?
Ja! Eines der Dinge, die Kunden an Resource Central schätzen, ist die einfache Integration in ihre bestehenden IT-Systeme. Resource Central integriert sich nahtlos in bestehende Microsoft-Lösungen wie Outlook®, Exchange, 365 und Teams. Tatsächlich können Benutzer Besprechungsräume direkt in Outlook® mit der Resource Central-App buchen.
Wie hilft das System, Doppelbuchungen zu vermeiden?
Doppelbuchungen kosten Geld. Resource Central hilft, dies zu verhindern, indem es Echtzeit-Transparenz über die Verfügbarkeit von Räumen und Arbeitsplätzen bietet, einschließlich farbcodierter Grundrisskarten, und nur Räume anbietet, wenn sie tatsächlich frei sind. Außerdem ermöglicht Resource Central den Nutzern, Buchungen bei Bedarf zu ändern. Wenn Buchungen storniert werden, werden zusätzliche Services automatisch ebenfalls storniert, sodass Dienstleister informiert werden. Das bedeutet, dass Services oder Geräte (wie Catering oder Beamer, die nicht benötigt werden), niemals überbucht werden.
Ist die Software für hybride Arbeitsplätze geeignet?
Resource Central ist eine ideale Lösung für hybride Arbeitsplätze und flexible Arbeitsmodelle, unabhängig von der Branche. Warum? Weil es eine umfassende Lösung für Arbeitsplatzmanagement bietet, die einfach zu bedienen ist und dabei hilft, Produktivität und Zusammenarbeit zu fördern und gleichzeitig Flächenverschwendung zu reduzieren.
Das System macht es einfach, Arbeitsplätze und Besprechungsräume zu verwalten, Meetings im Büro oder unterwegs zu planen, verbundene Services zu buchen und sich an wechselnde Zeitpläne, Bedürfnisse und Teams anzupassen. Resource Central bietet außerdem integrierte Funktionen zur Verbesserung und Automatisierung des Besuchermanagements.
Die Software ist für die Arbeit mit Microsoft Outlook®, Exchange und Microsoft 365 entwickelt, was sie für Benutzer besonders komfortabel und leicht erlernbar macht. Resource Central kann zudem mit der Workspace Booking App und dem Business-Intelligence-Tool Insights kombiniert werden, um die Nutzung von Arbeitsplätzen besser zu verstehen und Optimierungspotenziale zu erkennen.
Wie sorgt die Microsoft-Integration für mehr Sicherheit?
Resource Central wurde unter Verwendung der Microsoft-eigenen Standards entwickelt und bietet deshalb die beste Integration in bestehende Microsoft-Plattformen. So müssen keine Benutzer- oder Buchungsdaten migriert werden oder sich um ein Fremdsystem gekümmert werden.
– Integration mit mehreren Microsoft-Softwarelösungen für eine einfache Bereitstellung und Nutzung
– Sofort einsatzbereit als Raumbuchungssystem, das über Outlook, Exchange, Microsoft 365 und Teams funktioniert
– Gewährleistet, dass die Verfügbarkeit von Räumen und Ressourcen in Echtzeit aktualisiert wird und immer korrekt ist
Resource Central bietet auch zwei verschiedene Microsoft Teams-Apps. „My Meetings“ bietet einen vollständigen Überblick über gebuchte Teams-Meetings und die Möglichkeit, Änderungen an Meetings, zugehörigen Serviceaufträgen und eingeladenen Gästen vorzunehmen. „Orders“ unterstützt Ihre Dienstleister, wie z.B. das Catering, ihre Aufträge direkt über Teams zu verwalten und Team Posts zu nutzen, um Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Kann es lokal oder in der Cloud gehostet werden?
Alle unsere Lösungen werden sowohl als Cloud-/SaaS- als auch als On-Premises-Version angeboten. Es gibt potenziell länderspezifische Gesetze, die Einschränkungen verursachen können. Es ist uns wichtig, dass unsere Kunden alle Optionen zur Verfügung haben, wenn es um die Auswahl der gewünschten Einrichtung geht.
Es gibt jedoch einige klare Vorteile bei der Nutzung einer SaaS-Lösung für Arbeitsplatzmanagement, darunter schnelle Implementierung, geringere Kosten, Skalierbarkeit sowie verbesserte Zusammenarbeit und Effizienz.