Erfolgsgeschichte –
UZ Leuven

Implementierung eines Raumbuchungssystems im Universitätsklinikum

Hintergrund

Das Universitätskrankenhaus Leuven (UZ Leuven) ist das größte Universitätsklinikum Belgiens. Es streckt sich über drei Standorte und verfügt über rund 2.000 Betten und fast 10.000 Mitarbeiter, die dort arbeiten. Mit Investitionen in medizinische Entwicklung und Forschung investiert das Krankenhaus in die Gesundheitsversorgung von morgen.

Das UZ Leuven hat das klare Ziel, ein attraktiver Arbeitsplatz für seine Mitarbeiter zu sein. Ein großer Teil der Besprechungsräume des Krankenhauses ist mit digitalen Türschildern ausgestattet, die mit dem Buchungssoftwaresystem Resource Central verwaltet werden.

„Wir verfügen über eine umfangreiche Infrastruktur, einschließlich einer umfangreichen Infrastruktur für Tagungen. Und ich muss sagen, dass ich mir die Organisation drei Jahre nach der Implementierung nicht mehr ohne Resource Central vorstellen kann.“

– AnneMie Glorieux, Raumplanungs-Verantwortliche , UZ Leuven

Zugriff auf Funktionen über Outlook

UZ Leuven war auf der Suche nach einem zentralen Buchungssystem, das es ermöglicht, Räume nach Kriterien wie Lage, Größe, Ausstattung und mehr zu finden und zu buchen, in Kombination mit der Bestellung von Bewirtung und anderen Dienstleistungen.

UZ Leuven wollte die Möglichkeit haben, während der Buchung eines Besprechungsraumes sofort Catering oder andere Dienstleistungen hinzuzufügen.

Das Tool sollte auch vollständig in Microsoft Exchange integriert sein, damit die Benutzer direkt von Outlook aus auf diese zusätzlichen Funktionen zugreifen können.

Eine anpassbare Buchungslösung

Add-On Products‘ Vertriebspartner IKANDA unterstützte das UZ Leuven bei der Implementierung des Raumbuchungssystems Resource Central. 80 Besprechungsräume des Krankenhauses in Leuven erhielten ihre eigenen digitalen Türschilder.

Mit dem anpassbaren Resource Central Add-on können Mitarbeiter des UZ Leuven nun Bewirtung bestellen, mehrere Lieferzeiten auswählen oder die Uhrzeit der Lieferung eingeben. Außerdem können sie die Personenzahl anpassen, wenn diese von der Personenzahl in der Outlook-Einladung abweicht. Darüber hinaus können die Mitarbeiter Tischaufstellungen wählen oder zusätzliche Dienstleistungen buchen, wie z. B. Wi-Fi-Codes oder Parkplätze.

Mit Resource Central erhalten Dienstleister Bestellformulare automatisch und in Echtzeit, und sie können individuelle Berichte erstellen, um ihren Arbeitstag zu erleichtern.

Auf den digitalen Schildern werden alle Informationen zu den Meetings, die über Microsoft 365 oder Exchange gebucht wurden, angezeigt. Meetings können auch direkt auf dem Bildschirm gebucht, verlängert oder storniert werden.