Solutions de gestion du lieu de travail et de planification des réunions
Solutions logicielles permettant de réserver des bureaux, des espaces de travail, des salles de réunion, des panneaux numériques et d’autres ressources sur votre lieu de travail flexible. Conçu pour Microsoft Outlook®, Exchange et Microsoft 365.
Disponibilité structurée avec les solutions de gestion du lieu de travail
Donnez aux employés un contrôle accru sur leur environnement de travail grâce à des solutions bureautiques intelligentes
Les produits bureautiques intelligents connectent vos employés à vos bureaux grâce à un écosystème de matériel et de logiciels qui les aide à localiser les espaces de travail les mieux adaptés, à trouver des collègues et à réserver spontanément des salles de réunion libres. Offrant plus d’autonomie aux employés, les espaces de travail flexibles leur permettent de donner le meilleur d’eux-mêmes.
Trouver et réserver des espaces de travail à l’aide de différents appareils
La planification des espaces de travail n’a jamais été aussi simple. Les employés peuvent utiliser n’importe quelle plateforme adaptée à leurs besoins pour trouver et réserver des espaces de travail.
Réserver à l’aide d’un appareil mobile
Add-On Products propose des solutions bureautiques intelligentes qui permettent aux employés d’identifier rapidement les bureaux et les salles disponibles.
L’application mobile Workspace offre une vue d’ensemble des plans des étages assortie d’un code couleur qui vous informe de la disponibilité et vous aide à identifier où la salle où se trouvera votre équipe. Au bureau, les employés peuvent utiliser leur application mobile pour scanner le code QR d’une salle de réunion ou d’un panneau de bureau partagé pour réserver le lieu sur place.
Réserver à l’aide d’un ordinateur portable ou de bureau
L’extension de Microsoft Outlook® Resource Central permet une recherche et une réservation plus avancées des ressources. Sur leurs ordinateurs, les employés peuvent obtenir des informations relatives aux équipements et à la capacité des salles, réserver des services tels que la restauration et inviter les participants aux réunions.
Réserver à l’aide d’un panneau numérique de salle de réunion
La signalisation numérique des salles de réunion vous permet de contrôler la disponibilité des salles de réunion du bout des doigts. S’intégrant parfaitement à Microsoft Outlook®, Exchange et 365, les panneaux de la salle de réunion Digital Sign Client vous permettent de réserver facilement les salles de réunion au bureau. Appuyez simplement sur le panneau numérique ou scannez le code QR pour réserver une salle de réunion directement sur le panneau.
Si une réunion se termine plus tôt que prévu, le panneau vous permet d’annuler la réservation sur place. À l’inverse, si la réunion se prolonge, vous pouvez prolonger votre réservation sur le panneau.
Réserver à l’aide d’un écran de bureau numérique
Grâce aux écrans de bureau numériques à code couleur placés sur les bureaux, les employés au bureau peuvent rapidement savoir quels bureaux sont libres et les réserver sur place. Pour ce faire, ils peuvent appuyer sur l’écran tactile ou scanner leur carte d’accès RFID.
Réservation instantanée
grâce aux détecteurs de présence
Notre solution bureautique intelligente intègre des détecteurs d’espace de travail à Microsoft 365 afin de fournir des vues en temps réel, des informations ainsi que des capacités avancées de réservation et de gestion d’espace de travail basées sur les mouvements détectés.
L’intégration des détecteurs sur le lieu de travail interagit avec la solution d’analyse Insights pour simplifier et rationaliser la gestion de l’espace de travail, du temps et des ressources.
Les principales fonctionnalités comprennent des confirmations et des enregistrements automatisés, des contrôles de sortie adaptables, des annulations intelligentes, des informations de reporting de non-présentation, ainsi qu’une gestion intelligente des ressources et des services basée sur des connaissances physiques.
Des produits bureautiques intelligents pour l’environnement de travail flexible d’aujourd’hui
L’essor du travail numérique et des conditions de travail flexibles permet aux employés de travailler où ils le souhaitent, quand ils le souhaitent. Les immeubles de bureaux abritent alors un plus grand nombre de salles de réunion et de bureaux inutilisés.
En convertissant les espaces de bureau traditionnels en espaces de travail partagés et flexibles, les entreprises peuvent optimiser l’utilisation de l’espace et transformer leurs immeubles de bureaux en plateformes de collaboration dynamiques en phase avec l’avenir du travail.
Les solutions bureautiques intelligentes sont des outils conviviaux qui permettent aux employés de planifier à l’avance et leur offrent la possibilité de trouver l’espace dont ils ont besoin en fonction de leurs horaires.
Les plateformes bureautiques intelligentes peuvent être intégrées à différents systèmes, notamment les suivants :
- Système de réservation des salles de réunion
- Signalisation numérique
- Panneaux de bureau
- Application de réservation d’espace de travail mobile
- Réservation d’un bureau partagé
- Solution de détecteur dans l’espace de travail
Pour en savoir plus sur ces solutions, contactez l’un de nos partenaires revendeurs francophones.
Points forts — Avantages des solutions Smart Office
Avantages de Smart Office pour les employés
Les produits bureautiques intelligents permettent aux employés de localiser rapidement des salles de réunion libres, de réserver des espaces de travail qui correspondent à leurs activités, de trouver des espaces de travail près d’une équipe ou d’un collègue en particulier et de réserver des bureaux partagés avant leur arrivée au bureau. Les solutions bureautiques intelligentes permettent aux employés de trouver et de réserver des salles de réunion et des espaces de travail sans difficulté.
Accédez à des analyses précieuses du lieu de travail
Les produits bureautiques intelligents constituent un atout pour les employeurs, car en plus d’améliorer la productivité des employés, ils fournissent des informations sur la façon dont ceux-ci utilisent l’espace de bureau et mettent au jour des opportunités d’amélioration. Vous pourrez ainsi prendre des décisions basées sur des données.
Identifiez les espaces les plus demandés, analysez les heures de pointe et localisez les espaces non occupés. Vous pouvez également générer des rapports afin de mettre au jour des tendances et des problèmes courants. Ces informations vous aideront à ajuster votre lieu de travail en fonction des évolutions et des besoins changeants tout en économisant sur les coûts et les ressources.
Amélioration de la pérennité environnementale du bureau
La mise en œuvre d’une solution de réservation d’espaces de travail et de ressources peut considérablement améliorer la pérennité environnementale de votre entreprise. En adoptant une disposition écologique, en réduisant les déchets et en choisissant un modèle d’espace de travail plus flexible, ainsi que des automatisations et des informations axées sur la technologie, les bonnes solutions logicielles peuvent vous aider à atteindre vos objectifs ESG.
Avec les produits bureautiques intelligents, votre entreprise peut optimiser l’utilisation de l’immobilier et la capacité des employés grâce à des conditions de travail flexibles, nécessitant moins d’espace de bureau. Vous pourrez ainsi réduire les coûts énergétiques et améliorer l’empreinte écologique de votre entreprise.
Améliorer la pérennité environnementale avec un logiciel de réservation de ressources
Attirer et retenir les talents
Capables d’aider les entreprises à attirer et à retenir les talents, les solutions bureautiques intelligentes constituent un sujet d’actualité pour les chefs d’entreprise. Les produits bureautiques intelligents permettent aux entreprises de mettre en place des espaces de travail créatifs, collaboratifs et technologiquement innovants qui améliorent la collaboration et stimulent le moral des employés. L’avenir sera flexible, et les employés recherchent des lieux de travail qui leur permettent de donner le meilleur d’eux-mêmes sans se sentir limités par un environnement de bureau traditionnel de 9h à 17h.
Transition en douceur vers des places assises flexibles
Lorsque les lieux de travail passent de places de travail attribuées aux places de travail flexibles, l’identification des espaces de travail disponibles revient aux employés, ce qui constitue l’un des motifs de mécontentement les plus courants. Aucun outil ne permet aux employés de réserver rapidement et facilement des espaces de travail ou de localiser leurs collègues. Cette lacune peut avoir une incidence négative sur le bien-être des employés et engendrer une certaine contrariété.
Les solutions bureautiques intelligentes éliminent toute ambiguïté quant aux espaces de travail disponibles, ce qui permet aux employés d’identifier et de réserver rapidement des espaces de travail à tout moment et en tout lieu.
What People Say
“We have a lot of infrastructure, including a lot of meeting infrastructure. And I have to say, now three years after implementation, I think it’s impossible to imagine the organization without Resource Central.”
Annemie Glorieux, Responsible Space Planning
UZ Leuven, Belgium
“From an IT and Digitalization perspective, Add-On Products has been a competent supplier for 10 years. They have provided great input in relation to future development of the solution in accordance with Aarhus Municipality's needs. Most recently they have assisted in an innovative booking project that will make the solution available to a completely new user group.”
Søren Laursen, Chief Consultant
Aarhus Municipality, Denmark
“Our staff are very comfortable using Resource Central to manage their diaries and meetings.”
Ian Scullion, Project Manager
Manchester Primary Care Trust, UK
“The main reason we chose Resource Central is that it supports multiple companies and is easy to use and operate. Having a single solution for all the companies to operate has been a real benefit.”
Svein Arne Hammersland, Manager ICT
Sparebanken Vest, Norway
“The Outlook Web Access capability and reporting and auditing are key features that attracted us to this product.”
Maria Eisenberg, CTO
Calgary Health Region, Canada
“"Our staff was anxious about switching to a new booking system, but they have been very pleased with Resource Central."”
Valerie Weddell, Project Manager/Business Analyst
Multiple Sclerosis Society of Canada
“Ariadne’s features put the product in a class of its own compared to other digital signage solutions.”
Andreas Gemperle, Technical Consultant
Habegger, Switzerland
“In the past it took at least half an hour to organize a meeting; now it takes a few minutes.”
Inge Hansen, IT-Coordinator
University of Southern Denmark
“Thanks to Exchange Central our customers receive better service and we use fewer resources in serving them.”
Jens Erik Rasmussen, Head of IT
TOPNORDIC / ATEA Group, Denmark
“Exchange Central was easy to install and has functioned without any problems ever since.”
Flemming Brink, IT Manager
Municipality of Vejle, Denmark
“We have almost 6,000 employees using Add-On Products’ booking system, though many don’t realize it.”
Tina Lund Bonne, Technology Consultant
Ørsted, Denmark
“Thanks to the implementation of flexible working, Genesis expects to save £1 million year-per-year.”
Jenny Quigley, Project Manager
Genesis Housing Association, UK