Wie man in Outlook eine Buchung für eine andere Person erstellt

Möchten Sie erfahren, wie Sie in Outlook eine Buchung eines Arbeitsplatzes oder einer Besprechung für eine andere Person planen können? Mit der richtigen Berechtigungsstufe in Outlook können Sie Outlook verwenden, um Buchungen wie Besprechungen, Arbeits- und Parkplätze oder Telefonkonferenzen im Namen einer anderen Person zu buchen.

Um diese Berechtigungen zu erhalten, müssen Sie sich mit Ihrem Outlook-Supportteam in Verbindung setzen und als Delegierter im Outlook-Konto der anderen Person eingerichtet werden. Alternativ können Sie auch mit der anderen Person zusammenarbeiten, um die Delegiertenrechte auf deren Computer einzurichten.

Die Möglichkeit, Buchungen von Besprechungen und Arbeitsplätzen zu planen und den Kalender einer anderen Person zu verwalten, ist in der Regel Verwaltungsassistenten und anderen Personen vorbehalten, die auch im Terminkalender einer anderen Person Buchungen von Arbeitsplätzen und Räumen vornehmen können. Sobald er als Delegierter eingerichtet ist, kann der Benutzer den Outlook-Kalender der anderen Person auf seinem eigenen Computer öffnen und eine Buchung in deren Namen vornehmen.

Bevor Sie den Kalender einer anderen Person bearbeiten können, muss diese Ihnen die Erlaubnis dazu erteilen, indem sie ihren Kalender freigibt. Sobald Sie ein Bearbeiter sind, können Sie Ereignisse im Kalender der Person erstellen und bearbeiten. Außerdem können Sie im Namen des Kalenderbesitzers auf Einladungen zu Besprechungen reagieren.

Wenn Sie eine Einladung zur Freigabe des Kalenders einer Person erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren, und der Kalender wird zu Ihrer Kalenderliste hinzugefügt. Nachdem der Kalender zu Ihrer Kalenderliste hinzugefügt wurde, haben Sie die Möglichkeit, ihn aus Ihrer Kalenderansicht hinzuzufügen oder zu entfernen. Sie können den Kalender auch umbenennen, seine Farbe ändern oder ihn löschen.

Mit dem Assistenz-Organisator können Sie im Namen einer anderen Person Aufträge erteilen und andere Dienstleistungen rund um Buchungen verwalten

Resource Central hat eine neue Funktion hinzugefügt, die es Ihnen ermöglicht, Meetings im Kalender eines Managers oder Kollegen zu buchen, indem Sie sich selbst als Assistenz-Organisator einrichten. Als Assistenz-Organisator erhalten Sie E-Mails von Resource Central und können im Namen der anderen Person Bestellungen aufgeben. Es kann so konfiguriert werden, dass der ursprüngliche Organisator keine der von Resource Central kommenden E-Mails erhält.

Diese Funktion ist besonders praktisch für Verwaltungsassistenten, Assistenten der Geschäftsführung und andere, die die Verantwortung für die Planung und Buchung von Besprechungen, Arbeitsplätze, etc. für andere übernehmen. In der App „Meine Besprechungen“ für Microsoft Teams können Sie nicht nur Ihre eigenen Besprechungen sehen, sondern auch alle Buchungen, für die Sie der stellvertretende Organisator sind. In der App „Meine Besprechungen“ können Sie auch die Besprechungen für die verschiedenen Teams sehen, denen Sie angehören.

In Kombination mit der Funktion des Assistenz-Organisatoren ist die App „Meine Besprechungen“ in Outlook und Teams ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie die Verantwortung für die Bestellung von technischem Equipment, Catering und anderen Dienstleistungen für Besprechungen an einen Dienstleister delegieren können. Dies ist sehr praktisch für vielbeschäftigte Führungskräfte und Manager, die an vielen Meetings teilnehmen, aber nicht die Zeit haben, alle Details zu planen.

Resource Central ist ein Add-In von Microsoft, das es den Anwendern erleichtert, Buchungen von Besprechungen und anderer Ressourcen im Namen anderer Personen zu planen. Um mehr über den Assistant Organizer für Resource Central und die My Meetings App für Teams zu erfahren, kontaktieren Sie Add-On Products noch heute und vereinbaren Sie eine kostenlose Online-Demo oder melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an.