In diesem Blog:
Bessere Zusammenarbeit und Effizienz im modernen Büro
14 Apr 2023
Die Vorteile von digitalen Türschildern
Während einige Unternehmen immer noch die allseits bekannten rot-grünen Schieberegler verwenden, um anzuzeigen, ob ein Besprechungsraum besetzt oder frei ist, haben andere Unternehmen den Schritt gemacht und in digitale Anzeigelösungen für das moderne Büro investiert, die eine agile Arbeitsumgebung unterstützen.
Digitale Türschilder sind in vielen modernen Unternehmen ein fester Bestandteil der täglichen Routine und spielen eine wichtige Rolle bei der Kommunikation mit Mitarbeitern und Besuchern am Arbeitsplatz. Sie sind auch eine gute Möglichkeit, die Raumnutzung zu optimieren und einen agilen Arbeitsplatz zu unterstützen.
Werfen Sie einen Blick auf die vielen Vorteile von digitaler Beschilderung, die auf den ersten Blick vielleicht nicht offensichtlich sind.
Verschafft guten Überblick
Digitale Türschilder für Besprechungsräume machen es den Mitarbeitern leicht zu sehen, ob ein Raum für eine spontane Besprechung verfügbar ist oder ob eine Besprechung ansteht. Ein modernes Raumdisplay liefert durch die Anbindung an Microsoft Exchange und Microsoft 365 Informationen in Echtzeit. Dies erhöht die Produktivität und erleichtert die Buchung. Außerdem werden relevante Informationen direkt auf dem Bildschirm vor dem Raum angezeigt, so dass man leicht den Überblick behält, die Kommunikation verbessert wird und verhindert, dass man in das falsche Meeting geht.
Außerdem ist der Status des Raums für alle sofort sichtbar. Es gibt auch die Möglichkeit, Bildschirme mit eingebauten LEDs zu nutzen, so dass die Mitarbeiter noch leichter erkennen können, ob ein Raum besetzt ist oder nicht.
Eine weitere praktische Funktion, die manche digitale Türschilder aufweisen, ist die Möglichkeit, zu melden, wenn es etwas gibt, um das sich gekümmert werden muss. Wenn zum Beispiel der Projektor im Raum nicht funktioniert, kann die zuständige Person mit wenigen Klicks auf dem Display direkt informiert werden. Oder muss der Raum vielleicht gereinigt werden? Melden Sie es einfach auf dem Bildschirm und das Reinigungspersonal wird sofort benachrichtigt.
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Optimierte Nutzung von Besprechungsräumen
Manchmal müssen Besprechungen verlängert werden, und manchmal sind sie länger angesetzt, als sie tatsächlich dauern.
Mit digitalen Displays können die Besprechungsteilnehmer den Raum mit einer kurzen Berührung des Bildschirms als frei melden, wenn sie fertig sind, oder sie können die Besprechung direkt auf dem Display verlängern, wenn unmittelbar danach keine Besprechung angesetzt ist.
Auch die Berichterstattung in Echtzeit macht es Facility Managern leicht, den Überblick darüber zu behalten, welche Räume gereinigt oder inspiziert werden können. Die Integration in Microsoft Exchange und Microsoft 365 macht es einfach, die relevanten Daten sofort zu sehen. Apropos Daten: Die Nutzung von Besprechungsräumen lässt sich mit Hilfe der gesammelten Daten leicht optimieren. Sie helfen Ihnen, Ihre Büroflächen besser zu verstehen und zu nutzen. Man kann auch eine anpassbare Analysesoftware wie Insights nutzen, die mit Microsoft Power BI erstellte Business Intelligence-Dashboards verwendet, um Berichte und Einblicke auf der Grundlage der gesammelten Daten liefert, die mithilfe der bestehenden Buchungslösung der Firma eingesammelt wurden.
Sicherheit inklusive
Für Unternehmen, die einen hohen Sicherheitsstandard aufrechterhalten müssen, können digitale Türschilder auch eine perfekte Ergänzung zu den bestehenden Sicherheitsmaßnahmen darstellen. Zum einen gibt es Schilder, die mit einem Pin-Code geschützt sind, so dass nur zugewiesene Mitarbeiter Änderungen vornehmen können. Zum anderen gibt es Displays, die mit einem integrierten RFID-Kartenleser ausgestattet sind. Dies erhöht die Sicherheit noch mehr, da die Benutzer beim Einchecken in den Raum authentifiziert werden können und somit sofort registriert werden.
Displays als Markenbotschafter
Die digitale Beschilderung von Meetingräumen dient nicht nur dazu, Besucher und Mitarbeiter über aktuelle und zukünftige Meetings zu informieren, sondern vermittelt auch die visuelle Identität des Unternehmens. Auf anpassbaren Schildern können so zum Beispiel Hintergrundbilder, ein Branding-Video oder andere firmenrelevante Informationen angezeigt werden. Oft können integrierte Vorlageneditoren das Layouten erleichtern, indem ganz einfach individuelle Layouts mit Firmenlogos, -Farben und Schriftarten erstellt werden können. Wenn man nicht die nötigen graphischen Vorkenntnisse hat, gibt es auch digitale Türschilder mit bereits erstellten Designs, die als Vorlagen verwendet werden können.
Mit Blick in die Zukunft
Auf dem Markt gibt es verschiedene Optionen für Raumschilder, aber vielleicht erfüllen nicht alle die Anforderungen Ihres Unternehmens. Es ist von Vorteil, wenn die digitalen Türschilder nahtlos mit Microsoft Exchange und Microsoft 365 verbunden sind und zum Beispiel mit einer Softwarelösung wie Digital Sign Client geliefert wird, um sicherzustellen, dass die Informationen auf dem Schild immer aktuell sind und mit dem Exchange-Server synchronisiert werden.
Wenn Sie ein Büro für die Zukunft einrichten möchten, können Sie Besprechungsräume auch mit Sensoren für den Arbeitsplatz ausstatten. Als integrierte Lösung mit Microsoft 365 und Exchange arbeiten die Sensoren mit den Raumanzeigen zusammen. Das funktioniert so: Wenn jemand den Sitzungsraum nutzt, ändert sich der Status des Türschildes auf “besetzt” – und umgekehrt auf „frei“, wenn der Raum verlassen wird. Sitzungen können so automatisch verlängert werden, oder auch nach einer bestimmten Zeit automatisch abgemeldet werden, wenn niemand erscheint.
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