Die 7 Arbeitsbereiche, die jedes Büro haben sollte

01 Mrz 2024

Der Arbeitsplatz hat sich in den letzten Jahren verändert. Auch die Bedürfnisse und Anforderungen der Arbeitnehmer sind anders. Mit dem Vormarsch der mobilen Technologie und der Fernarbeit haben wir eine Zunahme von Breakout-Zonen erlebt. Einige sind für eine aktive Zusammenarbeit gedacht. Andere für Ruhe und Konzentration.

Diese Bürozonen und Bürobereiche, schaffen das neue ideale Arbeitsumfeld, indem sie verschiedene Arbeitsweisen wie Konzentration, Zusammenarbeit, Lernen, Beisammensein, Erholung sowie Unternehmenskultur und -eindrücke unterstützen.

Wie können Sie also ein Büro so einrichten, dass die Mitarbeiter es lieben und hochproduktiv sein können?

Die ruhige Zone, die Besprechungszone und die Huddle-Zone

Die Willkommenszone und der soziale Bereich

Must-have-Bürozonen

Das ideale Büro hat insgesamt sieben Zonen, die auf verschiedene Aspekte der Arbeitsumgebung zugeschnitten sind. Fünf davon sind “Must-haves”.

1. Die Willkommenszone (der Empfang)

Dieser Bereich ist der erste Eindruck, den Besucher oder Mitarbeiter vom Büro bekommen. Er sollte freundlich und einladend sein und die Kultur Ihres Unternehmens vermitteln. In diesem Bereich sollten Sie Ihre Unternehmensbranding zum ersten Mal präsentieren, und es sollte deutlich werden, wofür Ihr Unternehmen steht. Auch ein Wartebereich für Besucher ist hier zu finden.

2. Die ruhige Zone (Fokusbereich)

Die ‚Homebase‘. Ihr Schreibtisch, Ihr Büro oder Ihr Arbeitsbereich. Diese Zone kann sehr unterschiedlich aussehen und ist oft individuell für jede Person. Es ist der Bereich, der dem ursprünglichen Konzept von “Stuhl und Schreibtisch” am nächsten kommt, und es ist der Bereich, in dem sich die Mitarbeiter voll auf die Arbeit konzentrieren, E-Mails schreiben, Konzepte entwickeln und wichtige Aufgaben erledigen können. Dieser Bereich sollte eine bekannte Ruhezone sein, in der man sich bewusst ist, dass dies nicht der richtige Ort ist, um Kontakte zu knüpfen, und Kopfhörer sind hier oftmals ein Muss.

3. Die Besprechungszone

Besprechungszonen sind ziemlich einfach. Es sollte sich um Räume handeln, die speziell für kleine oder große Gruppensitzungen konzipiert sind. Sie sollten über kleine oder große Tische und genügend Sitzplätze verfügen, um die Gruppe aufnehmen zu können. Besprechungszonen können unterschiedlich groß sein, von kleinen Räumen für 4 Personen bis hin zu großen Konferenzräumen für 100 Personen. Besprechungszonen sind für Diskussionen, Präsentationen, Schulungen und Gespräche über das Unternehmen gedacht.

4. Die Huddle-Zone

Ähnlich wie bei den großen Besprechungszonen werden Sie diesen Bereich wahrscheinlich mehrfach haben. Huddle-Zonen sind in der Regel “Huddle-Räume”, in denen Mitarbeiter kleinere, weniger formelle Besprechungen abhalten können. Sie sind ideal für schnelle Brainstorming-Sitzungen, kurzfristige Besprechungen für kleine Teams oder für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten und Anrufe entgegennehmen oder sich mit Kollegen vor Ort verbinden müssen. Huddle-Zonen sind oft schallisoliert oder bieten eine Funktion, die sie ruhiger und privater macht. Office Inspiration nennt dies den Rückzugsbereich und gibt hier weitere Informationen darüber, wie man diesen Ort ideal für vertrauliche Gespräche gestalten kann.

5. Der soziale Bereich

Der letzte “Must-have”-Bereich steht nicht in direktem Zusammenhang mit beruflichen Aufgaben. Aber er hat einen tiefgreifenden Einfluss auf sie. Die Mitarbeiter brauchen den ganzen Tag über geistige und körperliche Pausen, um Bestleistung zu bringen. Ausgewiesene Gemeinschaftsbereiche im Büro tragen zu einer positiven Arbeitsmoral, zufriedenen Mitarbeitern, Mitarbeiterbindung und einer guten Arbeitsplatzkultur bei. Soziale Zonen können viele Formen annehmen, sind aber oft die Speise- und Kantinenbereiche, während einige große Unternehmen auch einen offenen Sitzbereich ähnlich wie in einem Café bieten können. Dies sind häufig offene Räume mit viel Licht und oft mit Blick nach draußen, die so einen starken Kontrast zu den Arbeitsbereichen bilden.

Nice-to-have-Bürobereiche

Nur zwei Bereiche sind “nice-to-have”. Der Grund dafür ist, dass diese Zonen – oder Elemente davon – auch in anderen Bereichen oder über das Büro verteilt eingerichtet werden können. Für kleinere Unternehmen sind diese Zonen also vielleicht nicht möglich.

6. Die Zusammenarbeitszone

Nicht jedes Unternehmen kann alle Zonen unterbringen, daher haben wir diese Zone als “nice-to-have” eingestuft. Besprechungsräume können auch für Zusammenarbeit genutzt werden, aber wenn Ihre Bürofläche es zulässt, bietet es sich an einen speziellen Bereich für die Zusammenarbeit einzurichten. In diesem Bereich dreht sich alles um Innovation und Kreativität. Zusammenarbeitsbereiche sollten die gegenseitige Inspiration, das Brainstorming, Thought Leadership und die Teamarbeit fördern.

7. Die Wohlfühlzone

Nicht jedes Unternehmen kann jeden Bereich unterstützen, daher haben wir auch diesen Bereich als “nice-to-have” eingestuft. In dieser Zone geht es darum, einen Raum zu schaffen, der das psychische Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützt. Dieser Bereich kann für Meditation, Ruhe oder Yoga genutzt werden. Da aber nicht in jedem Büro Platz dafür vorhanden ist, schlagen wir vor, das andere Element dieses Bereichs zu implementieren: Begrünung. Stellen Sie im Büro verteilt Pflanzen auf. Studien haben gezeigt, dass die Produktivität der Mitarbeiter durchschnittlich 15 Prozent gesteigert werden kann, wenn Zimmerpflanzen im Büro sind.

Wie der Büroraum aufgeteilt werden kann

Eine effektive Büroeinrichtung besteht darin, die oben erwähnten unterschiedlichen Arbeitsbereiche zu schaffen. Dies trägt dazu bei, den verschiedenen Arbeitsstilen Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden und gleichzeitig die Ressourcen- und Raumnutzung zu optimieren. Jeder Bereich hat einen bestimmten Zweck, ist gut durchdacht und die Mitarbeiter wissen, wie sie sich in jedem Bereich verhalten.

Schritt 1: Ein offener Grundriss.

Offene Grundrisse sind die beste Option für Unternehmen, die Kosten sparen wollen, die Kommunikation ihrer Mitarbeiter unterstützen, ihr Team erweitern und hybride Belegschaften unterstützen möchten. Tatsächlich haben sieben von zehn Unternehmen in den Vereinigten Staaten eine Art von Großraumbüros.

Und es ist ganz einfach, die oben genannten Bürozonen mit einem offenen Grundriss zu schaffen. Hier erfahren Sie, wie: Vier Tipps für interaktive Grundrisse.

Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass am Arbeitsplatz die richtige Technologie zur Verfügung steht.

Dies bedeutet eine technische Lösung für die Buchung von Arbeitsplätzen, die sich in die vorhandene E-Mail- und Kalendersoftware der Mitarbeiter (z. B. Outlook) und eine entsprechende App für Smartphones integrieren lässt. Auf diese Weise können die Mitarbeiter schnell und einfach einen Schreibtisch oder einen Besprechungsraum buchen oder eine Besprechung planen, ohne dass es zu störenden Doppelbuchungen oder extra Verwaltungsaufwand kommt.

Hot-Desk-Buchungsbildschirme sind zum Beispiel eine einfache Möglichkeit, Mitarbeitern bei der Auswahl ihres Arbeitsplatzes zu helfen und ihnen einen Platz zuzuweisen, wenn sie spontan im Büro sind. Auch Sensoren für Büroräume erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Belegungssensoren können erkennen, ob ein Raum benutzt wird, und wenn nicht, den Raum automatisch auf “offen” stellen. Sie können auch dazu beitragen, dass ein Raum schneller von “gebucht” auf “verfügbar” umgestellt wird, wenn Besprechungen vorzeitig beendet werden, so dass die Ressourcen schneller wieder frei werden.

Lesen Sie mehr: Erfahren Sie mehr über die Belegung von Büroräumen und die Leistungsfähigkeit von Sensoren

Verschiedene Bürobereiche einzurichten ist recht einfach, wenn man erst einmal weiß, welche Zonen man einrichten will und welche Elemente sie aufweisen sollen. Organisierte Bereiche helfen Ihnen, Aufgaben schneller zu erledigen, sich besser zu konzentrieren, Ablenkungen zu reduzieren und die Betriebskosten zu senken, indem nicht zu viel Geld für Räume oder Ressourcen ausgegeben wird, die bereits existieren (oder nicht mehr gebraucht werden).

Co-Autor | Anne

Anne ist eine Kommunikations- und Marketingexpertin bei Add-On Products. Sie lässt sich gerne von Situationen inspirieren, in denen Menschen und Technologie aufeinandertreffen.