7 Merkmale der besten Raumbuchungssysteme

Besprechungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitslebens, egal ob Sie zu Hause oder im Büro arbeiten. Die Planung einer Besprechung kann sehr mühsam sein und viel Hin und Her mit Kollegen und Anbietern erfordern, wenn Sie kein spezielles Buchungssystem für Besprechungsräume verwenden. 

Mit der richtigen Software für die Planung von Besprechungen können Sie ganz einfach einen Besprechungsraum finden und buchen, Teilnehmer einladen und Catering und Ausrüstung bestellen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einem Raumbuchungssystem  achten sollten. 

1. On-Premises und Software-as-a-Service (SaaS)  

Für viele Unternehmen ist ein SaaS-System für die Planung von Besprechungsräumen die beste Wahl, da nur minimale Vorlaufkosten anfallen, Support und Wartung im monatlichen Abonnement enthalten sind und die Lösung skalierbar ist. 

Für größere Unternehmen kann der Einsatz von On-Premises-Software sinnvoller sein, da sie die Kontrolle, das Eigentum und zusätzliche Sicherheit bietet. Add-On Products bietet sowohl On-Premises- als auch SaaS-Optionen an. 

2. Entwickelt für die Integration mit Microsoft Outlook^®, Exchange und 365

Wenn Sie bereits Microsoft Outlook^®, Exchange und 365 verwenden, können Sie den Übergang zu einem neuen Buchungssystem für Besprechungsräume nahtlos gestalten, indem Sie sich für eine Software entscheiden, die sich in die Microsoft-Lösungen integrieren lässt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten synchronisiert und aktuell sind. Das bedeutet auch, dass die Software für die Mitarbeiter einfacher zu bedienen ist, da sie eine Erweiterung der vertrauten Outlook-Oberfläche ist. 

3. Intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche

Ein Raumbuchungssystem muss intuitiv und benutzerfreundlich sein, damit es erfolgreich eingesetzt werden kann. Ein intuitives Benutzererlebnis beschleunigt die Benutzerakzeptanz und steigert die Produktivität der Mitarbeiter. 

Eine benutzerfreundliche Software kann auch kostengünstiger implementiert werden, da sich die Administratoren schneller mit dem System vertraut machen können. Außerdem sind die laufenden Schulungskosten geringer, wenn die Anwendung einfach zu bedienen ist. 

4. Buchung von Arbeitsplätzen und Hot Desking   

Die Kosten für Immobilien steigen weltweit, und die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen ist eine gute Möglichkeit für Unternehmen, ihre Bürofläche zu maximieren und Kosten zu senken. Eine Software für die Verwaltung von Besprechungsräumen, mit der Sie nicht nur Besprechungsräume, sondern auch Arbeitsplätze und Schreibtische buchen können, erleichtert die Verwaltung flexibler Arbeitsvereinbarungen wie Hoteling und Hot Desking. 

Mit einer Arbeitsplatzbuchungs-App können Benutzer schnell und einfach einen Schreibtisch, Hot Desk, etc. buchen. Sie können die Schreibtische von ihren mobilen Geräten aus buchen, bevor sie im Büro ankommen, und wissen so genau, wo sie sitzen werden. Administratoren können einige Schreibtische in der App als nicht verfügbar markieren, um sicherzustellen, dass die buchbaren Arbeitsplätze richtig verteilt sind. 

5. Berührungsloses Buchen und Einchecken 

Die berührungslose Check-in-Funktion ermöglicht es Mitarbeitern, mit ihren mobilen Geräten QR-Codes zu scannen, um einzuchecken, wenn sie auf reservierte Besprechungsräume, Arbeitsplätze  und Schreibtische zugreifen. Unternehmen können QR-Codes an allen buchbaren Ressourcen im Büro anbringen, einschließlich Hot Desks, Besprechungsräumen und Geräten. 

Die Benutzer müssen nur den QR-Code mit ihrem Mobilgerät scannen, um die Ressource zu buchen oder einzuchecken, ohne eine gemeinsam genutzte Fläche berühren zu müssen. Wenn jemand nicht eincheckt, um seinen reservierten Besprechungsraum oder Schreibtisch zu nutzen, wird die Ressource für eine andere Person freigegeben. Dadurch wird das Problem der leeren Besprechungsräume und des Nichterscheinens gelöst. 

6. Bestellen SieTechnik und Dienstleistungen  

Die Organisation einer Besprechung erfordert mehr als nur einen Besprechungsraum. Möglicherweise benötigen Sie auch Catering und Erfrischungen oder Technik für Ihre Präsentation. Suchen Sie nach einem Buchungssystem für Besprechungsräume, mit dem Sie Catering und A/V-Ausrüstung im selben Vorgang buchen können. Mit einem solchen Tool können Sie die Dienstleistungen und Geräte, die Sie für Ihre Sitzung benötigen, buchen und automatisch Arbeitsaufträge an die Dienstleister senden. Ändert sich die Uhrzeit der Besprechung, die Anzahl der Teilnehmer oder wird die Besprechung abgesagt, benachrichtigt das System die Dienstleister sofort und verhindert so unnötige Lieferungen.  

7. Erstellen Sie Berichte und werten Sie Arbeitsbereichsanalysen aus

Die beste Software für die Planung von Besprechungen stellt Ihnen zuverlässige Arbeitsplatzdaten zur Verfügung, so dass Sie genau verfolgen können, wie Ihr Büroraum genutzt wird, und in Zukunft bessere Entscheidungen über das Layout und die Gestaltung Ihres Büros treffen können. Anhand von Daten über die Raumnutzung und umfassenden Berichten können Sie sicherstellen, dass Ihre Büroräume optimal genutzt werden und dass Ihre Mitarbeiter je nach Tätigkeit Zugang zum richtigen Raumtyp haben.  

Resource Central macht es Ihnen leicht, den idealen Besprechungsraum, Arbeitsplatz oder Schreibtisch zu finden, auch über mehrere Standorte und Zeitzonen hinweg. Sie können den Raum von Ihrem Computer oder sogar über Ihr mobiles Gerät mit der Workspace Booking App buchen. Sie können auch gleichzeitig Technik oder Dienstleistungen buchen, damit alles für Ihr Meeting bereit ist. Alle Änderungen an Ihrer Buchung werden in Ihrem Kalender angezeigt, und die Dienstleister werden automatisch aktualisiert.   

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