7 vigtige features ved det bedste mødebooking system

Møder er uundgåelige i vores arbejdsliv, uanset om vi arbejder fra hjemmekontoret eller møder ind på en fast arbejdsplads. Samtidig kan det være besværligt at fastsætte møder, fordi det typisk kræver en masse koordinering frem og tilbage mellem kollegaer og leverandører – medmindre du bruger et velfungerende mødebooking system, som kan gøre processen nemmere for dig.

Med den helt rigtige software til planlægning af møder kan du let finde og booke et mødelokale, invitere deltagere samt bestille catering og udstyr. Herunder kan du læse om de 7 vigtigste features, som du skal se efter, når du er på udkig efter et mødebooking system.

1. On-premises og Software-as-a-Service (SaaS)

For mange organisationer er det oplagt at bruge en SaaS-løsning til deres mødebooking system. Med SaaS er der minimale omkostninger, samtidig med at både support og vedligehold er inkluderet i den månedlige aftale – og så er løsningen skalérbar.

For større virksomheder kan det være mere nærliggende at vælge on-premises, hvor løsningen er integreret lokalt i virksomhedens egne computere. Det giver mere kontrol og ekstra sikkerhed samt ejerskab over løsningen. Add-On Products tilbyder både on-premises og SaaS-løsninger.

2. Udviklet til at være integreret med Microsoft Outlook^®, Exchange og 365

Bruger du allerede Microsoft Outlook^®, Exchange og 365, kan du gøre overgangen til et nyt mødebooking system nem ved at vælge en software, som kan integreres med Microsofts løsninger. Det sikrer, at alle data er synkroniseret og up to date. Det betyder ligeledes, at medarbejdere vil have lettere ved at bruge systemet, fordi de allerede kender brugerfladen fra Outlook.

3. Intuitivt og brugervenligt interface

Et system til booking af mødelokaler skal være både intuitivt og brugervenligt, for at implementeringen er en succes. Med en intuitiv brugeroplevelse kommer medarbejdere hurtigere i gang med at bruge systemet og forbedrer deres produktivitet.

Desuden er det også værd at bemærke, at du kan implementere en brugervenlig software mere omkostningseffektivt, fordi administratorer hurtigere bliver bekendt med systemet. Samtidig er udgifter til løbende uddannelse i systemet markant lavere, når brugerfladen er let at komme i gang med.

4. Mulighed for booking af skriveborde

Det bliver kun dyrere at have en fast ejendom, og for at minimere omkostningerne og skabe et mere agilt arbejdsmiljø gør flere og flere virksomheder brug af fleksible arbejdspladser som en metode til at optimere deres lokaler. Med et mødebooking system, som også gør det muligt at booke skriveborde, bliver arbejdspladsen mere fleksibel for alle parter og lettere for administrationen at håndtere.

Brugere kan let og hurtigt booke et skrivebord med Workspace Booking Appen direkte fra deres mobil, før de ankommer til kontoret, så de på forhånd ved, hvor de skal sidde. Administratorer kan i appen ’sætte flag’ ved utilgængelige borde for at sikre, at der er afstand mellem de arbejdsstationer, som kan bookes.

5. Booking og Check-in uden fysiske berøringsflader

Med en QR-kode kan medarbejdere let tjekke ind, både i mødelokalet og ved reserverede skriveborde, med deres mobil – helt uden fysisk kontakt med fx en infoskærm. Virksomheder kan anbringe QR-koder ved alle kontorets faciliteter, som er tilgængelige for booking – det gælder både fleksible arbejdspladser, konferencelokaler, mødelokaler samt udstyr.

Brugerne skal blot scanne deres QR-kode med deres mobil for at booke deres skrivebord eller tjekke ind i mødelokalet. På den måde skal de ikke røre en skærm. Hvis en bruger ikke dukker op og dermed ikke scanner sin QR-kode, bliver mødelokalet eller skrivebordet frigivet, så en anden kan få gavn af det. Det fjerner problemer med fx tomme mødelokaler og skriveborde.

6. Bestil udstyr og forplejning

Når du skal organisere et møde, kræver det mere end blot et mødelokale. Nogle gange kan du have brug for catering og forfriskninger eller udstyr til din præsentation. Kig derfor efter et mødelokale booking system, hvor du kan bestille forplejning og AV-udstyr, mens du booker. På den måde kan du sørge for alt til dit møde på én gang og samtidig sende arbejdsopgaver afsted automatisk, fx til leverandøren af catering. Hvis mødetidspunktet eller antallet af deltagere ændres – eller hvis mødet bliver aflyst – vil systemet automatisk give besked til serviceudbyderen med det samme, så du undgår spildte leveringer.

7. Rapporter og evaluering af data over kontorfaciliteter

Den bedste software til planlægning af møder og mødebooking giver dig let adgang til valide data, så du helt nøjagtig kan spore, hvordan dine kontorlokaler bliver brugt. Det giver dig et stærk grundlag for at træffe beslutninger om kontorets fremtidige indretning og design. Klædt godt på med brugerdata fra kontorlokalerne og omfattende rapporter kan du sikre, at du får allermest ud af dine lokaler, og at dine medarbejder har adgang til de rigtige faciliteter, når de har behov for dem.

Resource Central gør det let for dig, dine medarbejdere og kollegaer at finde det ideelle skrivebord eller mødelokale, selv på tværs af forskellige lokationer og tidszoner. Du kan booke direkte fra din computer eller mobil ved at bruge Workspace Booking App. Med Resource Central kan du samtidig booke både udstyr og forplejning, så alt er klar til dit møde. Ændrer du det mindste i din booking, vil det med det samme fremgå i din kalender, og alle serviceudbydere får automatisk besked.

Bliv klogere på Resource Central – kontakt os i dag og få en tid til en gratis demonstration!