Kundehistorie –
UZ Leuven

Implementering af et smart mødebookingsystem på universitetshospitalet

Baggrund

Universitetshospitalet i Leuven (UZ Leuven) er det største universitetshospital i Belgien. Det er fordelt på tre lokationer og har omkring 2.000 sengepladser og næsten 10.000 ansatte. Ved at investere i medicinsk udvikling og forskning investerer hospitalet i morgendagens sundhedsvæsen.

UZ Leuven har et klart mål om at være en attraktiv arbejdsplads for sine medarbejdere. En stor del af hospitalets mødelokaler er udstyret med digitale dørskilte, som administreres ved hjælp af softwareløsningen Resource Central.

“Vi har en masse infrastruktur, herunder en masse mødeinfrastruktur. Og jeg må sige, at nu tre år efter implementeringen tror jeg, det er umuligt at forestille sig organisationen uden Resource Central.”

– AnneMie Glorieux, Responsible Space Planning, UZ Leuven

Adgang til funktioner via Outlook

UZ Leuven var på udkig efter et centralt bookingsystem, der gør det muligt at finde og booke lokaler ud fra kriterier som beliggenhed, størrelse, faciliteter og meget mere, i kombination med bestilling af forplejning og andre serviceydelser.

UZ Leuven ønskede at kunne tilføje intern catering eller andre tjenester samtidigt med man booker et mødelokale.

Værktøjet skulle også være fuldt integreret med Microsoft Exchange, så brugerne kan få adgang til disse ekstra funktioner direkte fra Outlook.

En bookingløsning, der kan tilpasses

Add-On Products’ forhandler IKANDA hjalp UZ Leuven med implementeringen af mødebookingsystemet Resource Central. 80 mødelokaler på hospitalet i Leuven fik deres egne digitale dørskilte.

Med Resource Central add-on kan medarbejderne på UZ Leuven nu bestille catering, vælge flere leveringstider eller indtaste leveringstidspunktet. De kan også justere antallet af personer, hvis det adskiller sig fra antallet af personer i Outlook-invitationen. Derudover kan medarbejderne vælge bordopstillinger eller booke yderligere services, såsom Wi-Fi-koder eller parkeringspladser.

Med Resource Central modtager serviceudbydere bestillingsformularer automatisk og i realtid, og de kan oprette skræddersyede rapporter for at gøre deres arbejdsdag lettere.

De digitale skilte viser alle oplysninger om møder, der er booket via Microsoft 365 eller Exchange. Møder kan også bookes, forlænges eller aflyses direkte på skærmen.