Gæsteregistrering
Byd dine besøgende velkommen med automatiseret gæsteregistrering, der samtidig sørger for, at sikkerhedsniveauet er i top.
AUTOMATISÉR DIN GÆSTEREGISTRERING
Hvad er gæsteregistrering?
En IT-løsning til gæsteregistrering hjælper virksomheden med at håndtere processen for besøgende på firmaet, så arbejdsgangen bliver nemmere: lige fra gæsteregistrering til udskrivning af navneskilte samt rapportering om besøgende og mere.
Ved hjælp af denne løsning kan personalet i receptionen hurtigt tjekke besøgende ind, udskrive navneskilte og scanne stregkoder for at registrere gæster. Systemet hjælper med at forbedre sikkerheden og tilbyder mange fordele og automatiseringsfunktioner.
Highlights
Effektiv og sikker gæsteregistrering
Ved hjælp af softwaren Resource Central kan du bl.a.:
- Registrere flere besøgende på én gang
- Opret tilbagevendende besøgende
- Konfigurere besøgstilladelser efter specifikke steder og zoner
- Tilpasse softwaren, så brugeroverfladen passer til netop dine behov
Kontakt os for at høre mere om de mange funktioner i Resource Central.
Nem konfiguration
Når man registrerer gæster, kan man tilføje flere gæster på én gang for at gøre gæsteregistreringen af mange besøgende hurtigere. Man kan også oprette et tilbagevendende besøg, direkte når man inviterer en gæst. Den besøgende vil blive synlig i besøgsoversigten for hver dag og kan tjekkes ind som ønsket. De forventede ankomst- og afgangstidspunkter kan justeres pr. dag, f.eks. hvis gæsten smutter tidligere om fredagen.
Softwaren giver mulighed for at opsætte brugergrænsefladen, så den passer til brugerens behov. Man kan også bestemme, om der er bestemte gæstedata der skal gemmes og dermed kan bruges igen, hvis gæsten besøger firmaet ofte.
Det er også muligt at konfigurere et gæste-/navneskilt, som bruges som standard på et eller flere lokationer, når der oprettes nye gæster i softwaren, eller til udskrivning af navneskilte på en selvregistreringsstander.
Sikkerhed på højeste niveau
Resource Central har en implementeret funktion til godkendelse af gæster. Det betyder, at man kan konfigurere om der er bestemte medarbejdere der skal godkende besøg af gæster på bestemte steder eller i forskellige zoner.
Det er muligt at konfigurere forskellige godkendelsesprocesser, så fx kun gæster, der skal ind i områder med høj sikkerhed eller områder med begrænset kapacitet, skal godkendes. Gæster, der besøger de mere “åbne” områder, kræver måske ikke godkendelse. Det er også muligt at sikre sig at gæster skal ledsages under deres besøg.
De autoriserede medarbejdere kan få besked pr. e-mail, når gæster skal godkendes, og de kan se og administrere godkendelsen i oversigten over besøgende. Man kan også autorisere receptionspersonale til at stå for gæsteregistrering og autorisation, til at tjekke gæster ind og ud, udskrive navneskilte eller udføre andre funktioner – lige efter behov.
Konfigurer nemt dine egne gæstetyper
I gæsteregistreringssystemet kan der oprettes forskellige gæstetyper. Det gør det nemt for medarbejderne i receptionen at sørge for den rette modtagelse, når gæster kommer på besøg. Eksempler på gæstetyper er fx
- VIP gæster
- gæster som har begrænset adgang til visse områder
- håndværkere
- flerdagsgæster
- eller andre kategorier, som er relevante for netop jeres organisation.
Receptionen kan så fx sørge for at have adgangskort klar, reservere en VIP-parkeringsplads, eller booke ekstra frokost, alt efter organisationens interne procedurer og ønsker.
Gæstetyperne kan konfigureres per lokation, så det er muligt at have forskellige typer eller kategorier på forskellige lokationer. Gæstetypen kan efter behov indstilles af mødearrangøren eller af receptionen.
Selvregistreringsstander
I ubemandede receptioner eller modtagelsesområder med meget trafik kan virksomheder opsætte en selvregistreringsstander, hvor de besøgende kan tjekke sig selv ind (hardware påkrævet). Receptionister behøver ikke længere at bruge en stor mængde tid på at indskrive gæster og underrette værter. Det foregår nu automatisk.
Fordele ved automatisering af din gæsteregistrering
Automatisering af opgaver i din reception med receptionist software har mange fordele. Det frigør ikke kun personalet i din reception, så de kan bruge mere tid på andre opgaver – det styrker også din virksomheds image gennem effektivisering af gæsteregistreringsprocessen. Yderligere fordele ved
Resource Centrals receptionistfunktioner inkluderer følgende:
- Forbedre sikkerheden via opdateret gæsteinformation så der præcist kan informeres om, hvem der befinder sig i dine virksomhedslokaler på ethvert tidspunkt
- Send e-mailnotifikationer til værter, når gæster tjekker ind
- Opsæt en selvregistreringsstander for at give gæster mulighed for at tjekke sig selv ind
Gratis online demo
Se, hvordan Add-On Products løsninger kan hjælpe din virksomhed - book en personlig demo med vores team.
Resource Central som gæsteregistreringssystem
Ressource Central har mange indbyggede funktioner, som gør det nemt at bruge softwaren som virksomhedens foretrukne system til registrering af gæster.
Når besøgende bliver registreret korrekt når de ankommer, bliver sikkerheden øget. Og når gæsternes ankomst kan registreres hurtigere og mere effektiv, bliver forsinkelser eller kødannelse i receptionen også reduceret.
Med Resource Central som system til gæsteregistrering kan mødearrangører også registrere deltagende gæster forud og medarbejdere i receptionen kan hurtigt tjekke dem ind og printe navneskilte eller uddele adgangskort – eller gæsterne kan tjekke sig selv ind. Gæsteregistreringssystemet kan også bruges med stregkoder, så der med et enkelt scan let kan registreres hvem der tjekker sig ind.
Læs mere om vores mødebooking system.
Ofte stillede spørgsmål om gæsteregistrering
Hvem har brug for et gæsteregistreringssystem?
Gæsteregistreringssystemer er relevante for mange virksomheder og hjælper med at beholde overblik, håndtere gæster og sikre nemme arbejdsgange. De bruges bl.a. til at optimere check-in, øge sikkerheden og tilgå korrekte besøgslister.
Nogle af de steder, der har gavn af disse systemer, er kontorer, uddannelsesinstitutioner, sygehuse, offentlige bygninger og forsyningssektoren.
Enhver organisation, der er optaget af sikkerhed, driftseffektivitet og en god besøgsoplevelse, kan med fordel implementere et gæsteregistreringssystem.
Hvorfor er et gæsteregistreringssystem vigtigt?
Et gæsteregistreringssystem kan bruges til forskellige ting, f.eks.
- at forbedre sikkerheden
- gøre livet lettere for personalet i receptionen
- automatisere processer
- mere professionelt image
- nemmere gæsteregistrering
- enkel selvregistrering
Se forskellige måder at optimere din gæsteregistrering på her.
Hvad kunderne siger
“Vi kan fra It og Digitalisering sige, at vi gennem 10 år har oplevet Add-On Products som en kompetent leverandør, der har givet godt medspil i forhold til videreudvikling af løsningen i overensstemmelse med Aarhus Kommunes behov. Senest i forhold til et innovativt bookingprojekt, der skal gøre det muligt at stille løsningen til rådighed for helt nye brugergrupper. ”
Søren Laursen, Chefkonsulent
Aarhus Kommune, Danmark
“Vores ansatte er meget glade for, at benytte Resource Central til, at styre deres kalendere og møder.”
Ian Scullion, Project Manager
Manchester Primary Care Trust, UK
“Exchange Central var meget let at installere og har fungeret problemfrit lige siden.”
Flemming Brink, IT-Chef
Vejle Kommune, Danmark
“Takket være Exchange Central får kunderne bedre service og vi bruger færre ressourcer på det.”
Jens Erik Rasmussen, IT-chef
ATEA A/S, Danmark
“Før tog det mindst en halv time at arrangere et møde, nu tager det nogle få.”
Inge Hansen, IT-koordinator
Syddansk Universitet, Danmark
“Ved at bruge Resource Central til at holde styr på vores elbiler, har vi sparet en del på CO2-udledningen, brændstofforbruget og udgifterne til kørselsgodtgørelse.”
Anders Thorborg Mørk, Klimakonsulent
Fredensborg Kommune, Danmark
“Takket være implementeringen af Resource Central, regner Genesis med at kunne sparre ca. £1 million pr. år.”
Jenny Quigley, Projekt Manager
Genesis Housing Association, UK
“Vi har næsten 6000 medarbejdere der bruger Add-On Products bookingsystem – men mange ved det ikke.”
Tina Lund Bonne, Teknologikonsulent
Ørsted, Danmark
“Det vigtigste er, at vi kan hente informationer fra Resource Central der viser, hvor effektivt vi benytter vores mødelokaler og biler.”
Kayvan Rahmani, Projekt Manager
Richmond Housing Partnership, UK
“Med Resource Central er det blevet meget nemmere for de ansatte at booke møder og processen er blevet meget mere forenklet.”
Kirstie Webb, Projekt Administrator
Coventry NHS Trust, UK
“Sammenlignet med andre digitale skilte løsninger er Ariadne i en klasse for sig selv.”
Andreas Gemperle, Tekniskkonsulent
Habegger, Schweiz
“"De ansatte var noget nervøse ved at skulle skifte over til et nyt system, men de har været yderst tilfredse med Resource Central."”
Valerie Weddell, Projekt Manager
Multiple Sclerosis Society, Canada