Arbeitsplatzbuchungssysteme werden immer beliebter, da Unternehmen in Deutschland und weltweit auf flexible und hybride Arbeitsmodelle setzen. Die Gründe:
- Mitarbeitende sind nicht mehr täglich im Büro
- Büroflächen wurden reduziert, um Kosten zu sparen
- Desk Sharing und geteilte Arbeitsplätze nehmen zu
- Coworking Spaces müssen Räume für mehrere Firmen verwalten
Aber woran erkennen Sie, ob Arbeitsplatzbuchungssoftware für Ihr Unternehmen sinnvoll ist? Welche Funktionen sollte eine gute Lösung bieten?nefit from workspace scheduling software? What workspace scheduling tools do you need?
Was ist Arbeitsplatzbuchungssoftware?
Eine Arbeitsplatzbuchungssoftware (auch Raumbuchungssystem genannt) ist eine digitale Lösung, mit der Unternehmen jeder Größe ihre Büroflächen, Arbeitsplätze und Ressourcen effizient verwalten können.
Sie ermöglicht die einfache Reservierung von:
- Besprechungsräumen
- Konferenzräumen
- Schreibtischen
- Gemeinschafts- oder Coworking-Bereichen
Der größte Vorteil: Mitarbeitende können schnell und unkompliziert Arbeitsplätze buchen. Das reduziert Konflikte, verbessert die Auslastung der Büroflächen und vereinfacht die Verwaltung.
Wichtige Funktionen von Arbeitsplatzbuchungssoftware
Eine leistungsstarke Arbeitsplatzbuchungslösung bietet unter anderem:
1. Zentrale Verwaltung aller Arbeitsplätze
Alle Räume und Ressourcen werden an einem Ort gebucht und verwaltet. Optimal ist eine Integration in bestehende Tools wie Microsoft Outlook®, Teams oder Exchange.
2. Effiziente Ressourcennutzung
Die Software hilft, Flächen und Ressourcen optimal auszulasten, Verschwendung zu vermeiden und Zusatzservices wie Technik, Catering oder Parkplätze direkt mitzubuchen.
3. Optimierte Raumauslastung
Farblich markierte Grundrisse zeigen freie Arbeitsplätze an. Mitarbeiter können Kollegen finden und Arbeitsplätze in der Nähe buchen, um Teamarbeit zu fördern.
4. Datenbasierte Entscheidungen
Nutzungsberichte und Analysen helfen, fundierte Entscheidungen über Büroflächen und Ressourcen zu treffen – z. B. bei Flächenverkleinerung oder Wachstum.
5. Förderung der Zusammenarbeit
Ob Meeting, Workshop oder Brainstorming – die Software erleichtert die Organisation und spart Zeit bei der Raum- oder Arbeitsplatzsuche.
6. Echtzeit-Übersicht
Freie Arbeitsplätze sind live über Desktop, Smartphone oder digitale Displays sichtbar und sofort buchbar.
7. Einfache Integration
Kompatibilität mit gängigen Büroanwendungen sorgt für reibungslose Abläufe und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
Die besten Tools für effektives Raummanagement
Wenn wir unseren Kunden Lösungen für die Arbeitsplatzplanung empfehlen, schlagen wir ihnen Resource Central und unsere Workspace Booking App vor.
Resource Central
- Als Cloud- oder On-Premises-Lösung verfügbar
- Direkte Integration in Microsoft-Anwendungen
- Farblich markierte Grundrisse und Echtzeit-Updates
- Besucherplanung und Auswertungen zur Nutzung
Workspace App
- Mobile App für iOS und Android
- Flexibles Buchen von unterwegs oder im Büro
- Einfache, intuitive Bedienung
Informationen zu Add-On Products’ Raumbuchungslösung hier sehen und herunterladen >
So wählen Sie die richtige Arbeitsplatzbuchungssoftware
Stellen Sie sich vor der Auswahl folgende Fragen:
- Wie möchten Sie Arbeitsplätze oder Räume buchen?
- Welche Ressourcen sollen buchbar sein?
- Nutzen Sie bereits digitale Beschilderung im Büro?
- Sollen Zusatzleistungen wie Parkplätze oder Catering integriert werden?
- Gibt es besondere Sicherheits- oder Datenschutzanforderungen (DSGVO)?
- Soll die Lösung lokal installiert oder als Cloud-Service betrieben werden?
Mit den Antworten finden Sie die passende Lösung und können entscheiden, ob zusätzliche Hardware wie digitale Buchungsdisplays oder Belegungssensoren sinnvoll sind.
Tipp: Vereinbaren Sie ein kostenloses Demo, um die Funktionen live zu sehen und die Lösung optimal auf Ihre Unternehmensanforderungen anzupassen.
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