De bedste softwareløsninger til fleksible arbejdspladser
Læs artikel
Hot desking software
Nem håndtering af fleksible arbejdspladser. Find og book hurtigt et ledigt skrivebord.
Hot desk softwareløsning – til booking af skriveborde
Optimér hvordan skrivebordene bliver brugt og reducér dine omkostninger
Hot Desking er en fantastisk løsning for virksomheder, der har mange deltidsansatte, medarbejdere med hjemmearbeidsdage, eller medarbejdere, der er meget på farten. Hot desking hjælper med at forbedre effektiviteten og reducere omkostningerne uden at gå på kompromis med kundeservice eller dine medarbejderes komfort.
Hot desking software
På det moderne kontor tilbringer flere og flere medarbejdere kun en brøkdel af deres tid ved deres skrivebord. For at få mest muligt ud af arbejdsområderne og reducere de generelle omkostninger anvender mange virksomheder hot desking, som er en måde at dele skrivebordspladser og som kan forbedre samarbejde, opmuntrer til teamwork og øger fleksibiliteten.
Resource Central’s hot desk booking software gør det muligt for virksomheder at forenkle administrationen af fleksible arbejdsområder og skriveborde. Resource Central integreres med Microsoft Exchange og Microsoft 365, så du problemfrit kan planlægge og administrere hot desks via det almindelige Microsoft Outlook®-interface.
Fordele ved at bruge et hot desk booking system
Resource Centrals hot desking software er nem at bruge og effektiv. Resource Central gør det nemt at booke skriveborde og serviceydelser, samt andre typer ressourcer som f.eks. mødelokaler, parkeringspladser, el-ladestandere og låneudstyr.
Med vores hot desking software har du bl.a. mulighed for at filtrere og vælge ressourcer efter kategori eller placering. Du kan hurtigt få et overblik over tilgængelige arbejdsområder, skriveborde eller hot desks, så du hurtigt og effektivt kan finde det ønskede skrivebord/ hot desk. Brugerne har mulighed for at reservere hot desks på forhånd eller booke dem direkte på stedet. De kan også generere nøjagtige rapporter med detaljerede oplysninger om hvordan borde og andre ressourcer bliver brugt.
Mere om software til håndtering af skriveborde
Højdepunkter
Hurtig accept fra brugerne
Resource Central har samme udseende, og ‘feel’, som du kender fra det almindelige Microsoft Outlook® -miljø. Desk booking funktionen i vores ressource booking system gør brugeren i stand til at arbejde mere effektivt i et fælles arbejdsområde. Det kan være svært for medarbejderne at tilpasse sig nye måder at reservere borde og lokaler, men overgangen er meget nemmere og langt mindre stressende, hvis du implementerer et system med et velkendt udseende og ‘feel’.
Resource Central er integreret med Outlook® , Exchange og Microsoft 365, så brugerne næsten med det samme kan komme i gang – uden behov for yderligere oplæring.
Læs mere om vores mødebooking system.
Arbejd fleksibelt med Pooled Resources
Flere og flere virksomheder har fokus på fleksibelt arbejde og faste arbejdspladser er ikke længere normen. Med effektive og brugervenlige løsninger til booking af arbejdspladser kan disse virksomheder administrere deres kontorpladser og sikre, at alle kolleger har en god arbejdsplads til rådighed.
Fælles ressourcer, også kaldt ‘pooled resources’, gør det nemt for alle medarbejdere at sidde sammen med deres team, og man behøver ikke længere tjekke, hvor de andre sidder. Det er nemt at booke et helt område til hele teamet, og når deltagerne kommer ind på kontoret, vælger den enkelte blot en af pladserne i området.
Disse fælles ressourcer kan bruges til alt fra skriveborde, parkeringspladser og enhver form for teknisk udstyr eller faciliteter.
Kombinér de fleksible arbejdspladser med bookingskærme
Booking af fleksible arbejdspladser skal være så nemt som muligt – og det er det med bookingskærmene. Sådan gør du: Du finder det skrivebord, du gerne vil sidde ved, og så trykker du blot på skærmen eller scanner dit RFID-kort. Bordet er herefter booket til dig, og du kan sætte dig og gå i gang med dit arbejde.
Vores bookingskærme er integreret med Microsoft Exchange/Microsoft 365, og derfor kan man altid være sikker på, at reservationer er opdateret i realtid. Med et web-based dashboard kan man også få indsigt og rapporter om alle fleksible arbejdspladser, så man bedre kan optimere og holde øje med, hvilke der bookes mest.
*Bookingskærmene til fleksible arbejdspladser fås med Standard og Light ressourcer.
Læs meget mere om vores bookingskærme til fleksible arbejdspladser her.
Book arbejdspladsen, selvom du ikke står ved den
Nogle gange er der brug for at booke en hot desk eller en bestemt kontorplads i god tid – også når du ikke står direkte ved skrivebordet. Her er det nemt at bruge en oversigtskærm til booking. Bookingskærmen kan for eksempel placeres i receptionen eller på de enkelte etager, så alle kan få et hurtigt overblik over, hvor der er ledige skriveborde og arbejdspladser. Man behøver ikke lede efter et frit skrivebord – og booker bare direkte på oversigtskærmen.
Workspace Booking App – altid lige ved hånden
Med vores Workspace app til iOS og Android kan du booke fleksible kontorpladser, hot desks og mødelokaler direkte fra din smartphone eller tablet. Book arbejdspladser på firmaets egne interaktive plantegninger eller book ad-hoc ved scanning af pladsens eller lokalets QR-kode. Søg i appen efter din kollegas navn og se vedkommendes bookinger og placeringer, så du let kan booke en plads nær dit team. Bekræft, ændre eller afslut din booking før tid, for at frigøre en workspace, så andre kan bruge pladsen.
Læs mere om vores Workspace app.
Hvad kunderne siger
“Vi kan fra It og Digitalisering sige, at vi gennem 10 år har oplevet Add-On Products som en kompetent leverandør, der har givet godt medspil i forhold til videreudvikling af løsningen i overensstemmelse med Aarhus Kommunes behov. Senest i forhold til et innovativt bookingprojekt, der skal gøre det muligt at stille løsningen til rådighed for helt nye brugergrupper. ”
Søren Laursen, Chefkonsulent
Aarhus Kommune, Danmark
“Vores ansatte er meget glade for, at benytte Resource Central til, at styre deres kalendere og møder.”
Ian Scullion, Project Manager
Manchester Primary Care Trust, UK
“Exchange Central var meget let at installere og har fungeret problemfrit lige siden.”
Flemming Brink, IT-Chef
Vejle Kommune, Danmark
“Takket være Exchange Central får kunderne bedre service og vi bruger færre ressourcer på det.”
Jens Erik Rasmussen, IT-chef
ATEA A/S, Danmark
“Før tog det mindst en halv time at arrangere et møde, nu tager det nogle få.”
Inge Hansen, IT-koordinator
Syddansk Universitet, Danmark
“Ved at bruge Resource Central til at holde styr på vores elbiler, har vi sparet en del på CO2-udledningen, brændstofforbruget og udgifterne til kørselsgodtgørelse.”
Anders Thorborg Mørk, Klimakonsulent
Fredensborg Kommune, Danmark
“Takket være implementeringen af Resource Central, regner Genesis med at kunne sparre ca. £1 million pr. år.”
Jenny Quigley, Projekt Manager
Genesis Housing Association, UK
“Vi har næsten 6000 medarbejdere der bruger Add-On Products bookingsystem – men mange ved det ikke.”
Tina Lund Bonne, Teknologikonsulent
Ørsted, Danmark
“Det vigtigste er, at vi kan hente informationer fra Resource Central der viser, hvor effektivt vi benytter vores mødelokaler og biler.”
Kayvan Rahmani, Projekt Manager
Richmond Housing Partnership, UK
“Med Resource Central er det blevet meget nemmere for de ansatte at booke møder og processen er blevet meget mere forenklet.”
Kirstie Webb, Projekt Administrator
Coventry NHS Trust, UK
“Sammenlignet med andre digitale skilte løsninger er Ariadne i en klasse for sig selv.”
Andreas Gemperle, Tekniskkonsulent
Habegger, Schweiz
“"De ansatte var noget nervøse ved at skulle skifte over til et nyt system, men de har været yderst tilfredse med Resource Central."”
Valerie Weddell, Projekt Manager
Multiple Sclerosis Society, Canada
FAQ
Hvordan kan hot desking gavne min arbejdsplads?
Hot desking gør det muligt at bruge arbejdspladsens rammer effektivt, fremmer samarbejde, kan reducere omkostninger og øge medarbejdertilfredsheden, gør det nemmere at lave mindre justeringer og bidrager til bæredygtighed.
Indførelsen af hot desking kan give flere fordele, f.eks:
Optimal pladsudnyttelse: Få det bedste ud af de kvadratmeter, der er til rådighed og får plads til et større antal medarbejdere.
Øget fleksibilitet og samarbejde: Opmuntrer medarbejderne til at samarbejde og netværke ved at give mulighed for lettere at arbejde sammen med andre teammedlemmer.
Besparelser: Reducerer behovet for kontorplads, udstyr og vedligeholdelse.
Forbedret medarbejdertilfredshed og engagement: Giver medarbejderne frihed til at vælge hvor de vil sidde og arbejde, hvilket øger tilfredsheden og produktiviteten.
Agile omgivelser og tilpasningsevne: Tilpasser sig hurtigt til skiftende forretningsbehov uden tidskrævende flytning af faste arbejdsstationer.
Bæredygtighed: Kan bidrage til et grønnere arbejdsmiljø ved at reducere CO2-aftryk og energiforbrug.
Du kan også finde mere information i vores blogartikler.
Hvordan fungerer hot desking?
Hot desking er en fleksibel siddepladsordning, der giver medarbejderne mulighed for at arbejde fra en hvilken som helst ledig arbejdsstation på kontoret. Ved hjælp af hot desk bookingsoftware kan medarbejderne reservere et skrivebord på forhånd eller direkte ved behov. Man reserverer sin plads ved hjælp af software som Resource Central, en app som Workspace eller en bookingskærm for at reservere et bord. Softwaren tildeler derefter et skrivebord baseret på medarbejderens tilgængelighed eller ønsker til reservationen. Hot desking opmuntrer til samarbejde mellem medarbejdere fra forskellige teams og giver mulighed for at netværke. Når medarbejderne forlader kontoret, tjekker de ud via softwaren eller automatisk via en sensorløsning og frigør arbejdspladsen til andre. Hot desking optimerer udnyttelsen af kontorpladsen, fremmer mobiliteten og øger produktiviteten. Hot desks giver medarbejderne fleksibilitet til at vælge det skrivebord, der passer til deres behov, og skaber et dynamisk arbejdsmiljø.
Hvordan kan jeg afprøve jeres hot desking software?
Du kan lære vores hot desk booking software at kende via vores gratis demo. Anmod om en demo på vores hjemmeside, og indtast dine oplysninger i formularen. Vores eksperter vil kontakte dig for at få aftalt et tidspunkt til en uforpligtende demo. Du er også velkommen til at kontakte os for at høre mere.
