Håndtering af fleksible kontorpladser

Gør det enkelt at håndtere mødelokaler, Hot Desk og andre fleksible kontorpladser på en simpel, nem og omkostningseffektiv måde.

Hvad er fleksible kontorpladser?

Det er forskelligt, hvordan fleksible kontorpladser ser ud. Det kan både være et mødelokale eller et huddle room, men helt grundlæggende er det arbejdspladser og -stationer, som medarbejderne kan bruge på et hvilket som helst tidspunkt.

I dag er fleksible kontorpladser derfor ofte områder, hvor medarbejdere efter behov kan booke forskellige typer af skriveborde eller individuelle kontorpladser.

Der er dog også andre typer af kontorpladser med rig mulighed for kreativitet.

Forskellige slags fleksible kontorpladser

Der findes en række fleksible kontorpladser, der alle kommer med forskelligt layout eller kreativ udformning af rummet. Herunder kan du læse om de mest brugte.

• • Hot Desks:

    Denne type kontorplads opstod på grund af de innovationer, der har været inden for virtuelle arbejdspladser. Medarbejderne booker pladsen, når de ved, de skal være fysisk på kontoret. Organisationen har så mange hot desks, som de har behov for, opstillet rundt i deres kontormiljø. Typisk vil de være udformet som en enkel kontorplads eller et aflukket kontorrum. Alle kan bruge dem og booke på forhånd. Medarbejderne får på den måde en midlertidig dedikeret kontorplads, mens de er fysisk til stede.

  • Rum til samarbejde:

    Samarbejdspladserne er tilgængelige for lønnede medarbejdere, kontraktansatte, freelancere eller partnere og teams fra eksterne bureauer. De er ikke formelt tildelt og varierer i stil. Ofte er det små mødelokaler, der er tilpasset digitale præsentationer eller kreativ brainstorming.

  • Åbne kontorlandskaber:

    De er populære hos virksomheder, hvor løbende kommunikation er vigtigt. Ofte vil hele etager (eller dele af etager) være dedikerede til denne type indretning. Kontorlandskaber varierer i stil, men de indeholder ofte skriveborde og åbne kreative sektioner fx sofaarrangementer eller behagelige stole. De er designet til at opmuntre medarbejdere til engagement, kommunikation, produktivitet og også frihed og inspiration.

  • Huddle room:

    Typisk vil sådanne rum være i en stille del af kontoret, da intentionen er at tilbyde et mere privat eller stille miljø, hvor en til fire medarbejdere holder et møde, har en diskussion eller tager et hurtigt standup statusmøde. Huddle room er også ideelle til en medarbejder og en leder, der skal have et 1-1 møde, eller hurtige holdmøder før en præsentation, eller hvis en håndfuld medarbejdere hurtigt skal brainstorme en idé.

  • Kreative rum:

    Meningen med de kreative rum er, at de skal bruges til brainstormssessioner for medarbejderne. De skal derfor inspirere til samarbejde, innovation, kreativitet og brainstorming. Af den grund vil de typisk være afslappede og uformelle og bygget til mindre grupper af folk og kan være en del af et mødelokale, et huddle room eller fastlagte sektioner i et åbent kontorlandskab.

Læs mere her om alle de ni typer af kontorpladser, din virksomhed kan støde ind i, hvordan de bliver brugt, og hvorfor du skal overveje dem til jer.

Hvorfor er fleksible kontorpladser vigtige?

Siden pandemien er der gradvist flere medarbejdere, der har sat pris på et mere fleksibelt arbejdsliv. På samme tid opdagede virksomheder, at deres medarbejdere arbejdede mere produktivt, når de arbejdede hjemmefra – og på samme tid oplevede medarbejderne en større work-life balance. Af den grund er små og store virksomheder begyndt at efterspørge virtuelle og fleksible måder at arbejde på.

Mange virksomheder lærte dermed vigtigheden af et mere fleksibelt kontormiljø, hvor det er muligt at reservere og håndtere kontorpladser i real-time – på en måde, der er optimeret til kontormiljøet og omkostningseffektiv.

De virksomheder, der har taget del i det, har oplevet de fordele, som fleksible kontorpladser kan give. De har lært, hvorfor det er så vigtigt at være up-to-date.

Vigtige fordele ved fleksible kontorpladser

1. Øget medarbejderglæde og -tilfredsstillelse
2. Øget medarbejderfastholdelse
3. Øget medarbejderengagement og produktivitet
4. Mindre omkostninger for kontorpladser og leje af kontor samt håndtering og vedligeholdelse
5. Mindre faste omkostninger for virksomheder
6. Bedre samarbejde og kommunikation mellem kolleger

Det er vigtigt for din virksomhed at finde en effektiv måde at strømline jeres håndtering af kontorpladser på. Ved at bruge en hot desk bookingløsning (og for den sags skyld software til booking af mødelokaler og konferencerum) bliver omkostningerne gjort væsentligt mindre. Ud over det sparer softwaren også tid for dine medarbejdere og ledelse samt giver et indblik i, hvor organisationen kan optimere arbejdsgange.

Læs her om flere fordele ved at arbejde fleksibelt →

Hvem skal bruge fleksible kontorpladser?

På grund af det skiftende mindset hos nutidens medarbejdere bør alle virksomheder overveje at skifte til fleksible kontorpladser. Virtuelt arbejde har vist sig at være en overvældende succes for både medarbejdere og arbejdsgivere, fordi det både gør omkostningerne mindre og samtidig giver medarbejdere mulighed for at spare rejsetid og øge deres produktivitet (faktisk viser en undersøgelse af PWC, at skiftet til virtuelle kontorpladser var succesfuldt for 83 % af arbejdsgiverne).

Både små og store virksomheder har gavn af at skifte til fleksible kontorpladser på en måde, der passer til deres arbejdsstyrke, deres målsætning og deres overordnede infrastruktur, og hvordan de ellers har sat deres organisation op. Beslutter du dig for at skifte til et mere fleksibelt setup for kontorpladser, får du her fem tips at have in-mente.

5 tips til at skabe et fleksibelt kontormiljø

1. 1. Hold kontorpladser væk fra de mest brugte gangarealer

      Det betyder, at kontorpladser ikke bør være placeret ved siden af badeværelser, tæt på kantinen eller trapper.

   2. Skab et højere antal individuelle kontorpladser

      Selvom det virker ulogisk, er det faktisk mere omkostningseffektivt og fordelagtigt for produktionen at tilpasse kontorpladsen til en, to eller tre medarbejdere.

   3. Lav zoner til koncentreret arbejde og mødelokaler til opkald – begge lydisolerede

      Ved at gøre det får dine medarbejdere mulighed for at samarbejde efter behov, og samtidig får de mulighed for koncentreret arbejde, at reducere afbrydelser og tage opkald uden at blive forstyrret.

   4. Drag fordel af åbne kontorpladser, naturligt lys og mere grønt

      Udnyt kontorplanen til at gøre kontormiljøet bedre og lysere ved at placere kontorpladser tæt ved vinduer, brede gangarealer og planter. Det gør arbejdspladsen mere stimulerende, positiv, velkomment og inspirerende.

   5. Brug anerkendt teknologi til booking af kontorpladser

      Håndtering af kontorpladser bør ikke tage særlig meget af dine medarbejderes tid. I stedet bør I implementere en løsning til at håndtere kontorpladser, der integrerer sig direkte med medarbejdernes eksisterende teknologier som fx Teams og Microsoft Office og deres smartphones. Det er en central del af at skabe et fleksibelt kontormiljø.

Fleksibel håndtering af kontorpladser

Det er vigtigt at overveje, hvordan du indretter dit kontormiljø – både for et optimalt samarbejde mellem medarbejderne og for at håndtere de faste omkostninger. Ved at implementere et fleksibelt bookingsystem til håndtering af de forskellige typer af kontorpladser strømliner I håndtering af kontorpladser og reducerer den tid, medarbejderne bruger på det. Samtidig kan I hurtigt tilpasse det til små eller store gruppers behov.

Udforsk de forskellige produkter til håndtering af kontorpladser eller bestil en demo.