De bedste softwareløsninger til fleksible arbejdspladser

Det er nemt og omkostningseffektivt at holde styr på fleksible arbejdsområder, ’hot desks’ eller delte skriveborde, når man har den rigtige software. En nylig rapport fra JLL viser, at omkring 70% af virksomhederne indtænker fleksibelt arbejde i deres ejendomsstrategi. JLL forudser også, at fleksible lokaler vil udgøre omkring 30 % af virksomhedernes ejendomsporteføljer i 2030.

Den største drivkraft bag populariteten af fleksible arbejdsområder er store organisationer og indførelsen af hybride arbejdsmodeller. Mange har ændret deres arbejdsmodeller til en hybrid eller fleksibel model, som giver medarbejderne mere frihed i deres arbejdstilrettelæggelse og reducerer omkostningerne til kontorarealer, samt udnytter ressourcerne.

Ifølge aktuel data fra Zoom er den hybride arbejdsmodel og det at tilbyde medarbejderne mere fleksible arbejdsområder faktisk en dominerende tendens.

Som Zoom bemærker i sin seneste blog: “Vores rapport om fremtidens arbejde viste, at den hybride arbejdsmodel er ved at få overtaget. 75 % af lederne sagde, at deres organisationer sandsynligvis vil ændre deres modeller i løbet af de næste to år. Vi fandt også ud af, at hybridmodellen er den mest udbredte arbejdsmodel i Nordamerika. 60 % af lederne siger, at deres virksomhed bruger en hybridmodel, mens 27 % arbejder på kontoret, og 13 % arbejder eksternt. Denne voksende popularitet understreger tiltrækningskraften ved fleksible arbejdsmodeller, som giver medarbejderne mere selvstændighed, en bedre balance mellem arbejde og privatliv og adgang til samarbejdsmuligheder.”

Og når næsten 64% af lederne siger, at deres organisationer bruger hybridmodeller, giver det næsten sig selv, at det er afgørende at tilbyde og få styr på fleksible arbejdsområder i virksomheden.

Hvad kan ’workplace management’ software hjælpe med?

En fleksibel arbejdsplads kan være eller bestå af mange ting – et skrivebord, et mødelokale, et centralt mødested – men i bund og grund er det en delt kontorplads eller flexplads, der kan bruges af alle medarbejdere til enhver tid. Fleksible arbejdspladser består i dag ofte af områder, der indeholder flere skriveborde eller individuelle arbejdsstationer, som kan bookes af medarbejderne efter behov. Da et stigende antal medarbejdere arbejder i en mere hybrid model, er det vigtigt for den moderne arbejdsplads, at medarbejderne kan se, hvilke pladser der er tilgængelige, bookede og i brug, og at de kan booke dem på forhånd eller på stedet.

En fleksibel softwareløsning til workspace management er løsningen på dette problem. Denne software understøtter et fleksibelt design af kontorets lokaler og borde. Med denne software kan bl.a. skriveborde og mødelokaler bookes og administreres i realtid, effektivt og omkostningseffektivt.

Hvad er de vigtigste funktioner i en god bookingløsning til mødelokaler og borde?

1. Optimeret administration af delte eller hybride arbejdsområder
2. Nemmere booking af skriveborde, teamrum, mødelokaler og andre pladser på kontoret
3. Lettere samarbejde, fordi det er muligt at finde og booke arbejdsområder i nærheden af kolleger
4. Giver indsigt i hvordan arbejdsområder og ressourcer bliver brugt, leverer data og muliggør dermed driftsoptimeringer med hensyn til design, layout, kontorarealer og meget mere
5. Forbedrer koordineringen mellem teams og reducerer administrative processer på tværs af organisationen pga. forenklet planlægning og booking
6. Designet til at understøtte skalerende virksomheder – tilpasser sig arbejdsområder af forskellig størrelse
7. Høj brugervenlighed gennem direkte integration med eksisterende kalender- og e-mail-løsninger

Fordele ved softwareløsninger til den fleksible arbejdsplads

At bruge en softwareløsning til workspace management giver virksomheder af alle størrelser en række fordele. For eksempel:

• Lavere omkostninger
• Bedre samarbejde
• Effektiv brug af plads

Andre fordele er:

• Øget medarbejdertilfredshed og -fastholdelse
• Øget produktivitet
• Forbedret bæredygtighed og KPI-præstation
• Bedre ressource- og pladsudnyttelse
• Større overblik over hvordan arbejdsområder bliver brugt, medarbejderadfærd og ressourcebehov

Kundehistorie: Genesis Housing Association

Genesis Housing Association, en af Storbritanniens førende boligforeninger, ønskede at indføre fleksibelt arbejde, da de flyttede ind i nye kontorlokaler, og samtidig give medarbejderne adgang til Microsoft 365. For at understøtte dette, implementerede vi vores workspace management-løsning Resource Central for at hjælpe Genesis med at gøre det lettere at administrere kontorets lokaler og for at kunne bestille serviceydelser som f.eks. catering.

Genesis’ facility managers bruger også Resource Central til at få et bedre overblik over hvordan forskellige ressourcer bliver brugt og de kan justere dem i overensstemmelse hermed for at opnå driftsbesparelser og reducere deres CO2-fodaftryk. For eksempel ved ikke at opvarme et tomt lokale, eller ved at identificere, hvordan rummet kan udnyttes mere effektivt og økonomisk.

Valg af den rigtige workspace management løsning

Når man vælger en softwareløsning til booking af mødelokaler, administration af lokaler og tilhørende ressourcer, er det vigtigt, at den kan klare det tempo i dagens arbejdsverden og den stigende popularitet af hybridarbejde.

Det betyder, at du bør vælge en softwareløsning til workspace management, som:

1. nemt kan integreres i virksomhedens eksisterende tekniske infrastruktur (især e-mail- og kalenderapps)
2. kan bruges på mobile enheder
3. kan bruges både på kontoret og på personlige enheder

De tre bedste softwareløsninger til fleksible arbejdsområder

Vi kan ikke kommentere alle softwareløsninger til booking af skriveborde og lokaler, men vi kan opsummere vores bedste løsninger til omkostningseffektiv styring af fleksible arbejdspladser.

De bedste softwareløsninger til fleksible arbejdsområder fra Add-On Products

Fleksibelt arbejde – tendenser

Fremtiden for det såkaldte workspace management udvikler sig sammen med kunstig intelligens og den igangværende tendens til mere fleksible arbejdsmodeller over hele verden.