Die Buchung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen nimmt oft viel Zeit in Anspruch. Noch mehr Zeit geht verloren durch das Einchecken von Besuchern sowie durch die Reservierung von Catering, Parkplätzen und technischer Ausstattung. Hinzu kommt die Belastung für IT-Teams und Empfangspersonal – und schon summieren sich Stunden über Stunden, die durch umständliche Buchungs- und Besuchermanagementprozesse verloren gehen.

Die gute Nachricht: Moderne Lösungen können helfen, diese Zeit zurückzugewinnen, indem sie grundlegende Probleme beheben und langsame, fehleranfällige Prozesse eliminieren.

Die größten Buchungsherausforderungen für Unternehmen

In diesem Jahr haben wir viele Gespräche mit neuen Kunden über die Herausforderungen traditioneller Buchungssysteme geführt – und darüber, was sie sich für die Zukunft wünschen. Die häufigsten Themen waren:

  1. Der Wunsch, auf eine SaaS-Lösung umzusteigen, um die IT-Abteilung zu entlasten.
  2. Eine einfachere Buchung – denn Mitarbeiter erwarten einfache Prozesse im Büroalltag und möchten keine Zeit mit der Raumsuche verschwenden.
  3. Eine bessere Besuchererfassung zur Erhöhung der Sicherheit.
  4. Der Wunsch, dass die Softwarelösungen für Raumbuchung- und Besuchermanagement mehr Funktionen übernehmen.

Einige Anfragen sind auch branchenspezifisch. Hier zeigt sich die Stärke von Resource Central mit seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Im Folgenden zeigen wir, wie diese vier Punkte versteckte Chancen bieten, um Zeit bei der Buchung zu sparen und sie produktiver zu nutzen.e hidden opportunities for you to win back time from booking and use it for more productive tasks.

SaaS-Lösung

IT-Abteilungen kämpfen mit Updates, Fehlern und Upgrades

IT-Teams, die für Raumbuchungssysteme und Besuchermanagement-Software zuständig sind, werden durch ständige Updates, Fehlerbehebungen, Workarounds und manuelle Sicherheitsanpassungen stark beansprucht.

Eine SaaS-Lösung, die mit zentralem Management, Automatisierung und besserer Zusammenarbeit punktet, kann die IT deutlich entlasten – durch mehr Effizienz, höhere Sicherheit und geringere Kosten.

Vorteile eines Wechsels von On-Premises zu SaaS:

  1. Schnellere Implementierung
  2. Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum
  3. Bessere Zusammenarbeit und Effizienz für IT-Teams
  4. Geringere Gesamtkosten
  5. Höhere Sicherheit durch moderne Verschlüsselungstechnologien
  6. Nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastruktur
  7. Hosting und Wartung durch den Anbieter – nicht mehr durch das IT-Team
  8. Updates und Anpassungen übernimmt der Anbieter
  9. Einfacher, sicherer und mobiler Zugriff für Mitarbeitende

Veraltete Systeme binden IT-Ressourcen durch manuelle Pflege und Supportanfragen. Stellen Sie sich vor, all diese Zeit würde für wichtigere Projekte zur Verfügung stehen. down by outdated workspace management systems that require manual updates and constant monitoring, as well as inbound service tickets when the application fails to perform properly.  Now imagine if you were able to make all the time that it took disappear, letting the IT team focus on other projects and critical endeavors.

Ein Arbeitsplatz sollte in weniger als einer Minute buchbar sein

Gerade in hybriden Arbeitsmodellen verlieren die Mitarbeiter viel Zeit bei der Suche nach freien Schreibtischen oder Besprechungsräumen.

Laut einer Studie von Wired verlieren Mitarbeitende in Hot-Desking-Umgebungen bis zu zwei Wochen pro Jahr – das sind 10 Arbeitstage oder 80 Stunden Produktivitätsverlust. Noch mehr Zeit geht verloren, wenn Meetings verschoben oder Räume neu gebucht werden müssen – besonders, wenn das System keine automatischen Anpassungen erlaubt.

Ein umständlicher Buchungsprozess stört den Arbeitsfluss und beeinträchtigt Konzentration und Ergebnisqualität.

Resource Central sorgt für stets aktuelle Verfügbarkeiten (Schreibtische, Besprechungsräume etc.) und passt Buchungen automatisch an, wenn Termine verschoben oder storniert werden. Doppelbuchungen werden erkannt und verhindert. Mitarbeitende können direkt vom PC oder Mobilgerät aus buchen – mit farbcodierten Grundrissen und Suchfunktionen.

Besuchermanagement optimieren

Besuchermanagement optimieren und Sicherheit erhöhen

Wussten Sie, dass Resource Central auch das Besuchermanagement automatisieren kann? Vom Registrieren mehrerer Besucher über die Einrichtung von Zutrittszonen bis hin zu wiederkehrenden Besuchen und individuellen Besuchertypen.

Empfangspersonal kann sich auf das Begrüßen konzentrieren, kann z.B. Besucherauweise vorbereiten, und es gibt weniger Sicherheitsrisiken (dank Autorisierungsfunktionen) und der Möglichkeit, mehrere Gäste gleichzeitig einzuchecken.

Tipp: Noch mehr Zeit sparen Sie mit Selbstbedienungskiosken im Eingangsbereich, die direkt mit dem System verbunden sind. So entfallen das manuelle Einchecken und die Benachrichtigung der Gastgeber.

Mehr als nur Räume buchen – Zeit sparen durch Komplettlösungen

Ein großer Vorteil von Resource Central ist die Möglichkeit, mehr als nur Räume zu buchen. Im Gegensatz zu traditionellen Systemen oder Outlook® können Sie mit einer einzigen Buchung:

  • einen Raum reservieren
  • Catering bestellen
  • IT-Support und Ausstattung anfordern
  • Parkplätze buchen
  • Besucher registrieren

Traditionell müssten Sie:

  1. Einen Raum finden und buchen
  2. Alle Teilnehmenden einladen und den Raum hinzufügen
  3. Das Catering separat kontaktieren
  4. Die Rezeption oder Sicherheitsabteilung informieren, um Parkplätze zu reservieren und Besucherdaten zu erfassen

Das alles kostet Zeit, die Sie besser für andere Aufgaben nutzen könnten. Erfahren Sie hier, wie Sie alles in einem Schritt buchen können.

Weiterlesen: Lesen Sie hier Erfahrungsberichte von Unternehmen, die bereits mit Resource Central arbeiten.

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