Sådan arrangerer du et perfekt møde (5 gode råd)

Møder har eksisteret i lang tid, men i løbet af de sidste par år har mange virksomheder ledt efter måder at maksimere mødernes effektivitet og minimere deres længde.

Nedenfor ser vi på møder på den moderne arbejdsplads, herunder hvordan hybride arbejdsstyrker har ændret vores definition af et møde, og hvordan man bedre kan organisere og afvikle møder.

Hvad definerer et succesfuldt møde?

ørhen var møder personlige, på kontoret, og omfattede dig og en eller flere andre personer. I dag er et møde ofte et en-til-en- eller gruppemøde, som kan finde sted online eller personligt eller begge dele. Det eneste, der ikke har ændret sig, er, at formålet med et møde er bevidst og relateret til noget arbejdsrelevant, f.eks. brainstorming om nye kampagner, diskussion af produktopdateringer, analyse af tendenser og indsigt for at planlægge fremad osv.

Så med ændringer i mødeformatet, hvordan kan du så organisere og køre et effektivt møde? Er der en ’best practice’ for bestemte typer møder?

Tidseffektiv planlægning er vigtig for et vellykket møde.

Organisering af et møde begynder med forberedelse og overvejelser.

5 råd til at gode det gode møde

Når du arrangerer et teammøde, kan du stadig bruge ovenstående trin, men du skal også tænke på, at et teammøde kan have en mere uformel karakter. Teammøder er gode at tage ud af huset, og de fremmer også sammenholdet og kreativiteten.

Organisering af online-møder, møder på kontoret og med hybride teams

Når en hybrid arbejdsstyrke er i spil, kan det være svært at organisere møder med tre lokationer at tage hensyn til. Målet er hurtigt at finde og sikre mødelokaler eller arbejdsområder og på forhånd sikre de ressourcer, du har brug for til deltagerne, samt eventuelle serviceydelser.  En løsning til booking af mødelokaler og arbejdsområder kan hjælpe med de møder, du skal holde online, på kontoret eller med hybridteams. Her er nogle andre ting, du bør overveje for hver lokation:

• Online: Hvis mødet kun foregår online, skal du sørge for, at alle de inviterede deltagere har adgang til de rigtige digitale kommunikationsværktøjer, herunder videokonferencer og apps til lagring af dokumenter eller filer. Du skal også sikre dig, at disse værktøjer er i overensstemmelse med firmaets eventuelle adgangsbegrænsninger.
• På kontoret: Til møder på kontoret er det nemt at booke lokaler, ressourcer og services på forhånd med software til booking af mødelokaler. Til de spontane møder kan små skærme til booking af fleksible arbejdspladser og digitale displays til mødelokalebooking hjælpe med at booke spontane møder, da skærmene automatisk synkroniserer med medarbejdernes kalendre. Add-On Products digitale skilteløsninger fungerer f.eks. med Microsoft Exchange og Microsoft 365, så alle kan booke, bekræfte, forlænge og afslutte møder direkte på skiltet.
• Hybride teams: Møder med hybridteams kan finde sted online, på kontoret eller begge steder samtidig. For hybridteams kan en mobil booking-app, der lader kolleger se hinandens bookinger, hjælpe teams med at koordinere møder og brainstormsessioner på kontoret. Software til planlægning af møder, der er designet til at hjælpe med at strømline planlægning og administration af mødelokaler, er også nyttigt, når man organiserer et større gruppemøde (især hvis man også skal booke catering, projektorer eller andre services og ressourcer).

Sådan bliver dit møde mere effektiv

For at afholde møder, der giver optimale resultater, kan du i høj grad forbedre effektiviteten af dine møder ved at følge disse nøgleprincipper:

• Brug den dagsorden, du har lavet og delt, da du planlagde mødet (og hold dig til den!).
• Start og slut til tiden. Hvis der er brug for mere tid, så planlæg et separat møde og vurder, om planlægningen er tilstrækkelig.
• Afsæt et par minutter i slutningen af hvert møde til at diskutere de næste skridt og lave en handlingsplan.

Brug disse tools til at arrangere dit møde 

Hvis du stadig er på udkig efter andre måder at forbedre dine møder og deres effektivitet, kan du overveje følgende teknologiske værktøjer, der kan automatisere og strømline forskellige processer og opgaver:

• Software til booking af mødelokaler og arbejdsområder
• Sensorer til kontoret
• Digital skiltning og skærme til at booke fleksible arbejdspladser
• Gæsteregistrering
• Add-on til Microsoft Exchange & Outlook® kalendere
• Webbaseret gruppekalender add-on til Microsoft Exchange & Outlook®

Forhåndsplanlægning vil hjælpe at kommunikere mødeinformation effektivt, holde tidsplanen og nå de vigtigste mål.