Sådan hjælper Resource Central virksomheder med flere lokationer med at strømline driften
Læs artikel
Mødebooking system
Administrer al mødebooking og -planlægning med én løsning - bygget til Microsoft Outlook® og Microsoft 365.
Mødebooking system til Microsoft
Med vores mødebooking system til Microsoft Outlook®, Exchange og Microsoft 365, kan du nemt og hurtigt finde og reservere de mødelokaler, grupperum og arbejdssteder, der passer til dine behov, og undgå dobbeltbookninger.
Uanset om det drejer sig om et stort eller lille lokale, et skrivebord, et grupperum, en parkeringsplads eller en ladestander til elbilen – vi sørger for, at du hurtigt kan finde og booke disse ressourcer og samtidig bestille yderligere services.
Brugervenlig bookingløsning
En løsning der understøtter alle virksomheder
Vores system til booking af mødelokaler og mere er både til offentlige og private virksomheder, samt til store og mindre organisationer. Systemet konfigureres under opsætningen, så det passer til jeres specifikke arbejdsmodel og behov.
Vores kunder bruger systemet i kontorbygninger, på hospitaler, skoler, og alt derimellem. Ressource Central kan bruges til det moderne kontor med fleksible arbejdsstationer, men lige så meget til arbejdspladser og bygninger med faste skriveborde, mødelokaler og andet der kan reserveres af medarbejdere eller gæster.
Med Resource Central kan du organisere dine møder på en langt mere effektiv måde, udnytte lokaler og træffe beslutninger baseret på data. Systemet kan installeres enten on-premise, i din egen sky / cloud eller i Add-On Products’ cloud som en SaaS-løsning.
Resource Central er designet til at at gøre det nemt for brugerne.
Værdsat af førende virksomheder
Virksomheder i hele Europa og USA stoler på Add-On Products’ bookingsystem til mødelokaler. Det optimerer driften og understøtter hybride og fleksible arbejdspladser. Resource Central og Workspace Booking App anvendes på tværs af brancher til at gøre lokalestyring mere effektiv, styrke teamsamarbejde i fleksible teams og reducere driftsomkostninger.
Nogle eksempler på eksisterende Resource Central-kunder:
- Universiteter
- Hospitaler og sundhedssektoren
- Vand- og energiforsyningsselskaber
- Offentlige myndigheder
- Non-profit-organisationer
- Virksomheder med flere lokationer og global tilstedeværelse
Læs mere om, hvorfor kunder vælger Resource Central i vores kundehistorier
Et brugervenligt system til mødebooking, kontorplanlægning og mere
Gør din mødebooking nemmere og reserver nemt
- mødelokaler
- faste eller delte skriveborde/ hot desks
- pladser i fælles arbejdsområder, pauserum, lokaler, m.m.
- yderligere ressourcer såsom bærbare computere, projektorer, biler, cykler osv.
- Nem håndtering og notifikation, når ressourcer midlertidigt skal lukkes, f.eks. en firmabil, der skal til service, eller en hel etage, der skal renoveres.
Forskellige typer af serviceydelser eller ressourcer kan nemt tilføjes direkte i bestillingsformularen.
Formularerne kan tilpasses og skræddersys, så de passer til din virksomheds specifikke behov. I dagligdagen betyder det, at de tilhørende ydelser kan variere på hver bestillingsformular, fx. alt efter kategori, bygning eller placering. Med vores mødebookingssoftware Resource Central kan du reservere alt det, du har brug for i løbet af arbejdsdagen – fra parkeringspladser til større arrangementer.
Bestil forplejning og andre serviceydelser
Gør din mødeplanlægning nemmere med vores mødebooking system, som gør det nemt at bestille forskellige serviceydelser samtidigt med at du opretter mødet i Outlook®.
Bestil serviceydelser såsom
- catering, hvor der kan tages højde for allergier m.m.
- AV-udstyr, bærbare, p-pladser, m.m.
- bordopstilling eller andre services
- navneskilte og WiFi-koder
Add-On Products bookingløsning Resource Central understøtter serviceudbydernes ordrehåndtering fra oprettelse af ordrer til levering. Serviceudbydere vil automatisk modtage indgående ordrer, ændringer og aflysninger.
Gæsteregistrering er også nemt med Resource Central. Læs mere her.
Datadrevet optimering af ressourcer
En analyse af arbejdspladsens ressourcebrug ved hjælp af en Power BI-integration er en nem måde at få øje på hvordan mødelokaler, skriveborde og andre ressourcer på kontoret reelt bliver brugt. Uanset om det er facilities manageren, CIO, eventplanlæggere eller andre medarbejdere, der bruger Insights – altid opdateret data gør det lettere at analysere hvordan lokaler bliver brugt og giver indsigt i, hvordan virksomheden kan blive mere effektiv og træffe beslutninger baseret på data.
- Få bedre overblik over, hvordan fælles ressourcer, lokale og borde bliver brugt til dagligt
- Generér skræddersyede rapporter, der viser detaljer om daglig brug af skriveborde, mødelokaler m.m.
- Brug tilpassede dashboards bygget med Microsoft Power BI eller brug vores færdige dashboards til at præsentere data til beslutningstagere
- Dokumentér, hvilke ressourcer der bruges, og hvordan de kan udnyttes endnu bedre
- Reducér overhead og driftsomkostninger
Bookingløsning til mødelokaler og borde
Resource Central til hybride arbejdspladser
Vores software til mødelokale-booking hjælper ikke kun med traditionelle mødelokaler, men gør det nemt for hybride teams at håndtere større mødelokaler og events samt det daglige behov på arbejdspladsen.
- Book mødelokaler eller skriveborde uanset hvor du er
- Koordinér, hvem der er på kontoret og teamets placering
- Brug QR-koder og mobile booking-apps
- Organisér ekstra services som catering, parkering, AV-udstyr og mere
- Opsæt og administrér gentagne møder
Sådan fungerer vores mødelokale-bookingsoftware
Det er nemt at booke et mødelokale med Resource Central. Uanset om det er en enkelt brainstorm-session eller tilbagevendende teammøder, gør disse fire trin reservationen enkel og hurtig:
- Find og vælg et ledigt lokale via Resource Central add-in i Outlook® eller den farvekodede plantegning.
- Tilpas din booking ved at vælge deltagere og tidspunktet, og tilføj services som catering eller udstyr. Du kan også lave en gentaget reservation.
- Administrér din booking via Resource Central, Workspace Booking App eller vores Outlook®-kalenderværktøj.
Vil du gøre fremtidige møder endnu bedre? Overvej at få lavet en skræddersyet rapport, som giver indsigt i reservationer og gør det nemmere at finde muligheder for forbedringer.
Se, hvordan Resource Central kan gøre en forskel for dig – book en hurtig demo.
Forbedret workspace management
Brugervenlige funktioner
Resource Central er udviklet til at arbejde sammen med Microsoft Outlook®, Exchange, Microsoft Teams og Microsoft 365. Softwaren er let at bruge og hjælper med at forbedre produktivitet og samarbejde og er med til at udnytte organisationens kvadratmeter. En brugervenlig løsning, der fungerer til booking af lokaler med alt, hvad der tilhører, til fælles arbejdsområder samt faste skriveborde og hot desking.
- Find og reserver ledige lokaler eller borde ved hjælp af interaktive plantegninger og QR-koder
- Planlæg møder og se din kalender når som helst og hvor som helst med Resource Central Web App
- Få overblik over lokaler med videokonferenceudstyr eller andet specialudstyr
- Spar tid ved at booke på forhånd, med det samme eller på farten direkte fra Microsoft Outlook® samt Workspace Booking App’en
Book og reservér skriveborde på mobilen
Supplér Resource Central med vores Workspace app til iOS og Android og gør det endnu nemmere at organisere din arbejdsdag – uanset om du er på kontoret eller på farten.
Book mødelokaler og fleksible arbejdspladser direkte fra din mobil. Du kan søge efter ledige borde for at finde et sted der passer til dine ønsker, eller du kan booke direkte via interaktive plantegninger. Du kan endda finde og reservere et ledigt skrivebord nær specifikke kolleger, eller booke via QR koder på stedet.
Indbyggede gæsteregistreringsfunktioner
Med bookingsystemet til mødelokaler og mere, Resource Central, kan mødearrangører registrere gæster forud og receptionister kan hurtigt tjekke gæster ind og printe navneskilte. Systemet kan også anvende stregkoder så der med et enkelt scan let kan holdes styr på de registrerede gæster eller mødedeltagere.
Resource Central har også en funktion, som giver gæsterne mulighed for at tjekke sig selv ind på en stander. Ved indtjekning sender systemet automatisk en meddelelse til mødearrangøren via email eller evt. SMS.
- Forhåndsregistrér besøgende, udskriv navneskilte, scan stregkoder og modtag meddelelser, når besøgende ankommer
- Bestil hurtigt forskellige mødeservices, når du opretter et møde i Outlook®, herunder catering, AV-udstyr og meget mere
- Opret, administrer og book pooled-ressourcer fra dine personlige puljer
- Automatiser håndtering af ændringer og aflysninger af tjenesteudbydere
- tilvælg nøglepersoner – som eksempelvis sekretærer eller receptionister – til at hjælpe med at administrere reservationer
- …og meget mere
Brug Resource Central sammen med digitale skilte fra Add-On Products
Kombinér mødebooking systemet med digitale skilte til mødelokaler, så alt opdateres i realtid. Du kan oprette og booke et møde, forlænge det og afslutte det direkte på skærmen ved mødelokalet, så du ikke behøver gå ind i appen eller systemet. Du bestemmer – det hele fungerer sammen. Møderne bliver automatisk synkroniseret med Exchange-serveren, så du altid er fuldt opdateret.
Ligesom du booker mødelokalerne direkte på de digitale skilte, kan du booke fleksible skriveborde direkte på Workspace skrivebordsdisplay. På denne kompakte bookingskærm, som kan stå på skrivebordene, kan du se om bordet er ledigt, og booke det direkte uden at bruge appen eller kalenderprogrammet. Du kan reservere bordet lige på stedet.
Find ledige lokaler via interaktive plantegninger
Resource Central gør det muligt at reservere mødelokaler via en interaktiv plantegning. Du skal blot finde den ønskede bygning eller etage, se de ledige lokaler, som er markeret med grønt, og reservere det foretrukne lokale.
Konfigureringen er også nem: Man kan hurtigt uploade et billede eller en plantegning af kontoret og markere lokalerne ved hjælp af det indbyggede konfigurationsværktøj.
Flere fordele
Outlook add-in
til forskellige platforme og systemer
Resource Finder Add-in fungerer og supporterer andre Outlook-versioner som fx Outlook til Mac eller Outlook on the web (OWA). Derfor kan du spare både tid og penge på dine mødebooking- og planlægningssystemer ved blot at bruge vores add-in.
Med Resource Finder Add-in kan du finde ideelle mødelokaler baseret på lokalitet, kategorier, plantegning over bygningen samt favoritter. Du kan også filtrere mødelokalerne efter, hvor mange deltagere I skal være. Enkelt og hurtigt kan du se alle de tilgængelige mødelokaler og tilgængelige deltagere med farvekoder.
Når du har booket mødelokalet, kan du bagefter bestille catering og andre services.
Kontakt os for vejledning
SaaS | Software as a Service
Lokale og mødebooking
Vores mødelokale booking system kan installeres enten on-premise, i din egen sky / cloud eller i Add-On Products’ cloud som en komplet ‘Software as a Service’ løsning.
Vores Cloud bygger på Microsoft Azure, så du som kunde er sikret én af de mest skalerbare platforme, styret og supporteret af vores egne erfarne og kompetente teknikere og konsulenter.
Læs mere om vores Software as a Service →
Features liste
-
Filtrér og reservér ledige mødelokaler, ressourcer, udstyr, biler og skriveborde via Outlook®
-
Bestil samtidig forplejning, bordopstilling og andre serviceydelser
-
Book gentagne møder og serviceydelser
-
Book flere mødelokaler og catering samt yderligere serviceydelser på én gang
-
Ordrebekræftelser sendes automatisk til alle mødearrangører og serviceudbydere
-
Automatiske ændringer og aflysninger
-
Tilpas catering muligheder inklusive menuer
-
Se catering information om ernæring og allergener
-
Administrér bookinger og ordrer på vegne af dine kolleger ved hjælp af 'Medarrangør'-funktion
-
Få overblik over alle mødelokaler og se tilgængelighed, lokalebeskrivelse og billeder
-
Nem håndtering og notifikation, når ressourcer skal lukkes midlertidigt
-
Reservér ledige skriveborde og mødelokaler via jeres egne farvekodede, interaktive plantegninger
-
Se interne mødedeltageres tilgængelighed
-
Administrér brugernes ressourcereservationer med 'Mødekoordinator'-funktion
-
Skjul og begræns booking af de ressourcer som mødearrangøren ikke har rettigheder til at booke
-
Se reservationer og ordrebestillinger
-
Kør inkluderede rapporter såsom kantine leveringer eller ressourceudnyttelse
-
Forud-registrér gæster, print navneskilte, og modtag besked, når gæster ankommer
-
Slet personfølsomme data automatisk eller manuelt for at overholde GDPR
-
Brug kiosk-stander selvregistrering for hurtigere gæsteregistrering
-
Resource Central understøtter 15 sprog
Hvorfor vælge et bookingsystem
Rodede kalendere og dobbeltbookinger, der skaber frustration i teamet? Pressede driftsbudgetter på grund af ubrugte mødelokaler og spildte cateringbestillinger? Måske mangler der et overblik over arbejdspladsen, eller ledelsen efterspørger mere detaljerede indsigter.
En løsning på disse udfordringer er, at bruge et centralt bookingsystem til mødelokaler og borde, som integrerer med firmaets eksisterende software.
- Eliminér dobbeltbookinger og ressourcespild
- Administrér lokaler i hele virksomheden ét sted, som alle medarbejdere kan tilgå både on-site og remote
- Få et klart og præcist billede af hvordan lokaler og ressourcer bliver brugt
- Sikrer samarbejde og kommunikation mellem medarbejdere
- Gør planlægning, lokale administration og beslutningstagning nemmere
- Effektivisér administrative opgaver og øg produktiviteten
- Reducer udeblivelser med automatiske påmindelser
Har du spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål om Resource Central, herunder generelle oplysninger om tekniske krav eller funktioner, kan du besøge vores supportside her (på engelsk) eller kontakte os.
FAQ - Mødebooking system
Hvordan booker jeg et mødelokale i Resource Central?
Resource Central er et brugervenligt system med mange funktioner. Du kan få et indblik i nogle af funktionerne ved at besøge vores YouTube-kanal, hvor du kan se forskellige videoer, der viser, hvordan man booker et møde eller bruger nogle af de mange funktioner, softwaren tilbyder.
Du er også velkommen til at kontakte os for en demo af Resource Central. Så kan vi vise dig, hvordan du bruger mødelokale-bookingsystemet til at planlægge møder, og hvordan du udnytter de mange funktioner, softwaren har at tilbyde.
Hvad er et mødelokale-bookingsystem?
Et mødelokale-bookingsystem er en digital platform (eller et system), der gør det muligt at finde, reservere og administrere møde- og konferencelokaler, skriveborde og andre områder i virksomheden. Nogle systemer inkluderer også muligheden for at booke ressourcer som catering, udstyr, parkeringspladser samt tilbyder mobil adgang og integration med kalender- og mailværktøjer.
Læs mere om mødelokale-bookingsystemer og de funktioner, vi anbefaler, her. (Engelsk)
Kan det integreres med Microsoft Outlook og Teams?
Ja! En af de ting, kunderne sætter stor pris på ved Resource Central, er hvor nemt det integrerer med firmaets andre IT-systemer. Resource Central integrerer med Microsoft-løsninger som Outlook®, Exchange, 365 og Teams. Faktisk kan brugere booke mødelokaler direkte i Outlook® med Resource Central-appen.
Se et eksempel på, hvordan vi gør booking nemmere med Resource Central og Outlook. (Engelsk)
Hvordan hjælper systemet med at reducere dobbeltbookinger?
Dobbeltbookinger koster penge. Resource Central hjælper med at undgå dette ved at give en altid aktualiseret oversigt over tilgængeligheden af lokaler og arbejdspladser, inklusive farvekodede plantegninger, og tilbyder kun lokaler, når de er ledige. Derudover giver Resource Central brugerne mulighed for at ændre bookinger efter behov. Hvis en booking annulleres, bliver ekstra services automatisk annulleret og serviceudbydere får besked. Det betyder, at man heller aldrig overbooker services eller udstyr, så som catering eller projektorudstyr, som der ikke er brug for.
Er softwaren egnet til hybride arbejdspladser?
Resource Central er en ideel løsning til hybride arbejdspladser og fleksible arbejdsmodeller, uanset branche. Hvorfor? Fordi det er en komplet løsning til ressourcestyring, der er nem at bruge og hjælper med at øge produktivitet og samarbejde, samtidig med at lokalespild reduceres.
Løsningen gør det nemt at administrere arbejdspladser og mødelokaler, planlægge møder på kontoret og på farten, booke tilknyttede services og tilpasse sig ændrede tidsplaner, behov og teams. Resource Central har også funktioner, der kan hjælpe med at forbedre og automatisere gæsteregistrering.
Systemet er bygget til at fungere med Microsoft Outlook®, Exchange og Microsoft 365, hvilket gør det meget brugervenligt og nemt at lære. Resource Central kan desuden kombineres med Workspace Booking App og BI-værktøjet Insights for at få bedre indsigt i hvordan kontoret bruges og hvilke muligheder for optimering der er.
Hvordan giver integrering i Microsoft mere sikkerhed?
Resource Central er udviklet ved hjælp af Microsofts egne standarder og giver dig den bedste integration med din eksisterende Microsoft-platform. Derfor er der ingen grund til at migrere bruger- eller bookingdata eller bekymre dig om oppetiden for et tredjepartssystem.
– Integration med flere Microsoft-softwareløsninger for nem implementering og brug
– Klar til brug som bookingsystem for mødelokaler, der fungerer på tværs af Outlook, Exchange, 365 og Teams
– Sikrer, at tilgængeligheden af lokaler og ressourcer opdateres i realtid og altid er nøjagtig
Resource Central tilbyder også to forskellige Microsoft Teams-apps. “My Meetings” giver et komplet overblik over bookede Teams-møder og mulighed for at ændre i møder, tilknyttede servicebestillinger og inviterede gæster. “Orders” understøtter dine serviceudbydere, som fx. catering, til at håndtere deres ordrer direkte gennem Teams og bruge Team Posts for at sikre kommunikation og samarbejde.
Kan det hostes lokalt eller i skyen?
Alle vores løsninger tilbydes både som Cloud/SaaS og On-Premises. Der kan være landespecifikke love, der skaber begrænsninger. Det er vigtigt for os, at vores kunder har alle muligheder til rådighed, når de skal vælge den opsætning, der passer til deres behov.
Når det er sagt, er der nogle klare fordele ved at bruge en SaaS-løsning til arbejdspladsstyring, herunder hurtig implementering, lavere omkostninger, skalerbarhed samt forbedret samarbejde og effektivitet.
Hvad kunderne siger
“Vi har rigtig meget infrastruktur, især til møder. Og jeg må sige: Tre år efter implementeringen kan jeg ikke forestille mig organisationen uden Resource Central.”
Annemie Glorieux, Responsible Space Planning
UZ Leuven, Belgien
“Vi kan fra It og Digitalisering sige, at vi gennem 10 år har oplevet Add-On Products som en kompetent leverandør, der har givet godt medspil i forhold til videreudvikling af løsningen i overensstemmelse med Aarhus Kommunes behov. Senest i forhold til et innovativt bookingprojekt, der skal gøre det muligt at stille løsningen til rådighed for helt nye brugergrupper. ”
Søren Laursen, Chefkonsulent
Aarhus Kommune, Danmark
“Vores ansatte er meget glade for, at benytte Resource Central til, at styre deres kalendere og møder.”
Ian Scullion, Project Manager
Manchester Primary Care Trust, UK
“Exchange Central var meget let at installere og har fungeret problemfrit lige siden.”
Flemming Brink, IT-Chef
Vejle Kommune, Danmark
“Takket være Exchange Central får kunderne bedre service og vi bruger færre ressourcer på det.”
Jens Erik Rasmussen, IT-chef
ATEA A/S, Danmark
“Før tog det mindst en halv time at arrangere et møde, nu tager det nogle få.”
Inge Hansen, IT-koordinator
Syddansk Universitet, Danmark
“Ved at bruge Resource Central til at holde styr på vores elbiler, har vi sparet en del på CO2-udledningen, brændstofforbruget og udgifterne til kørselsgodtgørelse.”
Anders Thorborg Mørk, Klimakonsulent
Fredensborg Kommune, Danmark
“Takket være implementeringen af Resource Central, regner Genesis med at kunne sparre ca. £1 million pr. år.”
Jenny Quigley, Projekt Manager
Genesis Housing Association, UK
“Vi har næsten 6000 medarbejdere der bruger Add-On Products bookingsystem – men mange ved det ikke.”
Tina Lund Bonne, Teknologikonsulent
Ørsted, Danmark
“Det vigtigste er, at vi kan hente informationer fra Resource Central der viser, hvor effektivt vi benytter vores mødelokaler og biler.”
Kayvan Rahmani, Projekt Manager
Richmond Housing Partnership, UK
“Med Resource Central er det blevet meget nemmere for de ansatte at booke møder og processen er blevet meget mere forenklet.”
Kirstie Webb, Projekt Administrator
Coventry NHS Trust, UK
“Sammenlignet med andre digitale skilte løsninger er Ariadne i en klasse for sig selv.”
Andreas Gemperle, Tekniskkonsulent
Habegger, Schweiz