Resource Central - Effektiv mødelokale booking løsning til Outlook®

Resource Central er markedets førende ressource booking software til Microsoft Outlook, Exchange og Office 365. Booking løsningen er udviklet med det formål at virksomheder kan optimere de interne reservationer af lokaler og ressourcer, samt de tilhørende bestillinger af catering og services. Resource Central sikrer at det kun tager få minutter at organisere et komplet møde så møde arrangørerne kan anvende deres tid til andre vigtigere gøremål, hvilket markant forbedrer virksomhedens effektivitet.

Møde booking

Book ledige mødelokaler

Resource Central giver, via en knap i Outlook mødeindkaldelsen, et stort overblik over ledige mødelokaler, bl.a. med søge- eller filtreringsmulighed på f.eks. lokation, afdeling eller etage, eller på selvvalgte kategorier som f.eks. ’egnet til kunde møder’, ’med video konference udstyr’ eller ’Executive’.

Ved klik på et mødelokale informeres der eks. om antal siddepladser, deadline for catering bestillinger (hvis muligt), billeder og andre grafiske illustrationer af mødelokalet og vejvisning, samt alle andre informationer.

Bestil catering

Bestil catering og andre serviceydelser

Færdiggør din mødeplanlægning med det samme – ikke kun reservering af mødelokaler, men også bestilling af alle tilhørende serviceydelser. 

Samtidig med at der bookes et mødelokale er det muligt, at bestille tilhørende serviceydelser på “one-stop ordreformularen”, f.eks. kantine bestillinger, AV-udstyr, P-billetter, bordopstilling osv.

Når der bestilles kantine varer og andre services, sendes ordrerne automatisk til de ansvarlige serviceleverandører, f.eks. til kantinen eller receptionen, som i real-time kan se og udskrive ordrer. Ved ændringer bliver serviceleverandørerne automatisk informeret. Resource Central håndterer både alle ændringer på ressource bookinger samt kantine og service bestillinger.

Det er også muligt at eksportere omkostningerne for catering til CSV format, så disse kan overføres til et økonomi system.

hotdesking

Book hot desks / fleksible arbejdsstationer

Resource Central gør det let at booke fleksible arbejdsstationer (hot-desks). I mange virksomheder tilbringer medarbejdere ofte kun en lille del af deres arbejdstid på kontoret, og derfor kan virksomheder optimere kontorets anvendelse af arbejdspladser ved at muliggøre booking af hot-desks. Booking af hot-desks giver virksomheder mulighed for at mindske de faste omkostninger drastisk samtidig med, at det gøres muligt for medarbejderne at arbejde langt mere fleksibelt. 

Organisationer interesseret i at bruge deres fasciliteter mere effektivt vender sig i stigende grad mod Resource Central til at planlægge og booke deres arbejdsstationer. Med Resource Central er det muligt at søge efter og reservere ledige arbejdsstationer filtreret ud fra f.eks. lokation eller anvendelses kategori via Outlook®, enten på forhånd eller når behovet opstår.

plænlæg møder on-the-go

Book ledige mødelokaler og ressourcer via smartphones

Med Resource Centrals Web App kan der bookes møder og ressourcer uafhængig af browser eller smartenhed, og Resource Centrals Booking Web App'en fungerer uden brug af Outlook® klient. Web App'en er udviklet i HTML5 i responsiv design og kan derfor tilgås af eksempelvis iPhones, iPads, Android enheder, Windows telefoner og de mest kendte browsere.

Med Resource Central Web App kan brugeren se sin kalender, markere et tidspunkt, derefter søge efter ledige mødelokaler og/eller ressourcer samt kollegaer hvor som helst og når som helst.

skype 4 bussines

Skype for Business Integration

Inkludér videokonferencer og skærmdeling links i dine mødeindkaldelser ved at bruge Resource Central og Skype for Business.

Resource Central støtter fuldt ud den integrerede Skype for Business videokonferencer og skærmdeling funktion. Samarbejd med hvem som helst når som helst med Resource Central og Skype for Business. Du skal blot åbne et nyt Skype Møde i Outlook og du er klar.

gæsteregistrering

Finpuds din kundeservice med gæsteregistreringssystem

Resource Central hjælper dig med at give et godt indtryk til dine gæster, som ankommer til din virksomhed for første gang. Når dine gæster træder ind af din dør og ind i bygningen, så danner de sig øjeblikkeligt et indtryk af din virksomhed. Hvis dine gæster er potentielle kunder, kan du gøre dem til faste kunder ved at give dem en varm velkomst og hurtig, korrekt information. Resource Central får dine gæster til at føle sig velkomne og velinformerede samtidig med, at medarbejderne får tid til at fokusere på andre vigtige opgaver.

Giv dine gæster trykte navneskilte. Navneskilte forhindrer de ubehagelige øjeblikke, når du opdager, at du har glemt et navn, hvilket kan skade dit forhold med potentielle kunder eller partnere. Du kan scanne navneskiltenes stregkoder for at få et nemt overblik over ankomne gæster, så du kan registrere, hvem der er ankommet uden brug af papir og pen. Dette giver dig og de andre medarbejdere mere tid til at tale med gæsterne og få dem til at føle sig velkomne.

Email notifikationer minimerer ventetid for både dig og dine gæster. Når gæster ankommer, modtager du en email, så du kan begynde at få ned til receptionen eller mødelokalet for at modtage dem. Eller, hvis dine gæster er forsinkede, kan du arbejde på andre opgave, mens du venter på dem. Email notifikationer giver også mere tid til receptionisterne til at bruge på andre opgaver, fordi hun ikke behøver ringe til dit kontor, hver gang en gæst ankommer.

Ariadne digital skiltning

Integrer med digital skilte software

Optimér din interne og eksterne kommunikation med integration til digitale skilteløsninger. En digital skilteløsning forbedrer endnu mere dine gæsters første indtryk af din virksomhed. Med vores wayfinding funktion, kan digitale skilte endda vise dine gæster hen til deres møderum.

Du kan integrere Resource Central med vores digital skilteløsning, Digital Sign Service og Ariadne. Vores skiltesoftware integreres ubesværet med Resource Central, og viser automatisk møderumsinformationer på dine digitale skilte. Når du booker af et møderum, sendes informationer automatisk til digitale skilte i receptionsområdet, udenfor mødelokaler eller hvor der er et behov. Vores software til digitale skilte understøtter hardware baseret på iOS, Android og Win7 såvel som skilte fra Modulex.

Indbyggede rapporter

Indbyggede standard rapporter

Rapporteringer om catering, ressourceforbrug, ordrer på serviceydelser, besøgende og meget mere. Udtræk rapporter over brugen af ressourcer og overvåg brugen af møderum. Resource Central forbedrer din bundlinje ved at sikre at du bruger dine mødelokaler og hot desks mest optimalt. For eksempel kan du undgå at have tomme hot desks.

Resource Central reducerer dit mødebudget og fremmer din produktivitet ved at gøre det muligt for dig hurtigt at reservere ressourcer og serviceydelser. Kontakt os venligst for et skøn over hvor meget du kan reducere dit mødebudget ved at implementere Resource Central.

Booking Manager

Booking Manager

Med Booking Manager kan nøglepersoner, f.eks. sekretærer eller koordinatorer, håndtere eksisterende mødelokale- og ressource reservationer. Eks. hvis en mødeafholder har arrangeret et møde med 4 deltagere, men reserveret et af de store mødelokaler med f.eks. 20 siddepladser, kan nøglepersoner ændre bookingen, så det store mødelokale bliver til rådighed for andre.

Booking Manager funktionen er især velegnet til virksomheder og organisationer, der har mangel på mødelokaler. Booking Manager funktionen kan virkelig hjælpe en organisation med at optimere sine interne mødelokale bookinger og dermed opnå ressource optimering.

book biler, cykler og andre ressourcer

Book ressourcer såsom PC’ere, AV-udstyr, biler, cykler og fleksible arbejdspladser

Forbedr din bookingproces ved at inkludere ’alle’ ressourcer i Resource Central.

Ordreformularer kan skræddersys, så de kan tilpasses dine specifikke behov. Dette betyder, at tilgængelige serviceydelser for den enkelte ordeformular kan variere baseret på det enkelte lokale, bygning eller land. Med Resource Central kan du reservere parkeringspladser, eventplanlægning eller andet, der passer til din virksomheds behov.

Highlights

    • Opstil og book ledige konferencerum, arbejdsstationer eller hot desks gennem din daglige Outlook® brugerflade
    • Resource Central administrerer alle ændringer og aflysninger
    • Hurtigt overblik over alle møderums tilgængelighed, udvalgte billeder og vigtige detaljer såsom kapacite
    • Intuitiv brugerflade for såvel Outlook® brugere som administrativt- eller kantinepersonale
    • Overblik over mødedeltagernes tilgængelighed
    • Bestil via Outlook Web Acces (OWA)
    • Resource Central supporterer gentagende møder og alle typer af direkte bookinger i ressource kalendere
    • Bestil AV-udstyr, catering og andre serviceydelser i din Outlook® kalender
    • Ordreformularer sendes automatisk til alle mødearrangører, kantinepersonale med mere, hvilket reducerer din arbejdsbyrde og forbedrer den interne kommunikation
    • Se reservationer og ordrer i et seperat administrativt modul
    • Intuitiv og brugervenlig interface for både mødearrangører og serviceleverandører
    • Få en indbygget analyserapport over udnyttelsen af mødelokaler og arbejdsstationer så du kan vurdere om dine ressourcer er over- eller underbenyttede
    • Bruge standard rapporter over brug af mødelokaler eller lav din egen rapporter, der er tilpasset din virksomheds specifikke behov
    • Få en rapportgenerator baseret på Microsoft Reporting Services
    • Tryk navneskilte til dine gæster
    • Registrer hurtigt gæster ved hjælp af stregkodescanninger
    • Modtag en email, når din gæst ankommer
    • Opstil og book ledige hot desk i Outlook®
    • Brug dine faciliteter mere effektivt ved at planlægge og booke dine arbejdsstationer
    • Booking Manager - nøglepersoner kan håndtere eksisterende mødelokale- og ressource reservationer

Resource Central kan hjælpe dig med at besvare spørgsmål såsom:

    • Hvilke lokaler er brugt for meget og hvilke for lidt?
    • Forhindrer sene aflysninger effektiv benyttelse af mødelokaler?
    • Kan vi undvære nogle af vores mødelokaler og bruge dem som kontorer i stedet?
    • Hvad kan vi gøre for at forbedre vores brug af mødelokaler?