Hvad er et kontor med fleksible arbejdspladser?

Forstå det fleksible kontor

Fleksible arbejdspladser bliver mere og mere populære, efterhånden som flere virksomheder går over til hybridmodeller og tilbyder deres medarbejdere mere fleksibilitet. I 2018 var der mere end 31.000 fleksible kontorer på verdensplan. I dag er fleksible arbejdsområder blevet en vigtig del af mange byer, og mange virksomheder vælger fleksible arbejdspladser frem for traditionelle kontorer. Coworking Insights har fundet ud af, at 30% af alle kontorlokaler forventes at blive indrettet fleksibelt inden 2030, ifølge en nylig JLL-undersøgelse.

Men hvad definerer egentlig et kontor med fleksible arbejdspladser? Lad os se nærmere på begreberne “fleksibelt kontor” og “fleksibelt arbejde”.

Hvad er et kontor med fleksible arbejdspladser?

Et kontor med fleksible arbejdsområder består normalt af en række forskellige skrivebordsopstillinger med individuelle og fælles arbejdsområder og skriveborde, der kan bruges af medarbejderne.

Ofte omfatter et fleksibelt kontor de såkaldte hot desks/ shared desks og mindre grupperum eller -lokaler, som er gode til brainstorming m.m. Der findes også åbne kontorlandskaber, hvor alle medarbejdere og afdelinger er samlet i ét rum.

Et kontor med fleksible arbejdspladser bruges dog normalt ikke offentligt. Skriveborde kan heller ikke lejes individuelt. Mens coworking spaces kan bruges af medarbejdere eller hele afdelinger i forskellige virksomheder, er et fleksibelt kontor til én virksomhed – og kun én virksomhed. Nogle virksomheder indretter bare deres nuværende kontor med fleksible arbejdsområder og skaber et nyt miljø for deres medarbejdere på kontoret og til dem, der arbejder hybrid.

Fordele ved fleksible arbejdspladser

Der er mange fordele ved fleksible arbejdspladser. Hvor kolleger på kontorer med faste arbejdsstationer sidder tæt på hinanden, kommer medarbejdere på fleksible kontorer i kontakt med flere mennesker, hvilket fremmer kreativitet og samarbejde både inden for ét team og teamsene imellem.

Fordelene ved fleksible kontorer er bl.a:

1. bedre vidensdeling
2. forbedret kreativitet, samarbejde og innovation
3. forbedret kommunikation for teams, der samarbejder bedre
4. mere frihed og fleksibilitet (da kontorer med fleksible arbejdsområder går hånd i hånd med fleksible arbejdsmodeller, hvor medarbejderne kan arbejde på kontoret eller hjemme og måske endda bestemme deres egen arbejdstid)
5. besparelser takket være et behov for mindre kontorarealer og mere effektiv brug af ressourcer

Udfordringer ved fleksible arbejdspladser

Selvom fleksible arbejdspladser kan få arbejdet til at føles mere selvbestemt og tilskynde til samarbejde og kreativitet, er der også nogle udfordringer.

1. Mindre privatliv: Et åbent kontor, som et fleksibelt kontor ofte er, betyder, at det kan være svært for medarbejderne at have private eller stille samtaler, og de kan let blive distraheret af andre. TIP: Firmaet kan imødegå denne udfordring med en strategisk indretning, der giver mulighed for en åben planløsning, men stadig efterlader nok afstand til privatliv og koncentration. Hvis man går skridtet videre, kan der indrettes grupperum, som medarbejderne kan bruge til private samtaler, vigtige opkald og ved behov for ro.
2. Kan besværliggøre kontakt: Når medarbejdere arbejder i forskellige byer og tidszoner, kan tilgængelighed og kommunikation med kolleger blive en udfordring. God kommunikation er vigtigt, og heldigvis kan man komme langt med diverse programmer og workspace management-løsninger, der gør det muligt for kolleger at booke skriveborde tæt på hinanden. For eksempel kan appen Workspace Booking hjælpe medarbejdere med at booke et skrivebord tæt på teamkolleger.
3. Adgang til fleksible arbejdsområder: For organisationer, der først lige er begyndt at tilbyde fleksible arbejdspladser, kan det i starten være svært at sikre, at medarbejderne har adgang til de arbejdsområder, de har brug for. Det gælder især, hvis der er planlagt møder midt på dagen, og en medarbejder eller et team har brug for en plads. TIP: Teknologier til workspace management, såsom arbejdspladsdisplays til booking på stedet og sensorsystemer, kan hjælpe med at administrere skriveborde i realtid ved at give medarbejderne mulighed for at reservere pladser, når de er eller bliver ledige, og ved at bruge visuelle indikatorer med farvekodning til at vise tilgængeligheden af et arbejdsområde. Sensorer er særligt nyttige, da de automatisk kan registrere, om et rum er åbent/tilgængeligt, når det ikke er optaget efter et vist tidsrum. Det gør det muligt at skifte arbejdsplads hurtigere og udnytte pladsen mere effektivt.

Sådan indretter du fleksible arbejdspladser på et kontor

Når man indretter et kontor med fleksible skriveborde og lokaler, er det vigtigt at organisere og designe kontoret på en sådan måde, at det er muligt at samarbejde, og produktiviteten forbliver høj. Hvordan kan man opnå dette?

Her er 15 ideer til at skabe fleksible rum, hvor medarbejderne føler sig godt tilpas, samt tre ideer, som vi synes er særligt vigtige, når man indretter et fleksibelt kontor.

1. Grupperede hot desks: Et fleksibelt kontor er designet til at fremme kommunikation og samarbejde, men for meget interaktion og støj kan være distraherende og reducere produktiviteten. I stedet for lange, sammenhængende skriveborde eller opstillinger kan man overveje skrivebordsgrupperinger til to, tre eller fire personer. Disse grupperede hot desks kan give åbenheden i et fleksibelt arbejdsområde, samtidig med at de minimerer distraktioner og øger effektiviteten.
2. Sørg for stillezoner: Vi har nævnt det før, men vi siger det igen: At skabe et rum, der er specielt beregnet til stille, uforstyrret arbejde, kan både øge medarbejdernes koncentration og reducere distraktioner. Vi anbefaler at skabe flere stilleområder i et fleksibelt kontor for at skabe balance og sikre, at medarbejderne nemt kan få adgang til dem.
3. Mulighed for selvbestemmelse: Medarbejdere på en fleksibelt indrettet arbejdsplads kan have mulighed for at arbejde på kontoret, hjemme eller på deres yndlingscafé. Nem booking af skrivebordet på firmaet kan hjælpe medarbejderne til at føle, at de har mere kontrol over deres dag og derfor er mere produktive. Et hot desking-system er en passende løsning her. Resource Central hjælper f.eks. organisationer med at forenkle administrationen af fleksible arbejdspladser ved at give medarbejderne mulighed for at administrere hotdesks via Microsoft Outlook®.

Opdag
løsninger til den moderne arbejdsplads 

5 løsninger til at gøre den fleksible arbejdsplads til en succes

Afslutningsvis vil vi gerne påpege, at det ikke kun er designet af selve arbejdspladsen, men også brugen af de rigtige teknologiske løsninger, der kan hjælpe med at maksimere effektivitet og produktivitet. En fleksibel arbejdsplads kan let føre til uoverensstemmelser, hvis virksomheden ikke har de rigtige teknologiske løsninger. Vi anbefaler følgende værktøjer, som kan være afgørende for succesen med den fleksible arbejdsplads:

1. Hotdesk-bookingsystem
2. Smartphone-app til booking af skriveborde
3. Insights Power BI løsning, der leverer data og analyser af arbejdspladsen
4. Software til digitale dørskilte
5. Kalendersoftware (herunder en webbaseret gruppekalender)