Was ist ein Büro mit flexiblen Arbeitsplätzen?

Flexible Büroräume verstehen

Flexible Arbeitsplätze werden immer beliebter, da immer mehr Unternehmen zu hybriden Modellen übergehen und ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bieten. Im Jahr 2018 waren weltweit mehr als 31.000 flexible Büroräume verfügbar. Heute ist flexibler Raum zu einem wichtigen Bestandteil vieler Städte geworden, wobei sich viele Unternehmen für flexible Arbeitsräume gegenüber traditionellen Büros entscheiden. Coworking Insights hat festgestellt, dass laut einer aktuellen JLL-Studie bis 2030 voraussichtlich 30 % aller Büroflächen flexibel genutzt werden.

Aber was definiert ein Büro mit flexiblen Arbeitsplätzen überhaupt? Schauen wir uns die Begriffe “flexibles Büro” und “flexibles Arbeiten” einmal genauer an.

Was ist ein Büro mit flexiblen Arbeitsplätzen?

Ein Büro mit flexiblen Arbeitsplätzen umfasst in der Regel eine Vielzahl von unterschiedlichen Schreibtisch-Layouts mit privaten und gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen und Schreibtischen, die von den Mitarbeitern genutzt werden können.

Oft umfasst ein flexibles Büro Hot-Desks und Coworking-Räume für die Zusammenarbeit, wie z.B. kleine Brainstorming- oder Huddle-Räume. Es gibt auch Großraumbüros, in denen sich alle Mitarbeiter und Abteilungen in einem Raum befinden.

Ein Büro mit flexiblen Arbeitsplätzen wird in der Regel jedoch nicht öffentlich genutzt. Auch können die Schreibtischplätze nicht einzeln gemietet werden. Während Coworking Spaces von Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen verschiedener Unternehmen genutzt werden können, ist ein Büro mit flexiblem Arbeitsbereich ein verwalteter Raum für ein Unternehmen – und nur ein Unternehmen. Einige Firmen richten einfach selbst ihr Büro mit flexiblen Arbeitsbereichen ein und schaffen so eine neue Umgebung für Mitarbeiter vor Ort und für die hybride Belegschaft.

Vorteile von flexiblen Arbeitsplätzen

Es gibt zahlreiche Vorteile flexibler Arbeitsplätze. Während in Büros mit festen Arbeitsplätzen die Kollegen nahe beieinander sitzen, kommen die Mitarbeiter in flexiblen Büros mit mehr Menschen in Kontakt, was die Kreativität und die Zusammenarbeit sowohl innerhalb von Teams als auch von Team zu Team begünstigt.

Zu den Vorteilen flexibler Büroräume gehören unter anderem:

1. Besserer Austausch von Wissen
2. Verbesserte Kreativität, Zusammenarbeit und Innovation
3. Verbesserte Kommunikation für besser vernetzte Teams
4. Mehr Freiheit und Flexibilität (da Büros mit flexiblen Arbeitsplätzen Hand in Hand mit flexiblen Arbeitsmodellen gehen, bei denen die Mitarbeiter im Büro oder zu Hause arbeiten und vielleicht sogar ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen können)
5. Kosteneinsparungen dank geringerer Bürofläche und effizienterer Ressourcennutzung

Herausforderungen flexibler Arbeitsplätze

Flexible Arbeitsplätze können zwar ein freieres Arbeitsgefühl vermitteln und die Zusammenarbeit und Kreativität anregen, aber sie bringen auch einige Herausforderungen mit sich.

1. Weniger Privatsphäre: Ein Großraumbüro, was ein Büro mit flexiblen Arbeitsplätzen häufig ist, bedeutet, dass es für die Mitarbeiter schwierig sein kann, private oder ruhige Gespräche zu führen, und dass sie leicht von anderen abgelenkt werden könnten. TIPP: Entgegenwirken kann man dieser Herausforderung mit einer strategischen Raumaufteilung, die zwar eine offene Raumaufteilung vorsieht, aber dennoch genügend Abstand für Privatsphäre und Konzentration lässt. Geht man noch einen Schritt weiter, richtet man Gruppenräume ein, die die Mitarbeiter für private Gespräche, wichtige Anrufe und Ruhezeiten nutzen können.
2. Erschwerter Kontakt zu Kollegen: Wenn Teams in verschiedenen Städten und Zeitzonen arbeiten, kann die Erreichbarkeit und die Kommunikation mit den Kollegen eine Herausforderung sein. Eine gute Kommunikation während des flexiblen Arbeitens ist wichtig, und glücklicherweise können Messaging-Tools und Lösungen zur Verwaltung von Arbeitsplätzen, die es Kollegen ermöglichen Schreibtische in der Nähe voneinander zu buchen, viel dazu beitragen. Zum Beispiel kann die Workspace Booking App Mitarbeitern helfen, Arbeitsplätze in der Nähe von Teamkollegen zu buchen.
3. Zugang zu flexiblen Arbeitsplätzen: Für Unternehmen, für die flexible Arbeitsbereiche neu sind, kann es anfangs schwierig sein, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu den Arbeitsbereichen haben, die sie benötigen. Dies gilt insbesondere, wenn mitten am Tag Besprechungen anstehen und ein Mitarbeiter oder ein Team einen Raum benötigt. TIPP: Technologien zur Verwaltung von Arbeitsplätzen, wie z. B. Arbeitsplatzdisplays für die Buchung vor Ort und Sensorsysteme, können bei der Verwaltung von Arbeitsplätzen in Echtzeit helfen, indem sie es den Mitarbeitern ermöglichen, Räume zu reservieren, wenn diese offen sind/verfügbar werden, und indem sie visuelle Indikatoren mit Farbkodierung verwenden, um die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen anzuzeigen. Sensoren sind besonders hilfreich, da sie einen Raum automatisch für offen/verfügbar erklären können, wenn sie nach einer bestimmten Zeitspanne keine Belegung feststellen. Dies ermöglicht einen schnelleren Wechsel des Arbeitsbereichs und eine effizientere Nutzung.

Wie man flexible Arbeitsplätze in einem Büro einrichtet

Bei der Einrichtung eines Büros mit flexiblen Arbeitsplätzen kommt es darauf an, das Büro so zu organisieren und zu gestalten, dass die Zusammenarbeit möglich ist und die Produktivität hoch bleibt. Wie kann man dies erreichen?

Hier finden Sie 15 Ideen für die Gestaltung flexibler Räume, in denen sich die Mitarbeiter wohlfühlen, sowie folgende drei Ideen, die wir bei der Einrichtung eines flexiblen Büros für besonders wichtig halten.

1. Gruppierte Hot Desks: Ein flexibles Büro soll die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, doch zu viel Interaktion und Lärm können ablenken und die Produktivität verringern. Anstelle von langen, zusammenhängenden Tischen oder Setups kann man Tischgruppierungen für zwei, drei oder vier Personen in Betracht ziehen. Diese kombinierten Hot-Desks können die Offenheit eines flexiblen Arbeitsbereichs bieten und gleichzeitig Ablenkungen minimieren und die Effizienz steigern.
2. Für Ruhezonen sorgen: Wir haben es bereits erwähnt, aber wiederholen es noch einmal: Die Schaffung eines Raums, der speziell für ruhige, ungestörte Arbeit vorgesehen ist, kann sowohl die Konzentration der Mitarbeiter steigern als auch Ablenkungen reduzieren. Wir empfehlen, in einem flexiblen Büro mehrere ruhige Orte einzurichten, um für Ausgewogenheit zu sorgen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diese leicht erreichen können.
3. Selbstbestimmung und Kontrolle zulassen: Mitarbeiter in einem flexiblen Arbeitsmodell können die Möglichkeit haben, im Büro, zu Hause oder in ihrem Lieblingscafé zu arbeiten. Einfaches Buchen von Schreibtischplätzen kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, mehr Kontrolle über ihren Tag zu haben und somit produktiver sind. Ein Hotdesking-System ist hier eine angebrachte Lösung. Resource Central zum Beispiel hilft Unternehmen, die Verwaltung flexibler Arbeitsplätze zu vereinfachen, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, Hotdesks über Microsoft Outlook® zu planen und zu verwalten.

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Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass nicht nur die Gestaltung des Arbeitsplatzes selbst, sondern auch der Einsatz der richtigen intelligenten Bürolösungen zu maximaler Effizienz und Produktivität beitragen kann. Ein flexibler Arbeitsbereich kann leicht zu Unstimmigkeiten führen, wenn ein Unternehmen nicht die richtigen technologischen Lösungen zur Verfügung stellt. Wir empfehlen die folgenden Tools, die für den Erfolg eines flexiblen Arbeitsplatzes entscheidend sein können:

1. Hot-Desk-Buchungssystem
2. Smartphone App zur Buchung von Arbeitsplätzen
3. Insights-Lösung, die Arbeitsplatzdaten und Analysen liefert
4. Software für digitale Türschilder
5. Kalendersoftware (einschließlich eines webbasierten Gruppenkalenders)