Brugervenlig
gruppekalendersoftware

Gruppekalendere kan hjælpe med at få tidsplaner til at gå op og kan få samarbejde til at gå op i en højere enhed. Outlook®-gruppekalenderen Exchange Central giver et brugervenligt overblik over flere Microsoft Outlook-kalendere samt effektive værktøjer til planlægning og rapportering, der kan forbedre produktiviteten. Tidsstyring bliver nemmere, fordi opgaver kan prioriteres, og tiden kan udnyttes bedre.

Delte kalendere kan koordineres mere effektivt, og ved hjælp af softwaren kan konflikter i planlægningen undgås. Exchange Central kan tilgås fra et hvilket som helst sted med internetforbindelse, hvilket gør det til en attraktiv løsning for den hybride arbejdsplads. Individuelle rapporter gør det desuden nemt at analysere delte kalendere og kan hjælpe med at identificere mønstre.

En Outlook-gruppekalender som Exchange Central letter samarbejde, planlægning og organisering af begivenheder. Brugere kan oprette, se og redigere aftaler, møder og begivenheder. Alle gruppemedlemmer har adgang til kalenderen og kan nemt se, hvem der deltager i hvilke begivenheder.

Integrationen med Outlook giver den fordel, at gruppekalenderen er indlejret i Outlook, så den kendte brugergrænseflade i Outlook er indgangen til programmet. Brugerne kan åbne gruppekalenderen direkte i Outlook-navigationen og har adgang til alle andre Outlook-funktioner som f.eks. e-mails, opgaver og kontakter. Dette gør det lettere at arbejde med gruppekalenderen og integrere den i den daglige arbejdsgang og det fremmer samarbejde og planlægning i gruppen, da alle medlemmer kan bruge kalenderen direkte i Outlook og holde sig opdateret.

Med en gruppekalender integreret i Outlook eller Office 365 kan du f.eks. bestille aftaler direkte i kollegernes kalendere uden at skulle anmode om det på forhånd. Så bliver planlægningen mere effektiv og smidig. Man kan også gruppere Outlook®-kalendere efter forskellige kriterier, f.eks. placering, afdeling eller midlertidige arbejdsgrupper. Dette gør det lettere at beholde overblik over teammedlemmernes aftaler og tilgængelighed. Man kan også tilpasse sin egen kalender. Man kan f.eks. bruge farvekoder eller opsætte påmindelser for at understøtte de daglige arbejdsrutiner.

Gruppekalenderen tilbyder også en tidslinje med mulighed for drag & drop. Man kan flytte og justere aftaler for at finde det bedste tidspunkt. Dette giver et hurtigt overblik under hele planlægningsprocessen. Med den indbyggede filterfunktion kan man definere avancerede filtre for at sortere specifikke aftaler fra i gruppekalenderen. Man kan f.eks. filtrere efter bestemte kategorier, deltagere eller andre kriterier for hurtigt at finde relevante oplysninger. Gruppekalenderen gør det også muligt at se, hvilke medarbejdere der var eller er optaget på bestemte tidspunkter. Dette giver mulighed for at se tidligere aftaler, tjekke aktuelle ledige tider og lave fremtidige planer.

Man kan også oprette rapporter i Word eller Excel om tidsforbruget i din organisation pr. område, afdeling eller enkeltmedarbejder og få et detaljeret overblik over ressourceforbruget. Det er også muligt at definere egne kategorier og organisere aftaler i overensstemmelse hermed.