Sådan kan workspace management software forbedre bæredygtigheden

03 okt 2024

Bæredygtighed er kommet på dagsordenen i mange globale virksomheder. At indtænke bæredygtighed i forretningsgange har vist sig at hjælpe organisationer med at blive mere effektive, rentable og produktive. Nogle gange kommer bæredygtighed som følge af love og regler, så som ESG-krav m.m., men mange virksomheder har bæredygtighed på dagsordenen for at forbedre deres virksomheds omdømme, understøtte en optimal ressourceudnyttelse og reducere de faste omkostninger.

En anden grund til at tænke mere bæredygtigt er skiftet til hybride og fleksible arbejdsmodeller og brugen af såkaldte coworking spaces. Hvad virksomheder måske ikke er klar over, er, at de kan bruge softwareløsninger til booking af lokaler og skriveborde til at forbedre deres CO2-fodaftryk: For eksempel ved at identificere spild eller effektivitet, samt at overvåge ressourceforbruget for at finde ud af, hvilke pladskrav virksomheden har. Nedenfor ser vi på, hvordan en organisations bæredygtighed kan forbedres ved hjælp af workspace management software.

Store kontorer betyder store CO2-fodaftryk og højere omkostninger

Hvorfor bør en organisation overveje at bruge bookingsoftware til at identificere og implementere mere bæredygtige handlemåder? Det handler om behov og udnyttelse.

En rapport fra det amerikanske energiministerium viste, at det gennemsnitlige antal kilowatttimer pr. kvadratmeter i en erhvervsbygning er ca. 22,5. Opvarmning, belysning, ventilation, køling, varmt vand og brug af el udgør dette høje energiforbrug. Når man omregner det til en virksomheds elregning, bliver det hurtigt dyrt. Hvis man så tilføjer omkostninger vedrørende bygningen, rengøring, vedligeholdelse og service, bliver det svært at sikre en bæredygtig drift. Og hvad nu, hvis halvdelen af pladsen ikke blev brugt, men stadig skulle vedligeholdes?

Nutildags kan en workspace management softwareløsning hjælpe med at identificere ineffektiv udnyttelse af skriveborde, plads og udstyr, understøtte optimering af ressourcer og arbejdspladsindretning og give beslutningstagere værdifuld indsigt, når de kigger på arbejdsmodeller og tilhørende arbejdsplads- og ressourcekrav.

Bæredygtige fordele ved hjælp af bookingsoftware

Bruger medarbejdere de arbejdsområder, der tilbydes? En af de største kilder til spild på kontorer kan være mødelokaler og skriveborde. Omkostningerne til vedligehold af en arbejdsplads kan hurtigt overstige den månedlige leje eller afbetalinger. Hver kvadratmeter kontorplads udgør en procentdel af huslejen, vedligeholdelse, forsyning og andre implicitte omkostninger (møbler, rengøring osv.).

Derfor kan optimering af arbejdsområder til mere effektiv brug spare en virksomhed tid og penge ved at reducere spild og andre tilknyttede serviceomkostninger.

En anden fordel er, at optimeringen af arbejdspladsen kan skræddersys til medarbejdernes behov, hvilket har en positiv effekt på hvordan de har det og deres produktivitet. Amway har f.eks. reduceret mødebookingtiden med 85 % med Resource Central fra Add-On Products.

Og det er her, bookingsoftware som Resource Central kommer ind i billedet. Resource Central er en workspace management software løsning med indbygget dataanalyse, der giver dig mulighed for bedre at spore, hvordan delte ressourcer og arbejdspladser bliver udnyttet. Med skræddersyede rapporter, der viser detaljer om den daglige brug af skriveborde, mødelokaler osv., er det lettere at opdage muligheder for at eliminere spild, afdække huller og tendenser og træffe beslutninger om, hvordan man kan reducere de faste omkostninger.

5 måder at forbedre bæredygtigheden på ved hjælp af bookingsoftware

1. Brug hot-desking til at skabe en grønnere medarbejderstab

Et enkelt første skridt mod bæredygtighed er at gentænke medarbejdernes vaner. Især med hybride og fleksible modeller er det vigtigt at bruge den eksisterende plads mere fornuftigt gennem hot desking, så ingen værdifulde skriveborde står tomme, og for at miljøpåvirkningen minimeres.

At dele skriveborde giver enhver organisation mulighed for at få mest muligt ud af deres arbejdspladsområder. Det kan gøres ved at muliggøre fleksibel brug af skriveborde og mødelokaler gennem en enkel bookingproces. Med en workspace management softwareløsning kan medarbejdere administrere og booke hot desks i henhold til organisations behov. Det giver mulighed for at skabe et samarbejdende og fleksibelt kontor for flere medarbejdere, samtidig med at virksomheden sparer tid og penge.

Men hvor mange skriveborde og mødelokaler er der egentlig brug for?

Måske har I ikke brug for det store kontor, som I har i øjeblikket. Måske kan man skære 10 eller 20 skriveborde og et par mødelokaler væk. Måske er det muligt at dele flere ressourcer, herunder fælles udstyr, hvilket kan betyde mindre spild. Ved at bruge bookingsoftware med dataanalyse kan du følgende:

2. Reducer omkostninger og pladsbehov på kontoret ved hjælp af data

1. Se, hvordan specifikke arbejdsområder og ressourcer udnyttes, og identificer brugsmønstre.

2. Identificer muligheder hvor hot desks, kontorer, mødelokaler, fællesområder og andet kan udnyttes bedre.

3. Maksimer brugen af dine arbejdsområder, herunder skriveborde, mødelokaler m.m., for at reducere drifts- og vedligeholdelsesomkostninger og reducere virksomhedens el- eller gasforbrug.

4. Reducer ressourcespild og ineffektivitet for at sænke virksomhedens CO2-fodaftryk og driftsomkostninger og strømline processer og bestillinger.

Ved at forstå arbejdspladsen og jeres brugsmønstre og gennemføre ændringer, der opfylder medarbejdernes reelle behov, kan du opnå betydelige miljømæssige og driftsmæssige fordele.

3. Reducer madspild i kantinen

Hvert år produceres der utrolige 1,3 milliarder tons madspild på verdensplan – det er omkring en tredjedel af al den mad, der produceres på verdensplan. Madspild er ikke kun dårligt for miljøet, det kan også koste din organisation penge. Hvis du f.eks. bestiller catering til et møde, men aflyser mødet og derefter glemmer at afbestille cateringen, ender maden med at blive leveret og ender i skraldespanden. Det fører til madspild og unødvendige omkostninger, som nemt kunne have været undgået.

Med Resource Central hjælper automatiske aflysninger med at reducere madspild gennem catering idet catering (og andre tjenester). På den måde undgår man fejl, sparer penge og minimerer madspild.

4. Hjælp medarbejderne med at vælge miljøvenlige alternativer

Med bookingsoftware er du ikke begrænset til at booke AV-udstyr, catering og mødelokaler. Du kan også booke miljøvenlige ressourcer som elbiler og cykler. Flere danske kommuner bruger f.eks. Add-On Products software Resource Central til at booke elbiler og fremme bæredygtighed.

At hjælpe medarbejderne med at vælge miljøvenlige løsninger er en anden nem måde at fremme bæredygtighed på i organisationen.

5. Kombiner sensorsystemer med bookingsoftware for at forbedre bæredygtigheden på arbejdspladsen

En sidste måde at fremme bæredygtighed på er at integrere sensorer i kombination med en bookingløsning. Et sensordrevet »smart office« kan faktisk hjælpe med at automatisere check-in, aflysning og udeblivelser. Det kan f.eks. fremskynde lokaleskift og rengøring, give et klarere billede af medarbejdernes brug og adfærd og evt. aflyse de tilknyttede ressourcer. Hvis et reserveret mødelokale eller skrivebord f.eks. ikke bliver brugt, behøver det ikke at blive gjort rent. Sensorer kan også hjælpe med at besvare aktuelle spørgsmål som f.eks. hvor mange timer et bestemt lokale bruges, hvilke dage ressourcerne bruges mest eller mindst, og hvilke områder på arbejdspladsen der er mindst populære.

Få mere at vide om, hvordan sensorer kan være en del af en virksomheds bæredygtighedsindsats >

Fordele ved workspace-software for mere bæredygtighed

At bruge en løsning til skrivebords- og lokalebooking kan være en nem måde at fremme bæredygtigheden i din organisation. Fra implementering af et grønnere layout og eliminering af affald til brug af en mere fleksibel arbejdsmodel og teknologibaseret automatisering og indsigt – det er nemt at forbedre bæredygtigheden med den rigtige softwareløsning.

Oversigt over fordelene ved at bruge en bookingløsning

Reduceret ressourceforbrug
Arealoptimering
Lavere faste omkostninger
Lavere forsynings- og serviceomkostninger
Lavere driftsomkostninger
Reduceret CO2-fodaftryk
Mindre CO2-udledning på grund af mindre behov for transport og pendling
Mere effektiv brug af elektricitet og plads
Reduceret madspild
Positiv branding
Mere produktive og tilfredse medarbejdere

Medforfatter | Peer

Peer Astrup, CEO for Add-On Products, er optaget af at fremme banebrydende løsninger der optimerer ressourcerne på verdens arbejdspladser, og som sigter mod at imødekomme de skiftende behov hos offentlige og private virksomheder.