Slip for besværet: Smartere booking af mødelokaler og arbejdspladser

Booking af mødelokaler og arbejdspladser tager ofte unødigt meget tid. Endnu mere tid går tabt ved indtjekning af gæster samt ved bestilling af catering, parkeringspladser og teknisk udstyr. Hertil kommer arbejdsbyrden for både IT-teams og receptionister – og pludselig summer timerne sig op, og går tabt på tunge og ineffektive booking- og gæsteregistreringsprocesser.

Den gode nyhed: Moderne løsninger kan hjælpe med at vinde tiden tilbage. De løser grundlæggende problemer og eliminerer langsomme og fejlbehæftede processer.

De største bookingudfordringer for virksomheder

I år har vi talt med mange nye kunder om udfordringerne ved traditionelle bookingsystemer – og om deres ønsker til fremtiden. De mest gennemgående temaer var:

1. Ønsket om at skifte til en SaaS-løsning for at aflaste IT-afdelingen.
2. En enklere bookingproces – medarbejdere forventer hurtige og intuitive løsninger i deres arbejdsdag.
3. Nemmere registrering og håndtering af gæster for at øge sikkerheden.
4. At software til booking og gæstehåndtering bør samle flere funktioner ét sted.

Nogle forespørgsler er brancherelaterede. Her viser Resource Central sin styrke med fleksibilitet og tilpasningsevne.

IT-afdelinger kæmper med opdateringer, fejl og vedligehold

IT-teams, der har ansvar for softwareløsninger til møderumsbooking, bruger ofte mange ressourcer på opdateringer, fejlrettelser, manuelle tilpasninger og sikkerhedsjusteringer.

En SaaS-løsning med central styring, automatisering og forbedret samarbejde kan aflaste IT betydeligt gennem:

• Hurtigere implementering
• Skalérbarhed i takt med virksomhedens vækst
• Øget samarbejde og effektivitet i IT-teamet
• Lavere samlede omkostninger
• Højere sikkerhed med moderne kryptering
• Nem integration i eksisterende IT-infrastruktur
• Hosting og vedligehold hos leverandøren frem for internt IT
• Automatiske opdateringer og tilpasninger
• Sikker og mobil adgang for medarbejdere

Forestil dig, at al den tid kunne bruges på vigtigere IT-projekter.

Et arbejdssted bør kunne bookes på under ét minut

I hybride arbejdsmiljøer mister medarbejdere meget tid på at finde ledige skriveborde og mødelokaler. Ifølge Wired kan medarbejdere i hot-desking-miljøer miste op til to arbejdsuger om året – svarende til 10 arbejdsdage eller 80 timer i spildt produktivitet.

Når møder ændres eller aflyses, og systemet ikke automatisk kan tilpasse bookinger, forværres problemet yderligere.

Resource Central sikrer:

• Altid opdateret tilgængelighed af skriveborde og mødelokaler
• Automatisk tilpasning af bookinger ved ændringer
• Forebyggelse af dobbeltbookinger
• Hurtig booking via PC eller mobil med farvekodede plantegninger og søgefunktioner

Gæstehåndtering optimeret – med højere sikkerhed

Vidste du, at Resource Central også automatiserer gæsteregistrering? Man kan registrere flere gæster på én gang, tilpasse adgangszoner og forskellige gæstetyper, og nemt håndtere gæster, der besøger virksomheden ofte.

Receptionister kan fokusere på velkomst og forberedelse af gæstekort, mens systemet reducerer sikkerhedsrisici gennem autorisationsfunktioner.

Tip: Brug selvbetjeningskiosker ved indgangen – direkte koblet til systemet – så slipper du for manuelt check-in og kan automatisk informere værten.

Mere end bare booking af lokaler – spar tid med komplette løsninger

En stor fordel ved Resource Central er, at du kan booke alt i ét system – i modsætning til traditionelle løsninger eller Outlook®.

Med én booking kan du:

• Reservere et mødelokale
• Bestille catering
• Anmode om IT-support og udstyr
• Booke parkeringspladser
• Registrere gæster

Traditionelt kræver det flere manuelle trin og kommunikation med forskellige afdelinger. Med Resource Central samles det hele i én enkel proces – og giver dig tiden tilbage til vigtigere opgaver.

Læs mere: Erfaringer fra virksomheder, der allerede bruger Resource Central.