Hvad er space management?

Hvilken indflydelse har effektiv space management på arbejdspladsen?

Space management er ikke et nyt koncept. Det har primært været anvendt i hjemmet, men minimalisme-bevægelsen har en stigende indflydelse på alt fra design og arkitektur til livsstil.

Hvad er space management?

Space management er et udtryk for hvordan virksomheden organiserer og udnytter dens lokaler og kvadratmeter generelt. Dette omfatter:

1. overblik over det fysiske rum/ arealer, en virksomhed har til sin rådighed
2. administration af medarbejdere og besøgende
3. at skabe fleksible arealer, der forbedrer samarbejdet på arbejdspladsen.

Konceptet kan virke simpelt, men det danner grundlaget for andre vigtige aktiviteter på arbejdspladsen, som kan påvirke medarbejdernes produktivitet, effektivitet og samarbejde, samt firmaets driftsomkostninger. Opsætning af et space management-system er afgørende for en smidig arbejdsgang, optimeret arealudnyttelse og brug af ressourcer, samt den overordnede ejendomsadministration.

Hvorfor er space management vigtigt?

Der er en række fordele ved at bruge et godt space management-system. Først og fremmest kan det hjælpe organisationer med at udnytte både ressourcer og lokaler (arbejdsområder, mødelokaler osv.) bedre. Og bedre udnyttelse fører i sidste ende til større omkostningsbesparelser.

Space management er også vigtigt for at forbedre sikkerheden på arbejdspladsen, sikre, at de rigtige værktøjer og ressourcer er tilgængelige for medarbejderne, og forbedre produktiviteten og samarbejdet. Korrekt planlagt hjælper det også organisationen med at forblive fleksibel og tilpasse sig forandringer uden at gå på kompromis med arbejdsindsats, kvalitet, produktivitet eller profit.

Hvorfor skal du bruge space management software? 

Nøglen til at få succes med intern space management er den rigtige teknologi. Det rigtige system vil hjælpe med at identificere og eliminere spild, optimere ressource- og arealudnyttelse og støtte virksomheden i at være energieffektiv, fleksibel og i stand til at vokse.

Space management-programmer er også kendt som workplace-management-software eller workspace management systemer. Nedenfor er tre løsninger, der tager højde for de væsentlige komponenter i et space management-program:

1. giver et overblik over, hvor meget plads en organisation har

1. Mødebooking system
2. App til booking af fleksible skriveborde m.m.
3. Mødeplanlægningssoftware

2. gør det lettere at bevare overblikket over arealudnyttelsen

1. Dataanalyse til optimering af arbejdspladsen
2. Integration af sensorer til arbejdspladsen
3. Software til gæsteregistrering

3. understøtter fleksible arbejdsområder

1. Hot desk bookingsystem
2. Dynamisk digital skiltning

Ni fordele ved workplace management

Følgende er nogle af fordelene ved at bruge et space management-system og integrerede løsninger:

1. Øget medarbejdervelfærd
2. Forbedret samarbejde og produktivitet
3. Tilpasning af arbejdspladsen til skiftende arbejdsmønstre og medarbejdere
4. Bedre energieffektivitet
5. Færre driftsomkostninger
6. Bedre udnyttelse af ressourcer og arealer
7. Indsigt i personale-flow, areal- og ressourceudnyttelse og efterspørgsel
8. Mindre spild af plads og ressourcer
9. Færre administrative omkostninger

Tip: Hvordan et sensorsystem kan forenkle firmaets space management 

En stor del af space management på arbejdspladsen er at kunne spore hvordan arealer og skriveborde bliver brugt og at samle denne information. Automatisering af denne proces kan i høj grad forbedre og forenkle udnyttelsen og administrationen af lokaler og pladser. Sensorløsninger på arbejdspladsen kan hjælpe med at automatisere check-ins, aflysninger og no-shows. Informationerne fra sensorerne kan fx være med til at vise hvornår der kan gøres rent i mødelokaler og give et klarere billede af hvordan arbejdspladsen bliver brugt og hvordan medarbejdernes adfærd er – som igen kan bruges til at danne et grundlag for eventuelle fremtidige ændringer.

Hvordan kan sensorløsninger give bedre indsigt i space management? Læs mere her.