So analysieren Sie die Besprechungsraum- und Arbeitsplatznutzung mit Reporting-Tools

Sie suchen nach Möglichkeiten, um die Nutzung von Büroflächen zu maximieren?

Da heutige Unternehmen auf Kostensenkung bedacht sind und die Arbeitsplätze immer flexibler werden, wird dem effizienten Managen des Arbeitsbereichs hohe Priorität eingeräumt. Zudem sind die Ausgaben für Immobilien einer der größten Ausgabenposten eines Unternehmens. Daher bewegen sich Unternehmen, um die Kosten für Immobilien zu reduzieren. Das gelingt, indem sie die Planung und Nutzung der Arbeitsbereiche ändern oder ihre Büros an günstigere Standorte umsiedeln. Aber wie können Sie die Nutzung des Arbeitsbereichs überwachen und statistische Daten über die Nutzung der Besprechungsräume erheben, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen?

Ganz gleich, ob Sie Facility-Manager, CIO oder Event-Planer sind: Raumbuchungs- und Ressourcenbuchungssoftware mit Berichterstattung ermöglicht Ihnen, den Überblick über Ressourcen- und Arbeitsbereichsnutzung in Ihrem Gebäude zu bewahren. Sie können für Dokumentationszwecke detaillierte Berichte über Arbeitsplatz- und Besprechungsraumnutzung generieren. Anhand der Berichte erfahren Sie, wie der Raum genutzt wird, sodass Sie bestimmen können, welche Art von Besprechungsraum und wie viel Platz Sie benötigen und was Sie nicht benötigen. Dies trägt letztendlich zur Senkung der Gemeinkosten bei.

Die Berichte liefern auch Informationen über die Verwendung von Ressourcen, sodass Sie bestimmen können, welche Ressourcen wann am häufigsten verwendet werden. Benutzeraktivität ist ein weiterer Bereich, den Sie auswerten können, indem Sie Berichte erstellen, in denen Einzelpersonen, Gruppen und Abteilungen Besprechungsräume und Ressourcen buchen.

Behalten Sie No-Shows im Auge

Eines der frustrierenden Raumbuchungsprobleme, mit denen Organisationen zu tun haben, sind No-Shows. Diese entstehen, wenn Leute einen Besprechungsraum buchen, aber zum gebuchten Termin nicht er­schei­nen. Durch Reporting können Unternehmen verfolgen, wer zu No-Shows beiträgt.

Überwachung der Raumbelegung

Nicht genutzter oder falsch genutzter Raum kann Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen. Um besser verstehen zu können, welche Art Raum erforderlich ist, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden, können Sie die Raumbelegung mit der Berichterstattung überwachen. Wenn Sie durch die Prüfung der Berichte häufig feststellen, dass große Konferenzräume, die für 15 Personen und mehr ausgelegt sind, nur von einer Handvoll Menschen genutzt wird, kommen Sie möglicherweise zu dem Schluss, dass Sie Ihr Büro an einen Standort mit kleineren Besprechungsräumen verlegen sollten.

Kosten für zusätzliche Dienstleistungen ermitteln

Erstellen Sie Berichte, um die Kosten im Zusammenhang mit Tagungen und Veranstaltungen zu bewerten. Zusätzliche Dienstleistungen, die Sie verfolgen können, sind u. a. Catering und die Anmietung von Audio- und Video-Equipment. Durch die Analyse der Kosten für diese Dienstleistungen können Sie Ihre Betriebskosten senken.

Besucher überwachen

Generieren Sie Berichte über die Besucher, die in Ihr Gebäude kommen. Diese Berichte sind eine genaue digitale Aufzeichnung aller Besucher, die Ihr Gebäude besucht haben. Sie können damit feststellen,

wie viele Menschen Ihr Büro täglich, monatlich und wöchentlich besuchen und wann die Spitzenzeiten der Besuche sind.

Erhalten Sie den erforderlichen Einblick, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken

Resource Central ist eine Raumbuchungssystem, die in Microsoft Outlook^® und Exchange integriert werden kann. Resource Central bietet eine vollständig anpassbare Reporting-Lösung mit integrierten Berichten, sodass Sie sich auf die Daten konzentrieren können, auf die es für Sie am meisten ankommt. Die Berichte können verwendet werden, um die Besprechungsraum- und Ressourcennutzung zu verfolgen, Besucher zu beobachten und Tagungskosten zu überprüfen. Die Berichte können in PDF, Excel und andere nützliche Formaten exportiert werden. So können Sie leicht Nutzungsstatistiken für Besprechungsräume überprüfen und sie dazu nutzen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Melden Sie sich für eine online Demo oder kostenlose Testversion von Resource Central an, wenn Sie eine Übersicht über Ihre Besprechungs- und Ressourcenbuchungsvorgänge und die Auslastung des Arbeitsbereichs erhalten möchten.