Sechs Dinge, die die Ressourcenbuchung am Arbeitsplatz beeinflussen

Je besser das Buchungssystem auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist, desto besser

Die Ressourcen, die ein Arbeitsplatz braucht, um erfolgreich zu sein, sind unterschiedlich. Von der Anzahl der „Hot Desk“-Schreibtische und Besprechungsräume bis hin zu Kalenderverwaltungssoftware und anderer Ausstattung. Deshalb ist es wichtig, herauszufinden, wie sich der Ressourcenbedarf Ihres Arbeitsplatzes auswirkt – und über ein Buchungssystem zu verfügen, das es den Nutzern einfach macht, Räume, Geräte, Dienstleistungen und andere relevante Services zu buchen.

Im Folgenden finden Sie sechs Fragen, die Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und Ihrer Ressourcenbuchung aufzudecken.

Über welche Ressourcen verfügt das Unternehmen derzeit?

Als allererstes ist es ratsam, sich ein klares Bild davon zu machen, über welche Ressourcen das Unternehmen derzeit verfügt.

Wie viele Sitzungsräume gibt es und wie viele Schreibtische? Gibt es private Büros, Pausenräume, Lounges? Wie sieht es mit Ladestationen für Elektroautos, Leihfahrrädern, Fuhrpark oder Parkplätzen aus?

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Arbeitsbereiche und Ressourcen, über die das Unternehmen derzeit verfügt. Anhand dieser Liste kann dann entschieden werden, welche Ressourcen fehlen, oder ob es zu viele von einer bestimmten Art gibt.

Wie spiegelt sich die Unternehmenskultur in der Art und Weise wider, wie die Räumlichkeiten usw. genutzt werden?

Unternehmenskultur und -regeln sind bei der Auswahl von Reservierungssoftware und -Systemen auch zu berücksichtigen.

Vielleicht haben nicht alle Mitarbeiter ihren eigenen Schreibtisch. Gibt es öffentliche Bereiche, informelle Treffpunkte, Bereiche mit beschränktem Zugang oder besondere Sicherheitsanforderungen? Und inwieweit haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, eine mobile Buchungs-App zu nutzen? All dies kann Auswirkungen darauf haben, wie die Buchungslösung auf das Unternehmen zugeschnitten sein sollte.

Möglicherweise gibt es auch interne Vorschriften, Verfahren oder Ähnliches, was berücksichtigt werden muss. Darüber hinaus gibt es auch die ungeschriebenen Regeln für das Buchen oder Hinterlassen von Besprechungsräumen und Hot Desks, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind.

Vielleicht ist es auch wichtig zu überlegen, ob man viel Platz für große Gruppen benötigt und ob es beispielsweise Ladestationen für Elektroautos, buchbare Parkplätze oder andere Ausstattungen gibt, die Mitarbeiter und Gäste benutzen können.

Die Anzahl und die Verwaltung der verschiedenen Ressourcen werden von der Unternehmenskultur, internen Regeln und Vorschriften sowie von etwaigen Hochsicherheitsanforderungen beeinflusst. Es ist wichtig zu überlegen, wie die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden können und wie man das Beste aus ihnen heraus holt ohne die Unternehmenskultur zu beeinträchtigen und die unternehmensinternen Regeln zu verletzen.

Können Räume und Büroflächen auf verschiedene Weise genutzt werden?

Ein Besprechungsraum kann nicht nur für offizielle Treffen genutzt werden. Wie wäre es, wenn es auch der perfekte Raum für Brainstorming, spontane Gespräche oder kreative Meetings ist?

Eine weitere Möglichkeit, Schreibtische effizient zu nutzen, ist das „Hot Desking“, oder Desk Sharing bei dem die Mitarbeiter keinen eigenen Schreibtisch haben, sondern flexible Arbeitsplätze nutzen. Es lohnt sich zu prüfen, welche Schreibtische am Arbeitsplatz einem einzelnen Mitarbeiter oder einem bestimmten Team zugewiesen sind und welche auf Anfrage von allen gebucht werden können. Bei einer gemischten Belegschaft kann Hotdesking tatsächlich eine gute Möglichkeit sein, die Produktivität zu steigern und die Betriebskosten zu senken.

Mit der richtigen Buchungssoftware können Mitarbeiter einfach und schnell Schreibtische und Besprechungsräume vom Computer im Büro oder direkt über ihr Mobiltelefon reservieren.

Wie leicht sind die Ressourcen im Büro zugänglich?

Manche Unternehmen haben zu viele Ressourcen, andere zu wenige. Manchmal hängt die Nutzung der zur Verfügung stehenden Ressourcen auch von anderen Sachen ab, z. B. wenn zwischen den Meetings keine zusätzliche Zeit zur Verfügung steht oder wenn die Tendenz besteht, dass Räume länger gebucht werden, als sie benötigt werden.

Eine einfache Möglichkeit sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie gut die verschiedenen Schreibtische, Bereiche, Geräte und Räume während der Arbeitszeit genutzt werden, sind die Daten, die über die Nutzung dieser Ressourcen gesammelt werden können. So kann man zum Beispiel Berichte aus der Buchungssoftware für Meetings abrufen, Muster erkennen und nach Optimierungsmöglichkeiten suchen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie auf der Grundlage von Daten die richtigen Entscheidungen treffen und die Betriebskosten des Unternehmens senken können.

Wie sieht der Arbeitsplatz aus?

Auch die räumliche Gestaltung des Büros kann sich auf die Ressourcenbuchung auswirken. Es hängt von der Architektur, dem Grundriss und dem Design des Büros ab, was generell möglich ist und wie man die Buchungen am besten handhabt.

Gibt es im Büro offene sowie geschlossene Räume? Sind die Besprechungsräume für alle zugänglich? Wie sieht es mit Gruppenräumen, Kreativbereichen oder Außenbereichen aus?

Besonders in größeren Betrieben gibt es auch die Möglichkeit, Systeme bereitzustellen, die die Mitarbeiter vor Ort im ganzen Gebäude nutzen können:

• Digitale Beschilderung für Besprechungsräume kann dazu beitragen, die Nutzung von zu optimieren und das Nichterscheinen zu verhindern und die Raumbelegung zu visualisieren.
• Machen Sie die Terminbuchung schnell und einfach mit digitalen Belegungsdisplays die auf dem Schreibtisch stehen und mit Microsoft Outlook®, Exchange und Microsoft 365 funktionieren.
• Dynamische digitale Beschilderung oder Informationsanzeigen können auch dazu beitragen, Doppelbuchungen zu vermeiden, Besuchern die Orientierung zu erleichtern und die interne und externe Kommunikation verbessern.

Können die Ressourcen an den Arbeitsstil der Mitarbeiter angepasst werden?

Auch die Art und Weise, wie die Mitarbeiter arbeiten und welche Persönlichkeiten es in der Belegschaft des Unternehmens gibt, beeinflusst wie die Ressourcenbuchung und -nutzung und die Verwaltung dieser am besten gestaltet wird. Manche Mitarbeiter sind am effektivsten, wenn sie in einer ruhigen Umgebung arbeiten können, während andere ein lebhaftes Umfeld bevorzugen und viel persönlichen Kontakt zu Kollegen brauchen. Andere wiederum profitieren von einem flexiblen Arbeitsmodell, nutzen gerne Desk Sharing Konzepte oder arbeiten öfter im Homeoffice.

Die Art und Weise, wie Mitarbeiter arbeiten und wie die Belegschaft des Unternehmens generell aufgeteilt ist, kann beeinflussen, wie die Buchung von Ressourcen organisiert sein sollte. Ein Unternehmen mit einer Belegschaft die hybrid arbeitet, benötigt beispielsweise Tools und Software, die sowohl im Büro als auch außerhalb des Büros funktionieren. Resource Central ist ein gutes Beispiel dafür, denn es wurde entwickelt, um hybride und flexible Arbeitsmodelle zu unterstützen und gleichzeitig die Buchung von Schreibtischen, Besprechungsräumen und anderen Ressourcen am Arbeitsplatz zu erleichtern und den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter zu verringern.