RAUMBUCHUNGS
SYSTEM
FÜR OUTLOOK®
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RAUMBUCHUNGSSYSTEM RESOURCE CENTRAL: BESPRECHUNGEN & RAUMBUCHUNGEN EINFACH ÜBER OUTLOOK® ORGANISIEREN

Möchten Sie künftig weniger Zeit und Mühe aufwenden, um Besprechungen zu organisieren? Ist es oft schwierig, verfügbare Besprechungsräume zu finden? Verhindern späte Stornierungen die effiziente Nutzung Ihrer Besprechungsräume, oder möchten Sie wissen, welche Räume zu stark ausgelastet sind? Dann sollten Sie unser Raumbuchungssystem Resource Central kennenlernen, denn mit dieser cleveren Software können Sie Besprechungen spürbar effizienter organisieren und verwalten. Unser Raumbuchungssystem kann entweder On-Premise, in Ihrer eigenen Cloud oder in der Cloud von Add-On Products als vollwertige SaaS-Lösung installiert werden.

Raumbuchungssystem

Raumbuchungssystem

Unser Raumbuchungssystem wurde speziell für Microsoft Outlook®, Office 365, Teams und den Exchange-Server entwickelt und ermöglicht Ihnen, passende Besprechungsräume schnell und einfach zu lokalisieren und einzuplanen. Sie können nach geeigneten Räumen an einem oder an mehreren Standorten suchen.

Über eine benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche können Sie mithilfe von Filtern wie „Videokonferenz“ oder „Raumkapazität“ nach dem richtigen Besprechungsraum suchen.

Erfahren Sie mehr über unsere Raumbuchungssoftware
Catering und zusätzliche Dienstleistungen Buchen mit unseren Raumbuchungssystem

Bestellen Sie Catering und zusätzliche Dienstleistungen

Mit unserem Raumbuchungssystem können Sie die Planungsphase beschleunigen, weil Sie bereits beim Anlegen der Besprechung in Outlook® im Handumdrehen verschiedene Dienstleistungen buchen können: Catering, AV-Geräte, Tischanordnung oder andere interne oder externe Services.

Unser Raumbuchungssystem Resource Central unterstützt Dienstleister bei der Durchführung von Bestellungen – vom Anlegen des Auftrags bis zur Lieferung. Eingehende Bestellungen erhalten die Dienstleister automatisch. Auch Änderungen müssen die Dienstleister nicht mehr manuell vornehmen, da Resource Central Änderungen und Stornierungen automatisch ausführt.

Raumbuchungssystem - interaktiven Grundrissen

Buchen Sie verfügbare Räume mit interaktiven Etagenübersicht

Die Etagenübersicht-Funktion in Resource Central macht die Raumbuchung so einfach wie nie zuvor. Dank der interaktiven Etagenübersicht-Funktion können Sie schnell zum gewünschten Standort navigieren und aus den grün markierten Besprechungsräumen mit einem Klick den geeigneten Raum auswählen.

Etagenübersichten liefern Ihnen eine grafische Darstellung der Besprechungsräume, sodass Sie deren Größe und Kapazität auf einen Blick erfassen und im Handumdrehen den passenden Raum auswählen können.

Raumbuchung Software as a Service

SaaS | Raumbuchung Software as a Service

Unser Raumbuchungssystem kann entweder On-Premise, in Ihrer eigenen Cloud oder in der Cloud von Add-On Products als vollwertige SaaS-Lösung installiert werden.

Die Cloud von Add-On Products basiert auf Microsoft Azure und bietet eine skalierbare Plattformarchitektur, die von unseren eigenen und erfahrenen Mitarbeitern verwaltet und gepflegt wird.

Lesen Sie mehr über unsere Raumbuchung Software as a Service (Englisch)
Raumbuchungssystem Funktionen - Hot Desking

Hot Desking | Flexible Arbeitsplätze

Die Arbeitsplatzverwaltung mit unserem Raumbuchungssystem senkt die Gemeinkosten und ermöglicht flexible Arbeitsformen.

Unternehmen, die ihre Räumlichkeiten effizienter nutzen möchten, verwenden immer häufiger Resource Central für die Zuteilung ihrer Arbeitsplätze. Mit Hot Desking können Benutzer mittels Filter und Standort über Outlook® nach verfügbaren Arbeitsplätzen suchen und diese für einen bestimmten Termin reservieren oder bei akutem Bedarf sofort buchen.

Erfahren Sie mehr über Hot Desking
Buchen weitere Ressourcen mit unsere Raumbuchungssystem

Buchen Sie Zusatzleistungen wie Laptops, Projektoren, Autos, Fahrräder usw.

Optimieren Sie Ihren Buchungsprozess, indem Sie Sammelkategorien für Zusatzleistungen erstellen und in der jeweiligen Kategorie im Bestellformular die entsprechenden detaillierten Leistungen eintragen.

Bestellformulare sind flexibel aufgebaut und lassen sich deshalb auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden. In der Praxis bedeutet dies, dass die zugehörigen Leistungen auf jedem Bestellformular variieren können – je nach Sammelkategorie, Gebäude oder Standort. Mit dem Raumbuchungssystem Resource Central können Sie alles buchen, was für das Unternehmen benötigt wird – von Parkplätzen bis hin zu größeren Veranstaltungen.

Raumbuchungssystem Funktionen - Besuchermanagement

Besuchermanagement

Mit Resource Central kann der Organisator einer Besprechung Besucher vorregistrieren, und die Mitarbeiter an der Rezeption können das Einchecken der Besucher vornehmen, individuelle Ausweise drucken und Barcode-Scans durchführen, um den Überblick über die Teilnehmer zu behalten.

Unser Raumbuchungssystem beinhaltet eine Funktion zur Selbstregistrierung, mit der die Besucher selbsttätig einchecken können. Beim Check-in sendet das System automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung oder Text/SMS* an den Organisator der Besprechung.

*Optional / zusätzliche Kosten.

Lesen Sie mehr über Besuchermanagement
Raumbuchungssystem Funktionen - Outlook Add-in

Outlook® Add-in mit plattformübergreifendem Support

Mit dem Outlook® Add-in können Sie auch dann Zeit und Kosten sparen, wenn Sie andere Outlook® Versionen, beispielsweise Outlook® für Mac, verwenden.

Dank des Add-ins ist es kinderleicht, mittels Filter, Kategorien oder Favoriten den passenden Tagungsraum zu finden – Sie können Räume sogar nach der Anzahl der eingeladenen Personen filtern. Ob ein Tagungsraum verfügbar ist oder wie viele Teilnehmer erwartet werden, erkennen Sie ganz einfach an den Farbmarkierungen.

Sandra Schulz 
Amway, Deutschland
"Durch die Einführung von Resource Central bei Amway konnten wir den Zeitaufwand für das Buchen um fast 85 % verringern"
Bewertung: Fallstudien - Sternen
Raumbuchungssystem Funktionen - Booking Manager

Lassen Sie Schlüsselpersonal Ihre Tagungsräume verwalten

Mit unserem Raumbuchungssystem kann Schlüsselpersonal aus Bereichen wie Sekretariat oder Rezeption sämtliche Raum- und Mittelreservierungen vornehmen. Wenn ein Organisator beispielsweise eine Besprechung mit vier Teilnehmern organisiert, aber einen großen Konferenzraum mit 20 Plätzen bucht, kann das Schlüsselpersonal die Raumbuchung ändern, sodass der große Raum für Besprechungen mit vielen Teilnehmern zur Verfügung steht.

Diese Booking-Manager-Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, in denen die Anzahl der Besprechungsräume knapp bemessen ist.

Raumbuchungssystem mit Integrierte Standardberichte

Arbeitsplatznutzung mittels Berichten überwachen

Sie möchten die Auslastung Ihrer Büroflächen und Ressourcen maximieren?

Ganz gleich, ob Sie Facility-Manager, CIO oder Event-Planer sind: Unser Raumbuchungs- und Ressourcenbuchungssystem mit Berichterstattung ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ressourcen- und Arbeitsplatznutzung in Ihrem Gebäude zu behalten. Sie können für Dokumentationszwecke detaillierte Berichte über Arbeitsplatz- und Besprechungsraumnutzung generieren. Anhand der Berichte erfahren Sie, wie der Raum genutzt wird, sodass Sie festlegen können, welche Art von Besprechungsraum und wie viel Platz Sie benötigen und was Sie nicht benötigen, um so einen Beitrag zur Senkung der Gemeinkosten zu leisten.

Raumbuchungssystem - Videokonferenz Integration

Integration von Videokonferenzen

Mit dem Raumbuchungssystem Resource Central finden Sie im Handumdrehen passende Räume, die mit Videokonferenztechnik ausgestattet sind. Resource Central arbeitet mit mehreren Videokonferenzsystemen zusammen, einschließlich Skype for Business, Pexip und Polycom.

Wenn ein Organisator eine Besprechung in Räumen plant, die beispielsweise mit Polycom-Geräten und -Software ausgestattet sind, wird die Verbindung automatisch hergestellt. Dadurch entfällt der technische Aufwand, die Konfiguration der Verbindung manuell vorzunehmen. Andere Endpunkte und Audioanrufe können in die Videokonferenz ebenfalls integriert werden. 

Raumbuchungssystem - Buchungs-Web-App

Raumbuchung per Web-App | Besprechungen immer und überall organisieren

Buchen Sie Besprechungen mit den gewünschten Leistungen und Teilnehmern ganz einfach über Ihr Smartphone, Tablet oder Ihren Browser, ohne dass Sie einen Outlook®-Client benötigen: mit der Web-App von Resource Central.

Mit unserem Raumbuchungssystem müssen Sie lediglich in Ihren Kalender sehen und können Besprechungen und Leistungen jederzeit und überall buchen – unabhängig von Gerät, Browser und Outlook®-Client. 

Raumbuchungssystem - Outlook integration

Microsoft Outlook®, Teams und Exchange Integration

Resource Central wurde für Microsoft Outlook®, Teams, Exchange und Office 365 entwickelt und basiert auf den Standards von Microsoft. Damit verfügen Sie über eine praktisch nahtlose Integration mit Ihrer bestehenden Microsoft-Messaging-Plattform. 

Das bedeutet gleichzeitig, dass keine Nutzer- oder Buchungsdaten aus Ihrer Microsoft-Plattform migriert werden müssen, und Sie müssen sich ebenfalls keine Sorgen über die Verfügbarkeit von Fremdsystemen machen. Die Verwendung von Microsoft Exchange oder Office 365 als primäre Datenbank ist das beste und sicherste Verfahren, um die Verfügbarkeit von Räumen und Ressourcen zu gewährleisten – stets präzise und mit Aktualisierung in Echtzeit.

Meeting room booking system feature - Teams Integration

Microsoft Teams Integration

Microsoft Teams ist die nächste Softwaregeneration von Microsoft für mehr Zusammenarbeit. Resource Central ist aufgrund der hohen Integration in Microsoft Exchange und Office 365 sofort einsatzbereit.

Bestellen Sie Catering, registrieren Sie Besucher und buchen Sie Zusatzleistungen für Ihre Team-Meetings mit Resource Central: einfach ein Treffen in Microsoft Teams planen, einen Raum aus den Standortoptionen auswählen und anschließend die Zusatzleistungen im bereitgestellten Bestellformular eintragen.

Raumbuchungssystem mit Integration fürt Digitale Türschilder

Integrieren Sie Resource Central mit unseren Raumbuchungsdisplays

Kombinieren Sie unser Raumbuchungssystem mit unserer Digitale Türschilder lösungen.

Mit dieser Software können Sie Besprechungen direkt auf dem Display und damit direkt vor Ort erstellen, bestätigen, ändern oder beenden. Darüber hinaus können Sie auch eine Übersicht über mehrere Besprechungsräume auf einem Bildschirm anzeigen lassen. Buchen Sie Besprechungen direkt am Touch-Screen am Eingang eines Besprechungsraums oder in Ihrer Standard-Outlook®-Umgebung. In beiden Fällen wird die Besprechung mit dem Exchange-Server automatisch synchronisiert.

Funktionen

    • Verfügbare Besprechungsräume, Ressourcen, Geräte, Fahrzeuge oder Hot Desks mit Outlook® anzeigen und buchen
    • Catering, Tischanordnung und andere Dienstleistungen bestellen
    • Regelmäßige Besprechungen und Dienstleistungen buchen
    • Mehrere Ressourcen sowie Catering und Zusatzleistungen in einem Schritt buchen
    • Auftragsbestätigungen werden an alle Organisatoren und Dienstleister automatisch versendet
    • Automatischer Workflow für Änderungen und Stornierungen
    • Catering-Produkte und Menüs individuell nach Kundenwunsch bestellen
    • Angaben zu Nährwert und Allergenen anzeigen lassen
    • Buchungen und Bestellungen im Namen Ihrer Kollegen mit Hilfe der „Assisting Organizer“-Funktion verwalten
    • Verfügbarkeit, Raumbeschreibung und Bilder anzeigen lassen, um sich einen Überblick über sämtliche Besprechungsräume zu verschaffen
    • Gewünschte Standorte filtern und verfügbare Besprechungsräume dank farbcodierter interaktiver Grundrisse finden
    • Verfügbarkeit interner Besprechungsteilnehmer anzeigen lassen
    • Ressourcenreservierungen mit der „Booking Manager“-Funktion verwalten
    • Die Auswahl von Ressourcen verbergen oder begrenzen, wenn nicht jeder Organisator die Erlaubnis hat, diese zu buchen
    • Reservierungen und Bestellungen anzeigen lassen
    • Integrierte Standardberichte nutzen, zum Beispiel den Ressourcenauslastungsbericht
    • Vorregistrierung von Besuchern vornehmen, Besucherausweise drucken und Barcode-Scans durchführen sowie Benachrichtigungen erhalten, wenn Besucher eintreffen
    • Vertrauliche Daten manuell oder automatisch löschen, um die DSGVO einzuhalten
    • Selbstregistrierung zur schnellen Registrierung nutzen
    • Resource Central unterstützt 15 Sprachen

Informationen über Resource Central in anderen Sprachen