Die größten Probleme beim Buchen von Tagungsräumen mit Outlook®

Microsoft Outlook^® ist ein hervorragendes E-Mail- und Terminplanungs-System, das von vielen Unternehmen genutzt wird, doch die Meeting- und Ressourcenbuchungsfunktionen lassen viel zu wünschen übrig: Schlechte Übersichtlichkeit und fehlende Beschreibungen sind nur zwei von zahlreichen Beispielen. In diesem Artikel beleuchten wir die häufigsten Probleme, mit denen Anwender zu tun haben, wenn sie über Outlook^® Meetings und Ressourcen buchen:

Um Ressourcen und Dienstleistungen zu buchen, müssen unterschiedliche Systeme benutzt werden

Wenn Sie einen Tagungsraum buchen, benötigen Sie meist auch zusätzliche Services wie Bewirtung oder AV-Technik. Wenn Sie Outlook^® für die Raumbuchung verwenden, müssen Sie sich jedoch in weitere Systeme einloggen, um beispielsweise die Bewirtung zu ordern oder Rechnungen zu erstellen und sie an Dienstleister zu versenden.

Es dauert zu lange, zu erkennen, welche Tagungsräume verfügbar sind

Über Outlook^® schnell herausfinden zu müssen, welche Räume überhaupt verfügbar sind, ist eine der schlimmsten Qualen für Anwender. Je größer das Unternehmen oder die Organisation, desto schwieriger wird dieses Unterfangen. Der Planungsassistent von Outlook^® deutet zwar visuell an, welche Tagungsräume zu welchem Zeitpunkt frei sind, doch diese Funktion ist weder benutzerfreundlich noch übersichtlich: Man muss mehrere Räume auswählen und hindurchscrollen, um zu erfahren, welche Räume tatsächlich verfügbar sind. Und selbst das funktioniert nicht immer, wie wir gleich erfahren werden.

Keinen verfügbaren Tagungsraum finden, wenn man einen benötigt

Nichts ist frustrierender, als keinen Tagungsraum finden zu können, wenn man einen benötigt! Es ist zwar möglich, dass zum gewünschten Zeitraum einfach alle Räume bereits belegt sind, aber häufig ist es einfach so, dass Kollegen vergessen, ihr storniertes Meeting aus dem System auch wieder auszutragen. Die Räume sind also frei – nur wissen Sie nichts davon.

Fehlende Informationen über Kapazität und Ausstattung des Tagungsraums

Sofern Sie die Tagungsräume an Ihrem Standort nicht in- und auswendig kennen, wissen Sie oftmals nicht, ob der Raum groß genug ist, um alle Teilnehmer aufnehmen zu können, oder ob dort ein Projektor zur Verfügung steht. Derartige Informationen sofort zur Hand zu haben, ist überaus hilfreich, wenn man einen Tagungsraum buchen möchte. Leider ist dies über Outlook^® alleine nicht möglich.

Keine Daten zur Auslastung

Die Nutzung von Tagungsräumen und Ressourcen hat spürbare Auswirkungen auf die Betriebskosten, denn Immobilien und Energie sind teuer. Die Auslastung von Tagungsräumen und Ressourcen sollte deshalb in jedem Unternehmen ein wichtiges Thema sein, doch leider ist es das nicht immer.

Wie wäre es, wenn Sie jederzeit einen Bericht erzeugen könnten, der Ihnen aufzeigt, wie es um die Auslastung und Kapazität Ihrer Tagungsräume bestellt ist? Diese Informationen sind wertvolle Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen, wenn es um Büroraumplanung, Immobilien und die Größe von Tagungsräumen geht.

Erweitern Sie die Funktionen von Outlook^® für die Buchung von Meetings und Ressourcen: mit Resource Central

Alle hier erwähnten Probleme können Sie lösen, indem Sie ein Add-on verwenden: Das Raumbuchungssystem Resource Central von Add-On. Resource Central ist nahtlos in die Benutzeroberfläche von Outlook^® integriert. Es erweitert die Funktionen von Outlook^® und liefert Ihnen beispielsweise einen sofortigen Überblick über freie Tagungsräume – inklusive Bildern, Etagenübersichten sowie Informationen über Kapazität und Ausstattung. Mit diesem Add-on können Sie Tagungsräume schnell finden, schnell buchen, externe Dienstleister fakturieren und Ihrer Reservierung Dateien anfügen. Dadurch wird Ihr Buchungsprozess deutlich schlanker, was zu Kosteneinsparungen und erhöhter Produktivität führt.

Mit Resource Central können Sie Berichte erstellen, aus denen hervorgeht, wann und wie Mitarbeiter Büroraum nutzen, Sie können überlastete und nicht ausgelastete Räumlichkeiten identifizieren und so Trends erkennen. Resource Central ist darüber hinaus in die Lösung für digitale Türschilder integriert, sodass Tagungen auch automatisch an den digitalen Türschildern am Eingang des entsprechenden Raumes angekündigt werden. Dies hat den Vorteil, dass Sie verfügbare Räume bereits im Vorbeilaufen erkennen und den Tagungsraum direkt vor Ort buchen können.

Als alleiniges Werkzeug zur Raum- und Ressourcenbuchung ist Outlook^® zwar nicht ausreichend, doch in Kombination mit einem Add-on wie Resource Central wird es zu einer äußerst leistungsfähigen Lösung. Jetzt Kontakt aufnehmen, um sich zu einer kostenlosen Probeversion oder einer gratis Online-Demo anzumelden!