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Wie man Doppelbuchungen in Microsoft Outlook® vermeidet

Wie man Doppelbuchungen in Microsoft Outlook<sup>®</sup> vermeidet

Wenn Sie Microsoft Outlook® verwenden, um Besprechungsräume zu buchen, haben Sie sicher schon die frustrierende Erfahrung gemacht, dass Doppelbuchungen aufgetreten sind. Bei Doppelbuchungen stehen Sie nicht nur ohne einen Besprechungsraum da, wenn Sie ihn brauchen. Es kann auch passieren, dass Sie am Ende Geräte, Catering und anderen Zusatzleistungen angeliefert bekommen, die Sie überhaupt nicht gebrauchen können, da Ihnen kein Raum zur Verfügung steht. Zusätzlich vermitteln Doppelbuchungen einen schlechten Eindruck bei den Kunden oder Geschäftspartnern, die extra angereist sind, um Sie in Ihrer Firma zu treffen. Produktivität geht verloren, wenn Sie auf Grund einer Doppelbuchung in letzter Minute einen verfügbaren Besprechungsraum suchen müssen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind in einem Besprechungsraum und finden sich mit Ihrem Team gerade zurecht und dann kommt jemand herein und fragt, ob Sie diesen Besprechungsraum auch gebucht haben. Keiner hat Schuld daran, wenn dies passiert, und es ist in stark frequentierten Arbeitsumgebungen ein häufiges Problem. Bei der Suche nach einer Lösung für das Problem der Doppelbuchungen ist es wichtig, die Wurzel des Problems zu verstehen und zu berücksichtigen. Einige der folgenden Punkte können zu Doppelbuchungen beitragen: 

  • Zu wenige Räume
  • Zu wenig oder zu stark ausgelastete Besprechungsräume
  • Einige Räume sind nicht mit wichtigen Konferenz- und Präsentationstools ausgestattet
  • Die Leute können die Konferenzräume nicht unterscheiden, da die Räume nicht richtig beschriftet sind 

 

Einige einfache Korrekturen, die das Problem von Doppelbuchungen beseitigen helfen, wenn Sie diese nicht bereits vorgenommen haben, kann das Kennzeichnen Ihrer Konferenzräume sein und dafür zu sorgen, dass jeder Besprechungsraum technologisch gut ausgestattet ist. Eine andere wirklich hilfreiche Ergänzung ist die Implementierung von digitalen Informationsanzeigen am Eingang von jedem Besprechungsraum, sodass Benutzer auf einen Blick feststellen können, ob der Besprechungsraum zur Verfügung steht und dann auf den Bildschirm tippen können, um den Raum zu buchen, die Raumnutzung zu verlängern oder abzusagen. Ein digitales Besprechungsraumschild macht auch Angaben darüber, wer den Besprechungsraum gebucht hat und für wie lange.

 

Verwendung des richtigen Planungstools

Microsoft Outlook® ist die bevorzugte Software für die Besprechungsraumbuchung, denn sie ist einfach und leicht zu bedienen und leicht zugänglich. Für die meisten Organisationen ist jedoch Outlook® allein für Besprechungsraum- und Ressourcenbuchung nicht ausreichend. Es ist wichtig, ein Raumbuchungssystem zu verwenden, das direkt mit dem Microsoft Exchange Server integriert ist.  Dadurch wird sichergestellt, dass Touchscreens vor Besprechungsräumen und Outlook® direkt mit dem Exchange Server verbunden sind und dass alle Buchungen vollständig aktualisiert sind.

Die Raumbuchungssysteme, die ihre eigene Datenbank haben, synchronisieren mit dem Microsoft Exchange Server in bestimmten Intervallen, beispielsweise alle 10 Minuten. Diese Verzögerung bedeutet, dass das Raumbuchungssystem nicht immer vollständig synchron mit dem Exchange-Server ist und dies führt oft zu Doppelbuchungen. Die Resource Central Software von Add-On Products integriert sich direkt mit Office 365 und Microsoft Outlook® und Exchange, sodass Verfügbarkeit und Buchungen von Besprechungsräumen in Echtzeit erfolgen, ganz gleich, ob Sie das über einen Computer, ein mobiles Endgerät oder über ein digitales Besprechungsraumschild erledigen.

Outlook® ein ausgezeichnetes Besprechungsraum-Buchungssystem für einige kleine Unternehmen und Start-ups, aber es ist oft nicht ausreichend, wenn Sie mehr als eine Handvoll Besprechungsräume in Ihrer Organisation haben. Resource Central verbessert und vereinfacht die Raumbuchung für Organisationen von klein bis groß durch die Anzeige detaillierter Informationen zu dem einzelnen Besprechungsraum, wenn Sie eine Reservierung machen. Sie können auch einfach Zusatzleistungen wie Catering bestellen und Dienstleister werden automatisch benachrichtigt und Bestellformulare erhalten. Die Dienstleister werden die Möglichkeit haben, die vom Besprechungsorganisator erstellten Bestellformulare anzuzeigen und zu drucken. Alle Änderungen und Stornierungen erfolgen ebenfalls automatisch, sodass der Besprechungsorganisator den Service-Provider nicht aktualisieren braucht. 

 

Resource Central bietet auf einen Blick eine schnelle, visuelle Übersicht über alle verfügbaren Besprechungsräume, sodass Sie nicht jeden Besprechungsraum einzeln aufrufen müssen, um sich zu erkundigen, ob er zur Verfügung steht. All diese Funktionen machen den Raumbuchungsprozess schnell, effizient und mühelos. Sie können auch Berichte erstellen, um zu verstehen, welche Besprechungsräume von wem und wann verwendet werden, sodass Sie Trends erkennen und feststellen können, ob die Besprechungsräume kaum oder übermäßig ausgelastet sind. Dies ermöglicht Ihnen, Geschäftsentscheidungen basierend auf verwertbaren Daten zu treffen und die Nutzung Ihrer Räumlichkeiten zu maximieren.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Add-On Products die Buchung von Besprechungsräumen in Ihrem Unternehmen einfacher und effektiver gestalten kann, wenden Sie sich noch heute an uns, um Zeit für eine kostenlose Online-Demo oder eine Testversion abzusetzen!

 

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Freitag, 20. September 2019