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Produktive Besprechungen | Wie Sie eine effektive Agenda festlegen und Ihre Besprechungsziele erreichen

Produktive Besprechungen

Wir waren alle schon in Besprechungen, die vom Thema abkamen oder auf die die Teilnehmer nicht vorbereitet waren. Um dies zu umgehen und Zeitverschwendung zu vermeiden, ist es wichtig, Ihre Besprechungen mit einer klaren Agenda zu beginnen. Eine gut geschriebene Besprechungsagenda hilft den Teilnehmern, sich besser vorzubereiten und bei der Sache zu bleiben. Eine Besprechungsagenda ist auch hilfreich, um Zeit zuzuweisen, sich zu einigen und festzustellen, wann eine Diskussion zu einem bestimmten Thema abgeschlossen ist. Wenn während einer Besprechung Probleme auftreten, kann eine Besprechungsagenda die Konversation wieder auf Kurs bringen und Ihrem Team helfen, Probleme zu beheben.
In einer Besprechungsagenda werden alle Themen gegliedert, die in Ihrer Besprechung behandelt werden, und Sie weisen Zeit für jedes Thema zu. Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Tipps zur Gestaltung einer effektiven Besprechungsagenda, unabhängig davon, ob Sie sich mit fünf oder 50 Personen treffen.


Setzen Sie Prioritäten und erhalten Sie Input von Ihrem Team

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Themen festzulegen, die Sie bei Ihrer Besprechung diskutieren wollen. Fordern Sie die Besprechungsteilnehmer auf, zu den Themen Stellung zu nehmen, die sie in der Besprechung angesprochen sehen möchten, und bitten Sie sie, Gründe anzugeben, warum sie ein Thema angesprochen sehen möchten. Geben Sie ihnen eine Frist, zu der Sie ihren Input erhalten müssen. Sobald Sie eine vorläufige Themenliste zusammengestellt haben, nehmen Sie sich Zeit, um sie anhand der Fristen und der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu priorisieren. Wenn Sie sich entscheiden, ein von einem Teammitglied vorgeschlagenes Thema nicht einzubeziehen, erläutern Sie dem Teammitglied Ihre Gründe.
Wählen Sie bei der zu priorisierenden Themenauswahl Themen aus, die sich auf das gesamte Team beziehen. Teambesprechungen können schwierig zu planen sein, weil alle so beschäftigt sind und es schwierig sein kann, alle gleichzeitig im selben Raum zu versammeln. Daher ist es wichtig zu zeigen, dass Sie die Zeit der Leute schätzen, indem Sie Themen behandeln und Entscheidungen treffen, die das gesamte Team betreffen. Andernfalls können sich die Besprechungsteilnehmer von der Besprechung nicht angesprochen fühlen.


Agendathemen als Fragen auflisten

Wenn Sie Ihre Besprechungsagenda aufschreiben, listen Sie die Themen als Fragen auf. Dies erleichtert es den Teilnehmern, sich auf das Treffen vorzubereiten und ihre Gedanken zu sammeln. Statt beispielsweise ein Agendathema wie „Business Intelligence Dashboard“ zu erstellen, können Sie eine Frage formulieren, die den Fokus wirklich einschränkt, wie zum Beispiel: „Wie können wir unseren Kunden das Business Intelligence Dashboard effektiver präsentieren?“ Auf diese Weise können Besprechungsteilnehmer überprüfen, ob eine Konversation auf dem richtigen Weg ist, und bestimmen, wann die Frage beantwortet oder ob die Diskussion abgeschlossen ist.
Berechnen Sie außerdem die Zeit, die erforderlich ist, um jedes Thema in der Besprechung zu behandeln, und geben Sie diese Schätzung in Ihrer Besprechungsagenda an. Sehen Sie genug Zeit vor, um das Thema vorzustellen, Fragen zu beantworten, verschiedene Standpunkte zu diskutieren, einzigartige Lösungen zu finden und Aktionspunkte einzurichten. Wenn Sie die Zeit angeben, die für die Besprechung jedes Themas benötigt wird, können die Teammitglieder ihre Diskussionen an den Zeitrahmen anpassen.


Bestimmen Sie den Ablauf zum Adressieren von Themen in Ihrer Agenda

Geben Sie an, wie Sie die Themen in Ihrer Agenda auf der Tagesordnung selbst behandeln möchten. Sofern Sie keinen Ablauf angeben, wird jeder Teilnehmer basierend auf seinem eigenen Ablauf an der Besprechung teilnehmen. Der ausgewählte Ablauf könnte beispielsweise darin bestehen, dass der Besprechungsleiter jeden Teilnehmer zu einem bestimmten Thema fragt. Identifizieren Sie, wer beim jeweiligen Thema für die Diskussionsführung verantwortlich ist.
Wenn Sie anhand der obigen Tipps eine Agenda erstellen, ist es einfacher, während der Besprechung fokussiert zu bleiben. Verteilen Sie die Agenda rechtzeitig vor dem Treffen, vorzugsweise mindestens 24 Stunden vorher, um Ihren Teammitgliedern genügend Zeit für die Vorbereitung zu geben. Denken Sie zur kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Besprechung darüber nach, was am Ende jeder Besprechung gut gelaufen ist und was Sie anders machen könnten.
Wenn Sie dies jedes Mal tun, können Sie die Leistung verbessern, effektivere Besprechungsagenden verfassen und produktivere Besprechungen durchführen.


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Freitag, 06. Dezember 2019