De hyppigste udfordringer i forbindelse med mødelokaler og planlægning i Outlook®

Microsoft Outlook^® er en fremragende e-mail-klient og kalenderløsning, som mange organisationer bruger, men mulighederne for møde- og ressourcebooking lader meget tilbage at ønske. Brugen af Outlook til booking af møder og ressourcer kan give mange udfordringer – fra mangel på information om kapacitet til mangel på gennemsigtighed. Nedenfor beskrives nogle af de mest almindelige problemer, brugerne oplever, når de booker møder og ressourcer gennem Outlook^®.

Det er nødvendigt at benytte mere end ét system til booking af ressourcer og bestilling af ydelser  

Når du booker et mødelokale, er du ofte nødt til at bestille ekstra ydelser som catering eller AV-udstyr. Hvis du bruger Outlook^® til at booke møder, er du nødt til at logge ind i flere forskellige systemer for at bestille catering, oprette fakturaer du kan sende til tjenesteudbydere osv.

Du kan ikke umiddelbart se, hvilke mødelokaler der er ledige  

En af de største hovedpiner for brugerne, når de leder efter et mødelokale i Outlook^®, er besværet med at få et hurtigt overblik over, hvilke mødelokaler der er ledige. Jo større jeres lokation er, jo sværere er det. Selvom planlægningsassistenten i Outlook^® giver visuelle indikatorer, der viser, hvilke mødelokaler der er tilgængelige hvornår, giver den ikke et brugervenligt overblik. Du er derfor nødt til at vælge flere lokaler og scrolle igennem for at se, hvilke lokaler der er ledige.

Du kan ikke finde et ledigt mødelokale, når du har brug for det 

Der findes ikke noget mere frustrerende, end ikke at kunne finde et ledigt mødelokale, når du har brug for det. Måske er der ingen ledige mødelokaler på dit kontor, fordi de faktisk alle er i brug. Alligevel er det mere reglen end undtagelsen, at mange af disse mødelokaler står tomme, fordi nogen har glemt at annullere deres booking.

Mangel på information omkring mødelokalekapacitet og faciliteter   

Medmindre du kender mødelokalerne på en lokation som din egen bukselomme, kan du være i tvivl om, hvorvidt et bestemt mødelokale er stort nok til at rumme antallet af deltagere. Eller måske har du brug for at finde et mødelokale, der har en projektor. At have denne information ved hånden, når du booker et møde, er virkelig nyttigt. Desværre deler Outlook^® ikke denne information af sig selv.

Mangel på data om ressourceudnyttelsen  

Store udgifter til erhvervslokaler og energiforbrug gør, at udnyttelsen af mødelokaler og ressourcer har en direkte indvirkning på driftsomkostningerne. Udnyttelsen af mødelokaler og ressourcer bør være et varmt emne hos virksomheder, der bekymrer sig om deres bundlinje. Desværre er det ofte blot en eftertanke.

Tænk, hvis du var i stand til at trække en rapport ud, der kunne vise dig brugen af mødelokaler og kapacitet. Disse data ville kunne bidrage til vigtige beslutninger om kontorindretning, lokaliteter og størrelsen på mødelokalerne.

Udvid Outlooks^® møde- og ressourcebooking-funktionalitet med Resource Central  

Alle de ovennævnte udfordringer kan løses ved hjælp af en add-on-løsning til Outlook^®. Add-On Products’ mødebooking system, Resource Central, er en add-on-løsning til Outlook^®, der integreres problemfrit med Outlooks^® grænseflade. Resource Central udvider mulighederne i Outlook^®, så du kan få et hurtigt overblik over ledige mødelokaler komplet med billeder, grundplaner samt information om kapacitet og faciliteter. Du kan finde og booke mødelokaler, bestille ydelser, fakturere eksterne leverandører og vedhæfte filer til din reservation. Dette strømliner mødebookingprocessen, sænker omkostningerne og øger produktiviteten.

Med Resource Central kan du generere rapporter for at spore, hvornår og hvordan folk bruger kontorlokaler, identificere overbelastet- og uudnyttet plads samt registrere trends. Resource Central kan desuden integreres med Digital Sign Service, så mødeplaner automatisk vises på digitale skilte ved mødelokalerne. Dette giver dig også mulighed for at afgøre, om et mødelokale er tomt, idet du går forbi det, så du kan booke mødelokalet med det samme.

For sig selv, kommer Outlook^® til kort som værktøj til møde- og ressourcebooking, men det byder på kraftfuld funktionalitet, når det kombineres med en add-on-løsning som Resource Central. Kontakt os i dag for at få en gratis prøveperiode eller en gratis online-demo!