Blog

Sådan planlægger du et møde for anden person i Outlook

Sidder du i en stilling som PA, sekretær eller måske som koordinator i et team, hvor du tit har brug for at kunne planlægge og oprette møder for en anden i Outlook®? Så er denne blog til dig – det kan nemlig være en udfordring at få lov at planlægge i en andens Outlook®, hvis de rigtige indstillinger ikke er slået til.

Først skal du have fat i dit Outlook-support team, som skal give dig adgang som stedfortræder. Alternativt kan du og den person, du skal planlægge møder for, selv gøre det fra personens computer og konto.

En stedfortræder er typisk en person, der planlægger en andens kalender, fx en sekretær eller PA, og når du er stedfortræder, kan du åbne en andens Outlook-kalender på din egen computer og oprette og planlægge møder for personen. Før du kan tilgå en anden kalender, skal de først give dig adgang ved at dele kalenderen med dig. Der findes forskellige niveauer af adgang. Du kan få adgang til alle aftaler, der er i kalenderen, eller du kan få adgang til de aftaler, som du selv opretter i kalenderen. På din egen Outlook® kan du se vedkommendes kalender, og du kan selv vælge at klikke den til og fra, som det passer. Samtidig kan du også navngive kalenderen, ændre farven – eller slette den, hvis behovet ikke længere er der.

 

Lav ordrer og administrer mødeservices for en anden som medarrangør

Resource Central har en smart funktion, som gør det muligt for dig at booke møder, bestille mad og drikke og andre services til et møde med funktionen medarrangør. Er du medarrangør af et møde, får du mails fra Resource Central og kan lave ordrer på vegne af en anden. Hvis den, du organiserer for, ikke har lyst til at få mails fra Resource Central, kan I slå det fra, så det kun er dig, der modtager dem.

Denne funktion i Resource Central er helt essentiel for dig, der er PA, sekretær eller assistent for andre, hvor du har ansvaret for at planlægge, booke og bestille forskellige services til møderne. Med Mine møder, som er en add in i Outlook® og app i Teams, kan du både se dine egne møder og alle de møder, hvor du er medarrangør, og du kan også se de teams, du er en del af.

I Mine møder i Teams kan du hurtigt og nemt organisere samt uddelegere opgaver og ordrer på alt fra forplejning til mødefaciliteter til udbyderen. Fx kan du bestille forplejning hos køkkenet, du kan booke en bestemt bordopstilling hos pedellen/Facility Service, og du kan booke specifikt udstyr hos IT-afdelingen. Har du ikke selv tid til at booke de forskellige ting, kan du sætte en anden medarrangør til det – ligesom din leder eller kollega kan sætte dig til det, hvis du er medarrangør.

Alt i alt er disse features i Resource Central og Teams guld værd, når mødebookingen skal gå op, og er de rigtige indstillinger slået til, er det også meget lige til at begynde at bruge.

Vil du lære mere om medarrangør-funktionen i Resource Central og appen Mine møder i Teams, er du altid velkommen til at kontakte os i dag. Du kan også prøve vores gratis online demo eller tilmelde dig en gratis prøveversion.

Book demo