Sådan kan ressourcebookingen tilpasses virksomhedens unikke behov

De ressourcer, som en arbejdsplads har brug for til at få succes, varierer. Lige fra antallet af ’hot desk’ skriveborde og mødelokaler, til kalenderstyringssoftware eller andet udstyr. Derfor er det vigtigt at finde ud af, hvad der påvirker ressourcebehovet på din arbejdsplads – og at have de bookingløsninger på plads, der gør det nemt og effektivt at reservere lokaler, udstyr, service og andre relevante ydelser.

Nedenfor er seks spørgsmål, som hjælper dig med at afdække mulighederne for at optimere virksomhedens processer og booking af ressourcer.

Hvilke ressourcer har virksomheden i øjeblikket?

Som det allerførste er det en god idé at få et klart billede af, hvilke ressourcer man har i øjeblikket.

Hvor mange mødelokaler har I og hvor mange skriveborde? Er der private kontorer, pauserum, opholdsarealer? Er der ladestandere til elbiler, lånecykler, parkeringspladser?

Få et klart billede af alle de arbejdsområder og ressourcer, I har i øjeblikket. Så kan du efterfølgende bruge listen til at hjælpe med at afgøre, hvilke ressourcer der mangler, eller om der er for mange af en bestemt slags.

Hvordan afspejler virksomhedskulturen sig i den måde, lokaler m.m. bliver brugt?

Virksomhedskultur og regler er vigtige at tage hensyn til, når man vælger software til booking af mødelokaler.

Måske er det ikke alle medarbejdere, der har deres eget skrivebord. Er der åbne arealer, uformelle samlingsrum, områder med adgangsrestriktioner, eller specielle sikkerhedskrav? Og hvorvidt har medarbejderne mulighed for at bruge en mobil bookingapp? Alt dette kan have indflydelse på, hvordan bookingløsningen skal tilpasses virksomheden.

Der kan også være interne regler, procedurer osv., som skal tages i betragtning. Desuden er der altid uskrevne regler for, hvordan man booker eller efterlader mødelokaler m.m., som er forskellige fra virksomhed til virksomhed.

Det kan også være vigtigt at overveje, om du har brug for god plads med store grupper, og om der for eksempel er ladestandere til elbiler, parkeringspladser, som skal kunne reserveres, eller andet udstyr, som medarbejdere og gæster kan have brug for.

Mængden og håndteringen af de forskellige ressourcer vil blive påvirket af virksomhedskultur, regler og bestemmelser samt eventuelle sikkerhedskrav. Det er relevant at overveje, hvordan man kan få det bedste ud af de ressourcer man har, og øge effektiviteten samtidig med at virksomhedskulturen bevares og firmaets interne regler overholdes.

Kan lokaler og fællesarealer bruges på flere måder?

Et mødelokale behøver ikke kun at være beregnet til officielle møder. Hvad hvis det også er det perfekte rum til brainstorming, uformelle snakke eller de mere kreative møder?

En anden måde at udnytte skrivebordene på en anden måde er ’hot desking’, hvor medarbejderne ikke har deres eget skrivebord, men bruger fleksible arbejdsstationer. Man kan med fordel kigge nærmere på, hvilke skriveborde på arbejdspladsen der er tildelt en enkelt medarbejder, et bestemt team og hvilke kan bookes på forespørgsel af alle. Hvis arbejdsstyrken er hybrid, kan hotdesking faktisk være en god måde at øge produktiviteten og reducere driftsomkostningerne på.

Med den rigtige software til booking af skriveborde kan medarbejderne nemt og hurtigt reservere skriveborde og mødelokaler på kontoret, eller direkte fra deres mobiltelefon.

Hvor let tilgængelige er ressourcerne på din arbejdsplads?

Nogle virksomheder har måske for mange, andre for få ressourcer. Nogle gange afhænger udnyttelsen af de ressourcer man har også af andre parametre, for eksempel hvis der ikke er tænkt ekstra tid ind mellem møderne, eller hvis der er en tendens til at booke lokaler i for lang tid ad gangen.

En nem måde for at få overblik over hvor godt de forskellige arbejdspladser, områder, udstyr og lokaler er udnyttet i løbet af arbejdsugen, er ved at kigge nærmere på de data, man kan indsamle omkring brugen af disse ressourcer. For eksempel kan man trække rapporter ud af software til mødebooking, identificere mønstre og kigge på optimeringsmuligheder.

Få mere at vide om, hvordan du kan træffe de rigtige beslutninger på baggrund af data og reducere virksomhedens driftsomkostninger.

Hvordan er arbejdspladsen indrettet?

Kontorets fysiske udformning kan også påvirke ressourcebooking. Det afhænger både af arkitekturen, kontorets layout og indretning, hvad der kan lade sig gøre og hvordan det er smart at håndtere selve mødebookingen.

Har dit kontor en blanding af åbne og lukkede rum? Er mødelokalerne tilgængeligt for alle? Hvad med grupperum, kreative områder eller uderummet?

Noget at overveje på en større arbejdsplads er at stille muligheder til ressourcebooking til rådighed, som medarbejderne kan bruge på stedet rundt om i hele bygningen.

• Digitale skilte til mødelokaler kan hjælpe med at optimere brugen af mødelokaler og eliminere udeblivelser
• Gør bordbooking hurtigt og nemt med digitale bookingskærme på skrivebordet, der kan fungere sammen med Microsoft Outlook®, Exchange og Microsoft 365
• Dynamisk digital skiltning kan også hjælpe med at forhindre dobbeltbooking og støtte wayfinding, gør det nemt for besøgende, og styrker den interne og eksterne kommunikation

Kan ressourcerne tilpasses til medarbejdernes arbejdsstile?

Endelig kan den måde, medarbejderne arbejder på, og blandingen af personligheder i firmaets arbejdsstyrke påvirke behovene for ressourcebooking, -anvendelse og -styring. Nogle medarbejdere er måske mest effektive, hvis de kan arbejde i rolige omgivelser, mens andre foretrækker livlige omgivelser og trives med meget personlig kontakt til andre. Andre trives måske med en fleksibel arbejdsmodel og har brug for hot desks og bruger hjemmearbejdspladser.

Den måde, medarbejderne arbejder på, og hvordan firmaets arbejdsstyrke fungerer, kan påvirke den måde, som ressourcebookingen skal indrettes på. En virksomhed med en hybrid arbejdsstyrke har f.eks. brug for værktøjer og software til at reservere lokaler, der fungerer både på og uden for kontoret.

Resource Central er et godt eksempel, da det er designet til at understøtte hybrid arbejde og fleksible arbejdsmodeller, der gør det nemmere at booke skriveborde, mødelokaler og andre ressourcer på arbejdspladsen – og samtidig reducere medarbejdernes administrative byrde.