Blog

EasyBlog

3 minutes reading time(689 words)

Sådan forhindrer du dobbeltbookinger i Microsoft Outlook®

Undgå dobbeltbookinger i Microsoft Outlook<sup>®</sup>

Hvis du bruger Microsoft Outlook® til at booke mødelokaler, har du uden tvivl oplevet den frustration, der opstår ved dobbeltbookinger. Ved dobbeltbookinger risikerer du ikke blot at stå uden et mødelokale – de kan også medføre, at du mangler udstyr, catering og andre ekstraydelser, som du pludselig ikke har adgang til. Ydermere gør dobbeltbookinger et dårligt indtryk på kunder og forretningspartnere, som er kommet for at holde møde med dig i dine mødelokaler. Produktivitet går tabt, når du i sidste minut forsøger at finde et tilgængeligt mødelokale pga. en dobbeltbooking.

Forestil dig, at du sætter dig til rette i et mødelokale for at afholde et teammøde, hvorefter en anden person træder ind og spørger, om du også har booket mødelokalet. Det er ingens skyld, at denne situation opstår, og det er et almindeligt problem i travle arbejdsmiljøer. Når man forsøger at finde en løsning på dobbeltbookingsproblematikken, er det vigtigt at forstå og overveje den grundlæggende årsag til problemet. Nogle af de følgende problemer kan være medvirkende årsager til dobbeltbookinger: 

  • Mangel på lokaler
  • Under- eller overudnyttede mødelokaler
  • Ikke alle lokaler er udstyret med essentielt konference- og præsentationsudstyr.
  • Folk ved ikke, hvilket mødelokale der er hvilket, fordi lokalerne ikke er korrekt afmærket. 

 

Hvis du ikke allerede har implementeret dem, så kan enkle løsninger såsom navngivning, afmærkning samt indretning af dine mødelokaler med ensartet mødeudstyr være med til at afhjælpe problemet med dobbeltbookinger. En anden tilføjelse, der virkelig er nyttig, er implementeringen af digitale mødelokaleskilte foran hvert mødelokale. Ved blot et enkelt øjekast er brugerne i stand til at bedømme, om mødelokalet er tilgængeligt eller ej og kan herefter trykke på skærmen for at booke, forlænge eller aflyse et møde. Et digitalt mødelokaleskilt viser eksempelvis også hvem der har booket mødelokalet og i hvor lang tid.

 

Brug det rigtige planlægningsværktøj

Microsoft Outlook® er det foretrukne software til booking af mødelokaler, fordi det er enkelt, let at bruge og let tilgængeligt. Brug af Outlook® til booking af mødelokaler og ressourcer er imidlertid ikke tilstrækkeligt for de fleste organisationer. Det er vigtigt at bruge et mødebooking system, der kan integreres direkte med Microsoft Exchange-serveren.  Dette sikrer, at touchscreens foran mødelokaler samt Outlook® er forbundet direkte til Exchange-serveren, og at alle oplysninger om bookinger er fuldt opdaterede.

Mødelokale booking systemer, der har deres egen database, synkroniseres med Microsoft Exchange-serveren i bestemte intervaller – eksempelvis hvert 10. minut. Denne forsinkelse betyder, at mødelokale booking systemet ikke altid er fuldt synkroniseret med Exchange-serveren, hvilket ofte fører til dobbeltbookinger. Add-On Products' Resource Central-software integreres direkte med Office 365, Microsoft Outlook® samt Exchange, så oplysninger om mødelokalers tilgængelighed samt bookinger opdateres i real time, uanset om du foretager din booking fra en computer, mobilenhed eller et digitalt mødelokaleskilt.

Selvom Outlook®er et fremragende mødelokale booking system for nogle små samt nystartede virksomheder, er det ofte ikke tilstrækkeligt, hvis du har mere end blot en håndfuld mødelokaler i din virksomhed. Resource Central forbedrer og forenkler processen med booking af mødelokaler for både store og små organisationer ved at vise detaljeret information om hvert mødelokale, når du foretager en booking. Du kan også nemt bestille ekstraydelser såsom catering, og ydelsesleverandørerne vil automatisk blive underrettet og modtage ordresedler. De vil have mulighed for at se og udskrive ordresedler oprettet af mødearrangøren. Alle ændringer og aflysninger håndteres også automatisk, så mødearrangøren ikke behøver at informere ydelsesleverandørerne derom. 

Resource Central giver et hurtigt, visuelt overblik over alle tilgængelige mødelokaler ved blot et enkelt øjekast, så du ikke behøver at tjekke hvert mødelokalt enkeltvist for at se, om de er tilgængelige. Alle disse funktioner medvirker til at gøre processen med booking af mødelokaler hurtig, effektiv og ubesværet. Du kan også generere rapporter, som hjælper dig til at forstå, hvilke mødelokaler der benyttes af hvilke personer og hvornår, så du kan identificere tendenser og afgøre, hvorvidt mødelokalerne over- eller underudnyttes. Dette gør dig i stand til at foretage forretningsmæssige beslutninger baseret på handlingsrettet data og maksimere dit pladsbrug.

Hvis du vil vide mere om, hvordan Add-On Products kan gøre processen med booking af mødelokaler i din organisation mere enkel og effektiv, så kontakt os i dag for at planlægge en gratis online-demo eller download en gratis testversion.

 

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Guest
Mandag, 12. november 2018