Blog

Blog

By accepting you will be accessing a service provided by a third-party external to https://www.add-on.com/

4 minutes reading time(745 words)

Produktive møder | Sådan opstiller du en effektiv mødeagenda, mens du opnår mødets målsætning

Produktive møder

Vi har alle deltaget i møder, hvor diskussionen afveg fra mødeemnet, eller hvor deltagerne var uforberedte. For at forhindre dette i at ske og undgå at spilde folks tid, er det vigtigt, at der er fastlagt en klar agenda for dine møder. En velskrevet mødeagenda hjælper deltagerne til at forberede sig bedre og holde fokus. En mødeagenda er også nyttig i forhold til allokering af tid, delagtiggørelse af mødedeltagerne i mødeemnerne samt identifikation af, hvornår diskussionen omkring et givent emne er afsluttet. Når der opstår problemer under et møde, kan en mødeagenda bringe samtalen tilbage på rette kurs og hjælpe dit team med at forholde sig til mødeemnerne.
En agenda beskriver alle de emner, som dit møde vil dække, og allokerer tid til hvert emne. Nedenstående er nogle nyttige tips til opstilling af en effektiv mødedagsorden - uanset om du har møde med fem eller 50 personer.


Sæt prioriteter og få input fra dit team

Tag dig tid til at fastlægge de emner, der skal diskuteres under dit møde. Opfordr mødedeltagere til at give input om, hvilke emner de er interesserede i, at der skal bringes op på mødet, og bed dem om at begrunde, hvorfor de ønsker, at et givent emne skal diskuteres. Giv dem en tidsfrist for modtagelsen af deres input. Når først du har sammensat en foreløbig liste over emner, bør du bruge lidt tid på at prioritere dem i forhold til deadlines og grad af vigtighed. Hvis du beslutter dig for ikke at medtage et emne foreslået af et teammedlem, skal du begrunde dette overfor for teammedlemmet.
Når du vælger de emner, der skal prioriteres, skal du prøve at vælge emner, der påvirker hele teamet. Team-møder kan være svære at planlægge, fordi alle har så travlt, og det kan være svært at samle alle i samme rum på samme tid. Derfor er det vigtigt at vise, at du sætter pris på folks tid ved at vælge at dække emner og træffe beslutninger, som påvirker hele holdet. Ellers kan mødedeltagerne miste interessen for mødet.


Opstil mødeemner som spørgsmål

Når du udarbejder din mødedagsorden, bør du opstille emnerne i form af spørgsmål. Dette gør det lettere for deltagerne at forberede sig på mødet og samle deres tanker. I stedet for eksempelvis at opstille et mødeemne med teksten “Business Intelligence Dashboard“, kan du præsentere det som et spørgsmål, der virkelig indsnævrer fokus på emnet, såsom “Hvordan kan vi præsentere vores Business Intelligence Dashboard mere effektivt overfor vores kunder?“ Dette hjælper mødedeltagere med at holde styr på, hvorvidt en samtale er på rette spor, samt afgøre, om et spørgsmål er besvaret, eller om diskussionen er afsluttet.
Ydermere bør du beregne den tid, der kræves for at adressere hvert mødeemne, samt give et estimat for dette i din mødeagenda. Sørg for at der er nok tid til at introducere emnet, besvare spørgsmål om det, diskutere forskellige synspunkter samt finde på unikke løsninger og handlingsforslag. Hvis du giver et overslag over den tid, der kræves for at diskutere hvert emne, kan teammedlemmerne tilpasse deres diskussioner, så de passer til tidsrammen.


Bestem processen for adressering af emner i din dagsorden

Skriv, hvordan du planlægger at adressere emnerne i din dagsorden, på selve dagsordenen. Medmindre du fastlægger en mødeproces, vil mødedeltagerne tage del i mødet med udgangspunkt i deres egne processer. Eksempelvis kan du valgte proces være at få mødelederen til at spørge hver mødedeltager om deres holdning til et givent emne. Identificér, hvem der er ansvarlig for at styre diskussionen om hvert emne.
Opstiller du en agenda ved hjælp af ovenstående tips, bliver det lettere at holde fokus under dine møder. Uddel dagsordenen i god tid forud for mødet - helst minimum 24 timer, så dit team får tilstrækkeligt med tid til at forberede sig. For løbende at kunne forbedre dine møder, bør du efter afslutningen af hvert møde overveje, hvad der gik godt, og hvad du kunne have gjort anderledes.
Gør du dette hver gang, vil du opnå forbedret arbejdsindsats, mere effektive mødeagendaer samt afholdelse af mere produktive møder.


Forbedr din mødeeffektivitet med Resource Central

Resource Central er et mødebooking system til Microsoft Outlook® og Exchange, der lader dig booke møder hurtigt og nemt. Resource Central giver dig et hurtigt overblik over alle ledige mødelokaler samt deres kapacitet og funktioner. Du kan også hurtigt se tilgængelige team-medlemmer og invitere disse til dit møde, mens du vedhæfter en mødeagenda til din invitation.

For mere information om, hvordan Resource Central kan forbedre din mødeplanlægning, kan du booke en online demo eller downloade en testversion.

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Guest
Søndag, 9. august 2020