Blog

Blog

4 minutes reading time(838 words)

Huddle rooms: Når samarbejde er altafgørende for at nå i mål

BLOG__Huddle-Rooms-Where-Teamwork-Makes-the-Dreamwork

Samarbejde er essentielt i en moderne virksomhed. Det gør det muligt for en personalegruppe at arbejde hurtigere og mere effektivt frem mod et fælles mål. De fleste traditionelle kontormiljøer er imidlertid ikke befordrende for samarbejdet. Selvom lukkede kontorbåse kan være nyttige, når medarbejderne vil undgå forstyrrelser og fokusere på deres arbejde, ansporer de ikke ligefrem de ansatte til at samarbejde.

Åbne kontorlandskaber er dog heller ikke et godt alternativ. Åbne kontorlandskaber er de senere år blevet meget udbredte, med det formål at de skal fremme det spontane samarbejde på arbejdspladsen, men undersøgelser har vist, at de åbne kontorer faktisk går ud over produktiviteten og endda får medarbejderne til at tage flere sygedage. 

Så hvordan kan arbejdsgiverne bedst sikre det gode samarbejde blandt medarbejderne? Svaret er de såkaldte huddle rooms. 

Huddle rooms er mødelokaler, der er designet til at rumme mindre grupper og facilitere ad hoc-møder. Huddle rooms, der er mere uformelle end typiske mødelokaler, er populære blandt den yngre generation af medarbejdere. Et huddle room har typisk disse kendetegn og funktioner:

  • Designet til mindre møder (2-6 personer)
  • Aflukket rum til spontane eller planlagte møder
  • Anvendelse: møder, oplæg, samarbejde
  • Udstyr: skærm med lyd fra indbyggede højttalere, trådløst samarbejds-/præsentationssystem, tilslutningsmuligheder fra bord til skærm, tilslutning af egne enheder, monteret kamera på skærmen, konferencetelefon, cloud-baseret videoopkald, bookingoversigt
  • Dertil indrettede møbler

 

Huddle rooms er primært et sted, hvor små personalegrupper kan mødes for at samarbejde. Det er aflukkede rum, der er oplagte til det mere krævende samarbejde. I huddle rooms kan man opsætte interaktive skærme, computere og tilslutningsmuligheder til både bærbare og håndholdte enheder. De er designet til at fremme samarbejdet i grupper på to til seks personer, og muligheden for at bruge sit eget udstyr i rummene betyder, at de er lette at benytte. Et kamera koblet til den interaktive skærm giver medarbejderne mulighed for at afvikle videokonferencer på deres egne enheder eller bruge fx Skype for Business eller Cisco Jabber. Derudover kan man også stille nogle ikke-teknologiske samarbejdsmuligheder til rådighed såsom et whiteboard. 

Da huddle rooms blev introduceret i sin tid, var det sjældent nødvendigt at reservere et rum. Man kunne til hver en tid bare snuppe et ledigt huddle room, når man skulle holde et telefonmøde med kolleger uden for huset, snakke med klienter eller holde spontane møder. Det kan dog stærkt anbefales at administrere brugen af huddle rooms med et mødelokale-bookingsystem såsom Resource Central og digitale skilte til mødelokaler for at undgå, at enkelte medarbejdere lægger beslag på et huddle room og bruger det som eget kontor. Hvis en medarbejder vil have en lille pause, går vedkommende måske hen i et huddle room for at slappe af. Men hvis en anden medarbejder også er der, begynder de måske at snakke, så andre ikke føler sig velkomne. Derfor kan man ved hjælp af digitale skilte placeret lige udenfor give medarbejderne et hurtigt overblik over dagsplanen for rummet, så de ved, om rummet er ledigt, og om de eventuelt kan reservere det med det samme. 

Huddle rooms er ikke bare endnu et forbigående modefænomen. Det er et skridt på vejen mod at gøre den moderne arbejdsplads mere fleksibel og omstillingsparat. Huddle rooms gør, at de ansatte hurtigt kan mødes i et aflukket rum uden besvær. Blandt ledere er bekymringen over den reelle brug af huddle rooms dog vokset. Men bliver huddle rooms brugt korrekt, er der mange fordele for arbejdsgiverne.  

Med en stadig mere fleksibel og mobil arbejdsstyrke er der oftere og oftere områder af et kontor, der slet ikke bliver brugt. Ved at forvandle den ledige plads til huddle rooms kan virksomheder få det bedste ud af den plads, de har til rådighed, og minimere omkostningerne. Indretningen af huddle rooms er billigere end indretningen af et traditionelt mødelokale.

I modsætning til åbne kontorlandskaber kan man i et huddle room undgå forstyrrelser, fordi det er et lille lukket rum, hvor medarbejderne kan koncentrere sig om samtalen eller det arbejde, de skal have gjort. Med huddle rooms undgår man afbrydelser og støj fra omgivelserne. 

Huddle rooms giver også en lang række fordele for virksomheder, der har medarbejdere siddende uden for huset. På grund af rummenes mindre størrelse får deltagerne i et videoopkald følelsen af, at de virkelig er en del af samtalen. Dette bidrager til at styrke arbejdsmoralen og produktiviteten blandt medarbejdere, der arbejder uden for huset.

Huddle rooms fungerer bedst, når de er placeret mellem de ansattes kontorpladser, så det bliver lettere for medarbejderne at samarbejde. Virksomheder kan forvandle store, ubrugte områder til flere huddle rooms. Det kan endda være fornuftigt for nogle virksomheder at flytte til en ny kontorbygning for at få plads til flere huddle rooms. Eksempelvis kan det være smart for en lille virksomhed at finde et sted, hvor der er plads til et konferencerum og tre til fire huddle rooms i stedet for deres nuværende kontor med to store mødelokaler.

Vil du vide mere om, hvordan man effektivt kan administrere huddle rooms med et bookingværktøj til Microsoft Outlook®, Exchange og Office 365, så kontakt os i dag og få en gratis demoversion af Resource Central.

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Guest
Torsdag, 27. februar 2020