Sådan analyserer du brugen af mødelokaler og arbejdslokaler med rapporteringsværktøjer

Leder du efter måder at maksimere brugen af kontorlokaler på?

Efterhånden som virksomheder i dag sænker deres omkostninger, mens arbejdspladserne bliver mere fleksible og agile, bliver effektiv styring af arbejdslokaler en top-prioritet. Fast ejendom er en de største udgifter for enhver organisation. Virksomheder gør tiltag mod reducering af omkostningerne ved fast ejendom ved at ændre brugsmønstrene for og konfigurationen af deres arbejdslokaler, mens de flytter deres kontorer til mindre dyre lokationer. Men hvordan kan du overvåge udnyttelsen af arbejdslokaler og indsamle statistikker om anvendelsen af mødelokaler, så du kan tage bedre forretningsbeslutninger?

Uanset om du er facility manager, informationschef eller eventplanlægger, lader mødelokale og ressource booking software dig holde bedre styr på brugen af ressourcer og arbejdsrum på din arbejdsplads. Du kan generere detaljerede rapporter om brugen af arbejdslokaler og mødelokaler til dokumenteringsformål. Rapporterne fortæller dig, hvordan plads udnyttes, så du kan afgøre, hvor store og hvilke typer mødelokaler du behøver, samt hvilke du ikke behøver, hvilket i sidste ende fører til lavere administrationsudgifter.

Rapporter giver også viden om brugen af ressourcer, så du kan finde ud af, hvilke ressourcer der bruges oftest, samt hvornår dette sker. Brugeraktivitet er et andet område, som du kan evaluere på ved at generere rapporter om, hvilke individer, grupper og afdelinger, der booker mødelokaler og ressourcer.

Hold styr på udeblivende

Et af de mest frustrerende ting, som organisationer oplever i forbindelse med booking af lokaler, er udeblivende mødedeltagere. Problemet opstår, når folk booker et mødelokale, men undlader at bruge det. Gennem rapportering kan virksomheder holde øje med, hvem der bidrager til denne statistik.

Overvåg lokalebrug

U- eller forkert brugt plads kan være dyrt for din organisation. For bedre at forstå, hvilken form for plads der er påkrævet for at imødekomme organisationens behov, kan du overvåge lokalebelægning via rapportering. Hvis du under gennemgang af rapporter eksempelvis finder ud af, at store konferencelokaler, der er designet til at akkommodere 15 mennesker, kun bliver brugt af en håndfuld mennesker, kan du tage en beslutning om, at det er nødvendigt at omrokere kontorlokaler for at oprette mødelokaler af mindre størrelse.

Hold styr på omkostninger ved ekstra serviceydelser

Generér rapporter for at evaluere omkostningerne i forbindelse med møder og arrangementer. Ekstra serviceydelser, som du muligvis har brug for at holde styr på, inkluderer catering og leje af audiovisuelt udstyr. Gennem analyse af omkostningerne for brug af serviceydelser kan du afdække måder, hvorpå du kan sænke din virksomheds driftsomkostninger.

Generér rapporter om besøgende

Generér rapporter om de personer, der besøger dine virksomhedslokaler. Disse rapporter er en nøjagtig digital oversigt over alle personer, der har besøgt din virksomhed. Du kan bruge dem til at afdække, hvor mange
personer der besøger dine kontorlokaler på daglig, månedlig eller ugentlig basis, mens du også kan finde ud af, hvilke perioder der er flest besøgende i.

Få den indsigt, du behøver, så du kan øge effektiviteten og reducere omkostningerne

Resource Central er et mødebooking system, der integreres med Microsoft Outlook^® og Exchange. Resource Central tilbyder en fuldt brugerdefinerbar rapporteringsløsning, hvori der også er indbyggede rapporter, så du kan fokusere på de data, der betyder mest for dig. Rapporterne kan bruges til sporing af brugen af mødelokaler og ressourcer, overvågning af besøgende samt sporing af mødeomkostninger. Rapporterne kan også eksporteres i PDF, Excel samt andre nyttige filformater, så du nemt kan gennemgå brugsstatistikker for dine mødelokaler og bruge disse til at hjælpe dig til at træffe informerede forretningsbeslutninger.

Book en online demo eller download en test-version af Resource Central, hvis du gerne vil have et overblik over din booking af mødelokaler og ressourcer samt brugen af arbejdslokaler.