7 områder, som alle kontorer burde have

Arbejdspladser har ændret sig de seneste år. Medarbejdernes behov og krav er også anderledes end før. Med fremkomsten af mobil teknologi og hjemmearbejdspladser har vi set en stigning i antallet af breakout-zoner. Nogle er designet til aktivt samarbejde, andre til ro og koncentration.

Disse kontorzoner og kontorområder skaber det nye ideelle arbejdsmiljø ved at understøtte forskellige måder at arbejde på: koncentration, samarbejde, læring, socialt samvær, afslapning, samt virksomhedens kultur og branding.

Hvordan kan man så indrette et kontor, så medarbejderne elsker det og de kan være produktive samtidigt?

De uundværlige kontorområder

Det ideelle kontor har i alt syv ’zoner’ eller områder, der er skræddersyet til forskellige aspekter af arbejdsmiljøet. Fem af disse er særlig vigtige.

1. Velkomstzonen (receptionen)

Dette område er hvor besøgende eller medarbejdere får det første indtryk af kontoret. Det skal være venligt og indbydende og formidle kulturen i din organisation. Det er her, du skal præsentere din virksomheds branding for første gang, og det skal være tydeligt, hvad din virksomhed står for. Et venteområde for besøgende kan også findes her.

2. Den stille zone (fokusområde)

Den “hjemlige base”. Dit skrivebord, dit kontor eller dit arbejdsområde. Denne zone kan se meget forskellig ud og er ofte individuel for hver person. Det er det område, der er tættest på det oprindelige koncept med “stol og skrivebord”, og det er det område, hvor medarbejderne kan koncentrere sig fuldt ud om arbejdet, skrive e-mails, udvikle koncepter og fuldføre vigtige opgaver. Dette område bør være en kendt stillezone, hvor alle ved, at dette ikke er stedet hvor man holder møder, og hovedtelefoner er ofte et must her.

3. Mødezonen

Mødezoner er ret ligetil. Det bør være rum, der er specielt designet til både små og store gruppemøder. De skal have små eller store borde og siddepladser nok til at rumme grupper. Mødezoner kan variere i størrelse fra små rum til fx 4 personer, til store konferencelokaler til 100 personer. Mødezoner er designet til diskussioner, præsentationer, træning og møder om virksomheden.

4. Huddle-zonen

I lighed med de store mødezoner vil du sandsynligvis have dette område flere steder. Huddle-zoner er typisk “huddle rooms”, hvor medarbejderne kan holde nogle mere uformelle møder. De er ideelle til hurtig brainstorming, kortvarige møder for små teams eller for medarbejdere, der mest arbejder ude af huset og har brug for at besvare opkald eller være i kontakt med kolleger på kontoret. Huddle-zoner er ofte lydisolerede eller har en placering, der gør dem mere stille og private. Office Inspiration kalder dette for ’Refuge Area’ og giver her flere oplysninger om, hvordan man gør dette rum ideelt til fortrolige samtaler.

5. Det sociale område

Det sidste “must-have”-område er ikke direkte relateret til arbejdsrelaterede opgaver som sådan. Men det har en stor indvirkning på dem. Medarbejderne har brug for mentale og fysiske pauser i løbet af dagen for at kunne yde deres bedste.  Tydelige fællesområder på kontoret bidrager til en god stemning, tilfredse medarbejdere, fastholdelse af medarbejdere og en god arbejdspladskultur. Sociale zoner kan tage mange former, men er ofte spise- og kantineområder, mens nogle store organisationer også har et åbent siddeområde, der kan ligne en café. Det er ofte åbne områder med masser af lys og ofte med udsigt til det fri, hvilket skaber en stærk kontrast til andre arbejdsområder.

Nice-to-have kontorområder

Kun to områder er “nice-to-have”. Grunden til dette er, at disse zoner – eller dele af dem – også kan indrettes i andre områder eller fordeles over hele kontoret. For mindre virksomheder er disse zoner måske ikke mulige.

6. Samarbejdszonen

Ikke alle virksomheder kan rumme alle zoner, så vi har kategoriseret denne zone som en “nice-to-have”. Mødelokaler kan også bruges til samarbejde, men hvis dit kontorareal tillader det, er det en god idé at skabe et dedikeret samarbejdsområde. Dette område handler om innovation og kreativitet. Samarbejdsområder skal opmuntre til gensidig inspiration, brainstorming, thought leadership og teamwork.

7. Komfortzonen

Ikke alle virksomheder kan understøtte alle områder, og derfor har vi også kategoriseret dette område som et “nice-to-have”. Denne zone handler om at skabe et rum, der understøtter medarbejdernes mentale velbefindende. Dette område kan bruges til meditation, hvile eller yoga. Det er dog ikke alle kontorer, der har plads til det, så vi foreslår, at man implementerer det andet element i dette område: Beplantning. Placer planter rundt omkring på kontoret. Undersøgelser har vist, at medarbejdernes produktivitet i gennemsnit kan øges med 15 procent, når der er indendørs planter på kontoret.

Sådan kan kontorarealet opdeles

Et effektivt kontorlayout giver plads til de forskellige arbejdsområder, der er nævnt ovenfor. Det hjælper med at imødekomme dine medarbejderes forskellige arbejdsstile og optimerer samtidig brugen af ressourcer og plads. Hvert område har et specifikt formål, er gennemtænkt, og medarbejderne ved, hvordan de bør opføre sig i hvert område.

Trin 1: En åben planløsning.

Åbne planløsninger er den bedste løsning for organisationer, der ønsker at reducere omkostningerne, understøtte medarbejdernes kommunikation, udvide deres team og understøtte hybride arbejdsstyrker. Faktisk har syv ud af ti virksomheder i USA en eller anden form for åbent kontorlandskab.

Og det er nemt at skabe ovenstående kontorzoner med en åben planløsning. Se her, hvordan du gør: Fire tips til interaktive planløsninger.

Trin 2: Sørg for, at den rigtige teknologi er tilgængelig på arbejdspladsen.

Den optimale løsning er en teknisk løsning til booking af arbejdsområder, der integreres med medarbejdernes eksisterende e-mail- og kalendersoftware (f.eks. Outlook®) og en tilsvarende app til smartphones. På den måde kan medarbejderne hurtigt og nemt booke et skrivebord eller mødelokale eller planlægge et møde uden risiko for dobbeltbookinger eller ekstra administrativt arbejde.

Hot desk bookingskærme er f.eks. en nem måde at hjælpe medarbejderne med at vælge deres skrivebord og tildele dem en plads, hvis de er på kontoret spontant. Arbejdsplads sensorer bliver også mere og mere populære. Sensorer kan registrere, om et lokale er i brug, og hvis det ikke er tilfældet, fremgår rummet automatisk som at være tilgængeligt i kalenderen. En sensorløsning kan også hjælpe med at skifte et rum fra “booket” til “ledigt” hurtigere, hvis møder slutter tidligt, så der hurtigere frigøres ressourcer.

• Læs mere: Lær mere om kontorplads og sensorernes rolle

Det er ret nemt at indrette forskellige kontorområder, når man først ved, hvilke zoner man ønsker at skabe, og hvilke elementer de skal have. Tydelige områder hjælper dig med at få opgaverne gjort hurtigere, fokusere bedre, reducere forstyrrelser og sænke driftsomkostningerne ved ikke at bruge for mange penge på lokaler eller ressourcer, der allerede findes (eller ikke længere er nødvendige).